淺談科技查新員如何服務于查新委托人

[摘要]科技查新服務工作應根據查新委托人的需求特點進行針對性地提供服務，最大限度地滿足他們對文獻信息的需求。本文論述了科技查新員對查新委托人服務的重要性。

[關鍵詞]科技查新員；查新委托人；服務工作

[中圖分類號]G354.2

[文獻標志碼]A

[文章編號]1005-6041(2008)04-0077-02

查新委托人是指提出查新需求自然人、法人或其他組織。在進行項目查新前，查新委托人需做一些前期的文獻調研工作，對課題所屬技術領域的研究動態、相關技術的研究狀況以及產品開發情況都需要充分的了解。查新員如何服務于查新委托人，對查新機構在受理查新項目后更好地開展查新工作起著十分重要的作用。

1 查新委托人的義務

查新委托人的義務為：①查新委托人應當據實、完整地向查新機構提供下列查新所必需的資料：查新項目的科學技術資料；技術性能指標數據；查新機構認為查新所必需的其他資料。②查新委托人應當盡可能提供查新項目的關鍵詞、規范詞、同義詞、縮寫詞、分類號等以及同類科學技術和相關科學技術的背景材料、參考文獻。③查新委托人所提交的資料應當真實可靠，用詞準確，能夠滿足完成查新事務的需要。

2 對查新委托人服務工作的開展

由于查新機構在受理查新項目時，查新人員可以要求查新委托人提供其掌握的有關資料，向委托人咨詢該查新項目密集研究的年限及相關文獻的分布情況，因此，查新委托人在項目申報前須做一些自我查新，查新員指導他們可以利用電子閱覽室進行網上信息瀏覽、電子文獻閱覽、光盤數據庫信息檢索、館藏信息檢索及多媒體網上學習，以對研究領域有相當的了解。因此，科技查新服務工作應根據查新委托人的需求特點進行針對性地提供服務，最大限度地滿足他們對文獻信息的需求。

2.1 對不會計算機操作的查新委托人的服務

查新委托人應具有較強的學科知識和研究能力，但大多數是非計算機專業人員，因而在利用計算機網絡時存在著一定的困難，尤其是年齡較大的委托人，他們獲取信息仍主要依靠傳統印刷型文獻(書、刊)，信息檢索從通過卡片、書本目錄、文摘、索引等手工檢索工具獲取信息，在查找資料時往往很難避免盲目性和不確定性，這樣很難了解某些特定的文獻資料的具體內容和適用范圍等，由于印刷型文獻出版周期長，不能及時反映最新的前沿信息，而他們需要大量的國內、外資料，希望能借助計算機快速、全面地查找本專業的國內外最新成果、最新理論動態，以便對所選定的課題進行全面系統的研究。在對這類委托人服務時，要讓他們了解科技查新檢索手段包括機檢、手檢、訪問專家三種方式，其中以機檢為主、輔以手檢，兩者相結合，互為補充。其次，讓他們熟悉電子閱覽室的各項服務功能和利用圖書館獲得電子信息服務的途徑，全面指導他們掌握計算機應用基礎方面的知識和計算機的操作技能，全面介紹因特網的各種知識，包括一些專業的搜索引擎等，使他們在有限的時間和精力范圍內，查閱更多有參考價值的文獻。在網絡化、信息化社會的今天，特別是因特網的普及給科技查新工作帶來了革命性的改變，數據庫和網上檢索已不再是查新人員的專利，而逐漸成為科研人員普遍掌握的一項基本技能。

