關于在ＩＬＡＳⅡ環境下對過刊（報）合訂本“卷冊說明”著錄規范化的思考

[摘要]書目數據的規范性已成為大家的共識，但在報刊合訂本ILASⅡ的“卷冊說明”著錄中，它的錄入規范往往被忽略。筆者經過多年的工作實踐，根據報刊出版的標識及報刊合訂本裝訂的具體情況，在“卷冊說明”計算機著錄中進行了歸納。

[關鍵詞]ILASⅡ；報刊合訂本；卷冊說明

[中圖分類號]G254.3；G255.2

[文獻標志碼]B

[文章編號]1005-6041(2008)04-0075-03

圖書館傳統的報刊工作主要分為現刊(報)管理和過刊(報)管理兩大部分。傳統的過刊(報)管理包括裝訂、合訂本驗收、登記、典藏和提供外借、復制、閱覽等諸多環節。過刊(報)合訂本是指：現刊(報)流通了一定時間后，按年月、卷期順序根據刊(報)型的厚薄(大約3cm左右)進行裝訂成為書本型的合訂本。其工作環節復雜、手工操作多、勞動強度大。隨著過刊(報)數量的不斷增加，給資料的保存和讀者的檢索造成許多不便。為解決這一問題，建立書目數據庫，對館藏過刊(報)合訂本進行計算機管理勢在必行。

期刊系統是圖書館集成管理系統的一個相對獨立的部分，以圖書館自動化集成系統ILASⅡ為例，連續出版物管理子系統就分成：訂購編目、現刊管理、過刊管理、輔助庫管理、期刊統計、數據接口、目次管理、系統維護等模塊。各模塊之間相互聯系，又承擔各自的功能。如：“過刊管理”模塊下又分：裝訂驗收處理、輸出書標、輸出期刊登記簿、輸出館藏卡片、期刊回溯建庫、輸出館藏目錄等。一個環節處理不好，整個報刊工作都會受到影響。正因為報刊工作存在諸多不確定因素，報刊信息及管理方法不如圖書規范，因此，它又是圖書館集成管理系統中最難設計與實現的子系統。尤其在我國公共圖書館，對報刊的自動化管理大多只局限于采購、編目、記到等環節，對過刊的充分利用及流通自動化管理相對薄弱些。

特別是對過刊(報)合訂本進行計算機錄入工作時，它的錄入規范往往被忽略。例如：在過刊(報)回溯建庫中，由于受時間及多種因素的制約，對計算機報刊管理軟件ILASⅡ不熟悉，對中國機讀目錄格式理解不夠，沒有吃透《中文連續出版物機讀目錄著錄細則》。因此，在過刊(報)合訂本“卷冊說明”的著錄中，較普遍的出現一些不太規范的著錄現象。如雜志合訂本有卷、有期的在“卷冊說明”下，著錄為：“2000，v.1，no.1－6”。

我們都知道，在報刊回溯建庫中，過刊(報)合訂本計算機錄入時，在“卷冊說明”下，一般是參照CNMARC格式的207字段來著錄的。CNMARC格式207字段，是制作報刊數據時的一個重要字段，該字段是報刊資料特殊細節項：連續出版物卷期編號。當已知連續出版物的卷期和年代范圍時，本字段含有其首期和末期的編號和／或年代范圍。卷、期、年、月是識別連續出版物的重要依據之一，它是印在刊物上識別起訖年月的重要依據，不能與館藏混淆，與出版年也不一定相同，是本題名出版物出版情況的客觀反映。如：《數學年刊》，1980年6月創刊，1982年12月停刊。故207字段著錄為：“V.1，no.1(1980，6)-v.3，no.6(1982，12)”。

《中文連續出版物機讀目錄著錄細則》(P260)規定：既有卷號也有期號，應首先著錄卷號，如：“V.1，no.1(1985，3)”；只有期號而無卷號時則僅著錄期號，如：“No.1(1988，2)-no.6(1988，12)”；如果年代處于卷號的位置，稱為以年代卷，應著錄年號、期號，如：“1990，no.1(1990，2)”。而我們卻將有卷有期標識的過刊合訂本著錄成年在前，卷、期在后，違背了《中文連續出版物機讀目錄著錄細則》。由此可見，207字段著錄的是本刊完整的起訖時間，與編目機構的收藏情況無任何聯系，而過刊合訂本“卷期說明”的著錄，則是反映該刊在本館入藏的實際情況。因此，在過刊(報)合訂本“卷冊說明”的著錄時，既要參照CNMARC格式中的207字段的有關規定，又要根據過刊(報)合訂本裝訂的具體情況給予著錄。在有卷、有期的情況下應著錄為：“v.1，no.1-62000”。這里的年代去掉括號，是因為本刊合訂本由幾個月(月刊)或一年(雙月刊)合訂而成。這樣著錄，充分揭示了本刊入藏的具體情況。這就是過刊合訂本的“卷期說明”著錄與207字段著錄的區別所在。

