高效會議怎么開

作為企業(yè)管理者，每周可能約有35％以上的T作時間在開會。可以說，怎樣開一個高效會議，是老板們的必修課。

開會，開會，開會!說起開會人人都煩。據(jù)統(tǒng)計，全世界每天至少有6000萬個事務(wù)性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首。作為企業(yè)管理者，每周可能約有35％以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開一個高效會議，是老板們的必修課。

會議成本亦驚人

一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵?其實，會議成本通常是由三部分組成的，即會議工時成本、會議直接成本和效益損失成本。那么我們來算算會議的成本究竟是多少。

假設(shè)一家企業(yè)要組織一個10個人參加的項目會議，時長2小時，假設(shè)人均工時成本為30元／小時，薪資附加值系數(shù)為1.5，公司超額利潤系數(shù)為薪資附加值系數(shù)+1。

按照國際通行的會議成本計算公式，會議工時成本=參會人員平均小時工資×薪資附加值系數(shù)×會議小時數(shù)×(參會人數(shù)+2位會前準備員工)×公司超額利潤系數(shù)來計算，會議工時成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元。

如果需外租會議室以及投影儀，會議室使用成本為120元／小時，投影儀使用成本為100元／小時，又會產(chǎn)生(150+100)×2=500元用費。

這些還不包括無形的效益損失成本，比如由于開會，與會者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時處理突發(fā)事件乃至造成嚴重事故等。

10大因素致使會議效率不高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有50％以上的會議是沒有效能的。綜合各種因素，會議效率不高通常由以下10大原因造成：

1、會議時間安排不當，每個人或精神困乏或饑腸轆轆，或因會議頻繁，員工不勝其煩。

2、會議地點設(shè)置不當，或環(huán)境不好，致使會議時常被干擾。

3、開會對象的選擇有誤。通知前來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因為有事務(wù)在身不能到場。

4、主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引退，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。

5、沒做好會議的準備工作，致使會議匆促而無成效。

6、一把手不重視會議，不抓實效。使與會者敷衍了事，致使會議大多流于形式。

7、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義。

8、會議缺少責任績效制約，沒有良好會議制度。

9、領(lǐng)導者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時間的無形損失。

10、開會仍停留在“口+筆”的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會成本屆高不下。如何開一個高效會議

人生活在一個時時處處充滿會議的世界，我們又不得不承認，有些會議對推動企業(yè)不斷發(fā)展的確非常關(guān)鍵。如何才能開一個高效的會議，如何能在會議中切實解決問題，以提高企業(yè)競爭力?

明確會議目標

會議本身就是以目標為導向。有一個明確、對口的目標才能體現(xiàn)召開會議的意義。比如召開銷售會的目的就是要調(diào)整相關(guān)營銷策略、把市場占有率提高多少點、銷售收入增加多少點等等。讓與會者都有指標才有可能認真貫徹執(zhí)行。

合理安排會議時間

上午9～10點之間，員工開始進入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿。這個時間段最適合開重要的會議，同樣也是進行業(yè)務(wù)洽談的最佳時機。上午10～11:30點或下午2～4點之間，較為適合調(diào)動員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風暴。其他時間可處理較為次要的會議。

制定會議計劃，使會議標準化

會議計劃主要包括確立適合的參會者、會議的記錄、議程、時間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進行還是個人發(fā)言，決策是領(lǐng)導人拍板還是團隊表決。在會議之前應(yīng)建立清楚會議議程，將所要解決的問題、程序、時間、地點以文字形式分發(fā)給與會者，讓他們對會議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)等各種情況有一個詳細的了解，使他們有充分的時間準備相關(guān)的資料進行有針對性地發(fā)言。

國內(nèi)地產(chǎn)標桿企業(yè)萬科到日本企業(yè)對標，發(fā)現(xiàn)日本人每次開會都是標準化操作模式，包括會議的目標／議程／參與者／主持／決議／執(zhí)行等。連兩個不同的會議前后隔幾天開都是標準化的。這對萬科震動很大，回去后也開始對會議進行梳理、分類，進行標準化管理。

制定會議議程細分表

一個大型會議議程、事項很多，為不使會議忙而出錯，制訂會議日程表很重要。開會當中，主持人可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看完成情況，努力在計劃規(guī)定的時間內(nèi)把會議討論全部落實，并及時結(jié)束會議。利用議程明細表還可對突發(fā)事件進行調(diào)整，以保證會議順利進行。

巧妙控制會議過程

為使會議自始至終保持良好運行狀態(tài)，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應(yīng)由主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵提問、不準中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題。同時還要設(shè)定時間，準時開始和結(jié)束，并對每個議程擬定大致的時間限制。一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。日本松下公司就開會時間以“分”為單位，清楚劃分，嚴格控制。

善于對付“會議麻煩制造者”

一個會議最怕的就是不配合的人，使會議難以順利達到計劃目標，我們把這些人稱之為“會議麻煩制造者”。美國柯達公司把“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。

遲到者——對有各種借口常遲到者，采取重點盯人術(shù)。在會前特別打招呼，屢教不改者會后就作相應(yīng)處罰：對偶爾遲到者，會后多加補課，分發(fā)會議記錄；對重點人物的遲到，就在會上簡要快速回顧剛才會議主要情況，會后分發(fā)會議記錄。對一般人物遲到，仍按時開會：對重點人物遲到，就適當延時開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。

攪局者——攪局者往往對某個主題或計劃持有嚴重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對而反對。因此會議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見之下，采取限制時間量、設(shè)制時間段、限制主題和要求并提出正反兩面意見來干預隨意“炮火亂開”的攪局者。

心不在焉者——這種人愛做小動作，容易分心，有時還會嚴重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其注意，甚至可以讓這種人做會議記錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。

窮嘴多舌者——這種人愛辯得臉紅脖子粗。講得滔滔不絕，浪費大家時間：或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，主持人就限制時間量、設(shè)制時間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時間，以免偏離主題。

干私活者——這些人沒把會放在心上，在會上借機忙碌其他事。主持人應(yīng)在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明。尤其是對愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當性。應(yīng)付干私活者，非重要會議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會場內(nèi)外環(huán)境，營造嚴肅氣氛，同樣是好方法。

爭寵者——這種人往往對領(lǐng)導提出的某個主題或計劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設(shè)性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲中聽淹沒。

做好會議記錄

每一項會議一定要有一個準確完整的會議記錄。會議的各項決議一定要有執(zhí)行人員、所負職責及完成期限，且必須在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結(jié)束2～3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄，所有與會者應(yīng)承擔起對會議質(zhì)量進行反饋、執(zhí)行的職責。

建立會后追蹤責任制

看一次會議是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定并且能否得到切實有效的執(zhí)行。因此，會議結(jié)束時要及時總結(jié)會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項任務(wù)的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。如有意外，可及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。

在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預計還可省下三百億日元。

葉茂中說：“成功的會議是需要設(shè)計的。如果就像設(shè)計公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)就越有競爭力。

編輯 唐 婷