沈靈芝

傳統的財務流程已成為制約企業高速發展的桎梏。借助信息技術，整合業務相關財務流程，已是大勢所趨。

面對企業性質的根本改變和“超競爭”的市場環境，A企業傳統的業務流程、管理流程、財務流程這幾套老把式將無法適應企業發展的新要求，流程優化、流程重組勢在必行。

基于案例分析企業目前財務流程的缺陷

◆ 財務流程中財務部門的定位不準確

由于A企業剛剛完成轉制，財務部門的職能還沒有完全地轉變。傳統國企對財務部門的要求僅限于收入、成本核算和報表編制，基本不涉及任何管理職能。受傳統組織體系的制約，財務部門并不采集業務流程的全部數據，而只采集影響企業財務報表的數據，而相關數據被分別保存在財務人員和業務人員手中，等到會計期末再在財務部門匯總。該流程方式不僅使流程環節增加，而且忽略了大量的管理信息，并導致了財務部門與其他部門之間信息的相關性降低，與其他部門之間產生信息隔閡，無法實現信息在組織內部有效的共享。因此，傳統的財務流程模式，使得財務部門未能多角度了解企業的財務狀況，難以實現財務管理的目標。

◆ 財務流程導致控制滯后

財務流程導致控制滯后，往往表現為事后控制，使對財務管理的評價變成了對過去的評價和總結，企業無法從效益的角度對生產經營活動進行實時控制。這是由于財務數據通常不是在業務發生時實時采集，而是業務發生后采集，財務數據經過若干通道環節的加工才能供管理者使用。對于以項目型運作為主的A企業來說，成本的實時控制尤其重要，不能等到整個項目實際發生的費用已經超出預算范圍才進行財務控制，那已為時過晚。

◆ 預算調整弱化

財務預算是基于一系列假設的量化預算，當原假設條件發生變化時，預算計劃數與實際數的偏差超出臨界時，應考慮預算調整。傳統的預算調整形式，常常采用期后追認，使企業的經營活動經常處于被動之中，同時也為松弛預算埋下了隱患。期后追認調整法遠遠滯后于事件的發生，從效應期往理論角度出發，為了規避風險而虛報預算、壓低收入或高估成本費用等，從而導致預算松弛行為的發生。特別是以預算作為評定業績的基礎時，部門負責人常常認為較低的業績評價標準既有利于目標實現，又可獲超額利益。

基于案例對現有財務流程的弊端進行深入的分析后，我們可以發現傳統的財務流程已成為制約企業高速發展的桎梏。面對信息技術的巨大影響，企業通過借助信息技術對財務流程進行分析，清除無效財務流程，整合業務相關財務流程，實現職能型財務向功能型財務的轉變，加強財務管理的事前預測和事中控制已是大勢所趨。

財務流程與信息技術融合的優勢分析

◆ 實現財務信息的鏈接

網絡技術的發展打破了傳統財務流程無法觸及異地分支機構的空間限制，使物理距離變成了鼠標距離。利WEB技術和遠程傳輸協議，信息使用者可以在規定范圍內提取所需要的財務信息，實現財務的遠程傳輸。信息技術打破物理上的空間限制，降低財務信息的數據處理成本。

◆ 加速財務信息的互動

WEB縮短了財務信息傳遞的時間，使得財務管理的實時處理成為可能。利用共享的網絡管理控制系統相關傳遞所需的財務信息和相關指令，實現不同部門之間的信息互動。通過財務信息的互動，實現財務控制鑲嵌財務流程之中，利用財務預測。決策以及控制。

◆ 提高財務信息的質量

傳統的財務流程存在手工處理的環節，不僅浪費時間，而且在處理的過程中由于人為因素的存在，造成財務信息的收集滯后和不透明。運用信息技術，就能依靠計算機鏈接共享數據庫的業務流程資料自動進行審核。一方面可以加快業務處理的速度，另一方面可減少業務處理過程中人為因素的影響，提高財務信息的質量。

