論高校人事檔案的完整性

摘 要：高校人事檔案是高校在人事管理活動中形成的記述和反映高校教職工歷史和德、能、勤、績表現，并以個人為單位集中保存起來的真實記錄。然而目前的高校人事檔案管理還不完善，除了檔案內容的失真、檔案材料的缺失外，人事檔案的不完整已經成為當前一個比較突出的問題。結合高校人事檔案管理的具體實踐闡述高校人事檔案完整性存在的問題及應該采取的對策。

關鍵詞：高校;人事檔案;完整性問題;對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）05-0227-01

1 高校人事檔案完整性的含義

根據中共中央組織部、國家檔案局1999 年4 月2 日發布的《干部檔案工作條例》，完整的高校人事檔案應包括：履歷、自傳、學歷；鑒定、考核、考察；專業技術職務評聘；政治歷史情況審查；加入中國共產黨共青團及民主黨派情況； 獎勵、處分； 錄用、任免、聘用；工資、待遇；出國、退休以及其它可供組織上參考的材料等十大類人事檔案材料。高校人事檔案的完整性主要指內容上的完整性和時間上的連續性。

2 目前我國高校人事檔案完整性存在的主要問題

2.1 缺乏反映高校干部和專業技術人員現實表現的檔案材料

目前從高校人事檔案管理中經常可以見到，許多人事檔案內容雷同，反映歷史情況的材料居多，反映現實表現的檔案材料較少。高校人事檔案中工資狀況、干部任免、政治表現等方面的材料多，反映個人行政能力的業績，教師從事教學及科研的成果，業務能力進展，專業特長等材料收集不全、不及時，使檔案材料不能體現本人個性化發展和實際水平，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，這造成了高校人事檔案內容的不完整。

2.2 學習經歷方面的檔案材料內容不完整

在高校人事檔案中學習檔案的管理方面，對于學歷學位材料的歸檔要求，均應具備有關反映該段學習經歷的原始材料，如報考表、在校學習的學籍表、成績表、畢業生登記表或鑒定表、授予學位審批表等檔案材料。從檔案現狀來看，高中和大學本科階段的材料都較完整，而研究生階段的材料問題較多：一方面形成的材料不規范，另一方面一些關鍵材料缺失。有的僅有學籍材料而無報考材料，不能反映出其入學情況；有的沒有學位申報材料；還有的對是否獲得學位表述不清楚，無法準確反映教師的學習經歷。凡此種種，使得高校人事檔案內容的完整性受到影響，這樣的人事檔案難以全面反映教職工受教育的現實狀況。

2.3 人事檔案內容前后發生矛盾，造成時間上的不連續

高校人事檔案中有些人員檔案填報的出生年月和年齡不相符；有的學歷和提供的學習經歷材料不能互相證明；也有的多份材料的姓名、出生年月、入黨時間、參加工作時間等前后不一致；還有些高校干部、教師由于多次調動工作或通過重新建檔，經常出現一換單位，檔案就缺失一段的情況，甚至人為地丟失或銷毀材料，造成了個人歷史經歷的空白，極大地削弱了高校人事檔案的憑證依據功能。

3 針對人事檔案不完整性問題應該采取的對策

3.1 建立高校人事檔案管理制度

高校人事檔案管理要按統一領導、分級管理的原則進行統一的規劃，建立健全各項規章制度、工作細則和崗位職責，嚴格按規章制度辦事。

3.2 做到高校人事檔案管理規范化、標準化

對高校人事檔案工作的管理、方法、原則、質量等制訂出科學統一的規劃和技術規范，并予以貫徹執行。實施標準化、規范化管理，使高校人事檔案工作可以由繁變簡，由雜亂走向統一規范，減少重復性勞動。這不僅是對人力、物力資源的一種節約，同時有利于高校人事檔案工作的統計和利用，也有利于提高高校人事檔案管理技術水平和工作質量。

3.3 加強高校教職工的檔案意識

檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實的主觀反映，也是對檔案的性質構成和價值的認識。高校人事檔案是高校廣大教職工智慧的結晶和聘用的依據，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強人事檔案工作宣傳，使學校各級領導和廣大教職工正確認識高校人事檔案的作用和檔案管理工作的意義，關心與參與檔案管理工作，自覺地收集材料及時歸檔，促成高校人事檔案工作的良性發展。

3.4 提高高校檔案管理人員素質，加快推進數字化檔案管理建設

數字化檔案的核心是檔案數據庫及其管理和應用系統。高校人事檔案管理人員必須提高業務和思想素質，增強科學的管理能力，努力學習掌握現代化管理手段，利用計算機建立數字化檔案。在數據庫建設中，有一系列的技術方法保證入庫數據的完整性，不但可以從技術手段上杜絕檔案內容前后矛盾、時間上不連續等問題，而且也提供了極為方便的審核檔案完整性的手段，節省了人力和時間，可以大大提高工作效率。

隨著高校的快速發展和高校人事制度的不斷改革，高校人事檔案管理必須更加制度化、規范化、合理化、現代化。能夠完整、真實、全面反映廣大教職工的工作能力和工作業績的人事檔案才有利用價值，才能真正為高校使用人才提供科學合理的依據，才能真正為高校的發展發揮應有的作用。