2.2 數據庫檢索系統的服務

在科技查新中，檢索數據庫是科技查新工作重要的文獻保障。盡管數據庫提供了各種完善的檢索途徑，但由于查新委托人對計算機的使用往往只具備極基本的技能，并沒有充分掌握各個數據庫的特點，故直接影響檢索策略的效率。科技查新員應向他們詳細介紹每個數據庫的系統功能及特色，如，可從《中國期刊網》數據庫查論文參考資料；從《國研網》里查找產品市場調研報告和相關數據；從《萬方企業名錄》或互聯網上查找相關的企業名錄。在實際檢索中，應根據他們不同的特點，制定不同的檢索策略，指導他們選擇適應需要的數據庫，讓他們了解在檢索時，不能只滿足于對某個數據庫的檢索，由于各網站的條件、收集渠道、側重點不同，所收集的資料也有所不同，因此，多選幾個數據庫進行檢索，才能全面檢索到相關資料。同時，還應讓他們明白數據庫的局限性，如回溯期較短，在機檢時容易出現漏檢早期文獻的情況。另外，像匯編、專家通訊及一些帶有保密性的文獻，這些數據庫中一般不會收錄，單純靠機檢檢索不到，還需進行手工檢索。通過這樣的服務，使得委托人對現代化信息技術下科研課題的檢索有一個總體的概念和全面的了解，為以后查新機構進行檢索數據庫打下良好的基礎。

2.3 檢索策略制訂和關鍵詞選取的服務

雖然查新委托人本身對電子資源和計算機應用知識有一定的了解，但由于各種電子資料的檢索界面不統一，他們對所有資源的檢索界面、檢索功能并不熟悉，有的委托人往往花費很多的時間和精力，卻檢索不到所要的信息或檢索效果不夠理想，也常因檢索策略不當而無法查詢到所需資料，他們往往采取單一檢索策略，出現檢索結果為零后，不加思考地作“無相關文獻”或“沒檢出相關文獻”的結論，這樣造成查全率與查準率不高的現象。查新員應指導他們通過對檢索策略的調整，制定最佳的檢索策略，這樣，查新委托人就能準確地把握檢索詞和檢索策略，快速、準確地檢索到急需的文獻信息。正確、恰當的檢索策略能優化檢索過程，有助于查全、查準、提高文獻信息的相關性比例，因此，查新員應利用對電子資源的檢索知識了解的優勢，指導委托人選擇能準確反映本人信息需求的關鍵詞，最好選擇專業性強的關鍵詞或常用詞。因使用不同的檢索詞，得出的檢索結果就不同，如不能提供盡可能全的關鍵詞，往往易造成文獻的漏檢及延長檢索人員的查新時間，從而不同程度地影響查新報告的質量，所以檢索詞的適當選取對科技查新員在信息檢索時進行準確定位無疑是有很大幫助的。

2.4 網上信息資源的服務

目前，國內查新主要是利用網上的信息資源和一些專業數據庫，由于因特網上具有信息傳遞迅速、數據更新及時的明顯優勢，而信息的新穎性和及時性，也是查新工作中的重要因素，如果只通過數據庫中文獻的檢索獲取的信息是不能滿足查新工作的需求的。如有的查新委托人需進行有關新產品的查新，通過文獻檢索就很難，而很多公司在因特網上建有自己的網站，發布行業信息的網站也越來越多，因此，可以指導他們利用國內外一些著名的網絡搜索引擎，如：YAHOO、GOOGLE等網站進行檢索。查新員在指導委托人使用搜索引擎時，將他的信息需求以系統提供的查詢語言的表示方式來表達，這樣可以獲取大量與課題相關的信息資源，包括課題的發展現狀、背景材料以及有關術語的全名、別名等，這些信息對委托人全面準確檢索有非常重要的作用。在利用網絡信息資源服務時，應讓他們明白網絡缺乏傳統編輯出版的過程質量控制環節，提醒他們以審慎的態度來甄別和篩選這些信息，這有利于提高查新檢索的查全率，防止漏檢現象，也可作為科技查新過程中文獻資源的有益補充。利用搜索引擎進行查新檢索，是一個輔助手段，可為委托人深入了解與查新課題提供有關的一些信息，也能為查新人員在較短的時間內掌握某一領域或某一專題的新進展、新技術、新原理等情況。

查新員通過對查新委托人的服務，提高了他們獲取信息的素質，提高了他們的檢索知識和技能，同時也幫助查新委托人樹立了查新意識，重視查新工作，讓他們懂得查新內容的深度和涉及的范圍，了解查新課題的實質和技術要點，對課題的本質屬性、各層次、各部分的聯系、動態過程等的把握比較準確，并且能密切配合查新人員做好工作，真正為評審專家和科技查新人員提供準確的文獻信息，開拓了科技查新工作的新局面。