財務流程優化的實現途徑

◆ 建造共享數據庫，完善信息技術平臺

基于共享數據庫的系統提供了多層次的處理環境，一方面它包含全局一致的、細節的、當前或接近當前的數據，可以進行全局聯機事務處理；另一方面，它是以一種面向主題、集成的數據環境，適用于完成日常的決策分析，將這些系統的數據抽取到共享數據庫中進行數據共享并為決策提供數據支持。建造共享數據庫后，就能打破傳統的財務、業務流程完全獨立的狀況，有利于各類相關人員及時輸出所需要的信息。既簡化了流程，又能最大程度上實現企業財務管理的目標。

◆ 建立流程型財務組織

變革傳統的財務流程后，職能型財務組織無法適應新流程的需要，必須建立流程型財務組織。與傳統的職能型組織相比，流程型財務組織模糊了傳統組織部門的界限，按照財務的流程組建流程組，流程組成員不僅包括財務人員，而且包括相關的業務人員。流程型財務組織具體包括預算、營運、投資和資金、籌資等財務流程組，其中營運流程組還可以細分為生產、銷售與收款、購貨與付款等流程小組。

◆ 優化傳統財務流程

＊ 成立財務流程優化團隊

流程優化團隊由企業高層領導、各相關部門和外部咨詢團隊三個方面共同組成，相互溝通、相互協調。企業高層領導負責指揮財務流程優化，把握財務流程優化的方向，協調處理優化過程中出現的矛盾和問題；信息技術部門提供技術支持，確保財務流程的順暢與快捷；財務部門根據本企業財務活動的特性，提出現有財務流程的問題并提出希望達到的效果；企業外部工作組在調查研究的基礎上，獨立、客觀地修正現有的財務流程。

＊ 診斷分析現有流程

首先由財務部門提出現有財務流程清單，并對財務流程的要素進行描述，在外部咨詢團隊的指導下繪制財務流程圖；其次結合信息技術部門和業務部門分析財務流程，判斷在信息技術下的非增值流程和重復流程；再次在充分考慮內外部客戶的基礎上，診斷需要優化的子財務流程。

＊ 借助信息技術簡化、集成財務流程

＊ 清除無效財務流程。在對財務流程診斷的基礎上，清除非增值作業。非增值作業主要包括：等待時間、重復的任務、財務信息不同格式的重新調整等。消除非增值作業有以下幾個方面：首先，消除不必要的等待和傳遞時間，以付款流程為例，在采用統一數據庫情況下，采購部門只需要把訂單信息輸入數據庫，無需向財務部門報送訂單副本，驗收部門只需將驗收信息輸入統一的數據庫，也無需向財務部門報送驗貨單，財務部門根據數據庫信息和供貨商的發票向其支付貨款；其次，清除重復作業。在財務流程中，每一項業務必須經過相關主管領導的層層簽字審批，這些審批手續不僅延長財務流程的周期，而且造成審批人員的重復作業。因此，根據發生錯誤的概率來決定審批環節設置的必要性，根據控制對象金額的大小，進行分層授權審批。恰當地選擇審批人，讓確實能夠控制錯誤發生的人員進行審批，清除流程中的重復作業。

＊ 精簡冗余財務流程。企業部門的劃分以職能為標準，職能相同或者相近的作業劃歸一個部門。但是業務的發生是連續的，很少存在一個部門可以完成的業務。不同的部門對業務的反映是不同的，兩個部門可能存在對同一個業務兩個側面的反映。在這樣的業務處理活動中，可以把另外一個部門的反映流程進行精簡，由一個部門完成即可。

＊ 整合作業相關的財務流程。把相關的作業貫穿起來，實現作業的連續進行，連貫、流暢的作業能保障財務流程的流暢。以多分支機構運作的企業為例，為了集中核算，把傳統流程下按照地區或事業部建立的財務部門撤銷，統一核算。合并作業相關的財務流程，強化財務管理職能。