土地檔案管理存在的若干問題及對策

提要 土地管理檔案是一種重要的信息資源。在當前的土地檔案管理中存在著制度不完善，分類管理程度差，管理水平較低等問題與不足。‘應強化土地檔案管理意識，加大投入，建章立制，提高管理水平。

關鍵詞 土地；土地檔案；管理

土地管理檔案是國土資源管理機關在土地資源管理、開發(fā)、使用過程中形成的，具有保存、利用價值的文件、圖表、光盤等資料。它記載著土地的征用、劃撥、出讓、土地調查、用途管制調整、土地確權發(fā)證等工作的全部過程，是一種重要的具有長期查考、利用價值的信息資源。研究和探索土地檔案的形成過程和特點，及時加強土地檔案管理，對維護業(yè)主權益，提高土地使用效益，促進經(jīng)濟發(fā)展具有十分重要的意義。盡管土地檔案的管理發(fā)展迅速，但當前土地檔案管理仍有亟待完善之處。

一、目前土地檔案管理存在的若干問題

1、領導者對檔案工作重視還不夠。檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能充分保證檔案工作所需的人、財、物。如：卷柜該更新的不更新，缺了也不買等等，致使管理上不了檔次。

2、各項管理制度不健全不完善，是普遍存在的問題。有的立卷歸檔沒制度，有的登記借閱沒制度或者是制度不合理，給管理帶來不便，給借閱也帶來不便。

3、土地檔案資料歸檔不及時，分類管理程度差。特別是對于土地檔案中的地籍檔案的分類不夠明晰，給查找?guī)硪欢ǖ睦щy。由于土地資料的多樣性，缺乏分類的情況下，找到需要的資料難的現(xiàn)象更是屢見不鮮。

4、土地檔案管理人員素質相對不高。有的檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。有的檔案人員因業(yè)務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠，思想上存在著畏難情緒。

5、土地管理檔案利用的深度還不夠。土地檔案管理的最終目的，是為土地管理及國家有關部門提供服務創(chuàng)造條件。但從目前的情況來看，土地管理檔案的利用大都還停留在表面上，特別是縣鄉(xiāng)(鎮(zhèn))兩級國土資源檔案建立歸檔后，儲藏起來就萬事大吉。在實際工作當中如果不注重檔案的利用，“死檔案”變成“活信息”的意識不強，就不能充分發(fā)揮國土資源檔案管理服務經(jīng)濟建設的職能。

6、基層單位應用計算機管理土地檔案的水平較低。基本上還停留在手工管理階段，查找統(tǒng)計等非常不方便，工作效率低下。

以上問題的存在極大地約束了土地檔案的管理和利用。

二、對策

1、強化檔案意識，加強檔案管理。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，大家的法制和檔案意識越來越強，檔案的調閱利用明顯增多，這對加強檔案管理，拓展檔案服務新領域，加快檔案信息數(shù)據(jù)化建設等提出了更高的要求。各級領導應重視、關心、支持檔案工作，進一步提高檔案工作重要性的認識，一是要加強檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法規(guī)的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內部環(huán)境。

2、建章立制，加強土地檔案管理基礎設施投入。各級土地管理部門應根據(jù)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)，按照《土地管理檔案案卷構成的一般要求》、《土地管理檔案暫行規(guī)定》、《縣級土地管理檔案分類方案》的要求建立健全各項管理制度，確保檔案管理工作正常開展。

土地檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業(yè)技術性很強的工作，土地檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命。如果抱著只求過得去的思想，土地檔案保管條件比較薄弱也不改善，會給土地檔案造成甚至是永久性的損害。為此，應嚴格按檔案管理“八防”標準要求，加強土地檔案管理硬件建設，購置密集架、去濕機、電腦等設施，不斷完善土地檔案保管條件。

3、提高檔案管理人員素質，促進土地檔案管理上新臺階。當前檔案管理人員，還不能夠完全適應檔案工作發(fā)展需要。隨著社會的發(fā)展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理模式都在發(fā)生變化，電腦、土地檔案管理軟件等也逐步應用到檔案管理工作中。因此。提高檔案管理人員的素質，是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。一要加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓過程中，要結合新時期檔案工作的發(fā)展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，運用多種培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規(guī)范，提高檔案工作效率。二要圍繞檔案“及時、完整、統(tǒng)一”的要求，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內容。作為檔案人員要注重平時檔案收集工作，了解有關各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動態(tài)規(guī)律，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內容真實完整。三要加強檔案管理人員再教育工作，掌握檔案專業(yè)知識，提高管理檔案的水平，對本單位檔案的數(shù)量、內容、種類、史料價值等做到心中有數(shù)。同時，要結合檔案工作實際，創(chuàng)造性地開拓檔案工作新思路，適應新時期檔案工作發(fā)展需要，要積極做好檔案信息開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門領導、基層群眾服務，為經(jīng)濟發(fā)展和構建和諧社會服務。

4、推廣應用土地檔案管理信息系統(tǒng)。為提高土地管理檔案管理水平，促進土地管理檔案信息共享，全面推動土地管理檔案信息化建設，建議推廣應用土地檔案管理信息系統(tǒng)。土地檔案管理信息系統(tǒng)應包括瀏覽、新建、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計、用戶管理等功能，可以提高信息的共享性、及時性，查詢方便、快捷，提升工作效率。

責任編輯 水 木