又如：將以年、月為標識的過報合訂本著錄為：“2000，no.1-6月”。

《中文連續出版物機讀目錄著錄細則》對報紙207字段著錄規定(P44)：中文報紙以年、月、日為第一標識系統。報紙若編有總期號，其期號作為第二標識系統，年、月、日用阿拉伯數字著錄，年、月、日之間用“，”分隔。起訖年、月、日之間用“一”，末停刊的報紙在創刊年月日之后用“－”。報紙的總期號在年、月、日后的“()”中著錄。

將報紙合訂本著錄為“2000，no.1－6月”違背了《中文連續出版物機讀目錄著錄細則》中“中文報紙以年、月、日為第一標識系統”的著錄原則，將“no”著錄在月、日標識的前面。我們都知道讀者到圖書館借閱報紙時，一般都是從某年、某月、某日去查詢，很少從某期來查詢報紙的。而且將“no”、與“月、日”兩種以上相互獨立的編號排列在一起，圍背一種標識系統停止使用、開始另一種標識系統的著錄原則，容易造成查詢者的思維混亂。因此，報紙合訂本的“卷期說明”應著錄為：“2000.1－6月”。

今天，各級公共圖書館都基本實行了計算機現代化管理。書目數據的規范性已成為大家的共識。筆者在多年的工作實踐中，根據報刊出版的標識及報刊合訂本裝訂的具體情況，在ILASⅡ系統“卷冊說明”計算機著錄中歸納為如下。

1 期刊合訂本

(1)以年、期為標識的，單本人藏的，例如：《新華文摘》2006年1期，著錄為：“2006，no.1”。

(2)以年、某期至某期為標識的，例如：《人民文學》2006年1至6期合訂本，著錄為：“2006，no.1-6”。

(3)以年、卷、期為標識，單本人藏的，例如：《南昌大學學報》2004年第35卷第1期，著錄為：“v.35，no.1 2004”。

(4)以年、卷、某期至某期為標識的，例如：《南昌大學學報》2004年第35卷第4至6期的合訂本，著錄為：“v.35，no.4－62004”。

(5)缺期合訂本的著錄：

知道具體缺期的，例1：《北京文學》2006年1至6期的合訂本中，缺第3期，著錄為：“2006，no.1-6(缺3)”或：“2006，no.1-2，4-6”。

受系統字符的限制，缺期較多，無法完全著錄內容的，例如：《镕望：新聞周刊》2004年1至52期，其中缺期較多，著錄為：“2004，no.1-52(不全)”。

(6)合訂本附增刊的，例如：《廈門大學學報》2004年7-12期附增刊的合訂本，著錄為：“2004，no.7-12(附增刊)”。

(7)多年合訂成一個合訂本的著錄：

兩年、出版頻率相同的，例如：《廣西軍事通訊》1990年1-4期、1991年1-4期，兩年合訂成一個合訂本的，著錄為：“1990-91，no.各1-4”。

多年、出版頻率不同(不定期)裝訂成一個合訂本的，例如：《人才研究信息》1988年至1990年的合訂本，著錄為：“1988-90，no.(全)”或“1988-90，no.(不全)”。

如有總期號可按總期號著錄：“1988－90，no.103－189”。

兩年合訂，合裝的期數不相同的，例如：《農業技術簡報》1964年第4期；1965年1至13期、15期，著錄為：“1964；65，no.4；1-13，15”。

(8)一個題名下多個版本的著錄：

按總期號裝訂的，例如：《家庭》分上半月版、下半月版，2006年1至12期(總371期至382期)，著錄為：“2006，no.371-382”。

按版本裝訂的，例如：《家庭》分上半月版、下半月版，2006年上半年共出版12期，著錄為：“2006，no.1－6(上半月)，2006，no.1－6(下半月)”。

2 報紙合訂本

(1)以年、月為標識的，一個月為一個合訂本的，例如：《人民日報》2006年1月，著錄為：“20006.1月”。

(2)以年、月、某日至某日為標識，例如：《中國證券報》2006年1月1日至15日合訂本人藏的，著錄為：“2006.1月1－15日”。

(3)以年、某月至某月為標識，例如：《文藝報》2006年1月至6月合訂本人藏的，著錄為：“2000.1－6月”。

(4)報紙不全的合訂本著錄為：

例1 《光明日報》2006年1月，缺15日，著錄為：“2006.1月(缺15日)”。

例2 受系統字符的限制，缺日較多，無法完全著錄內容的，如：《中國工商報》2004年1至3月，其中缺期較多，著錄為：“2004.1－3月(不全)”。

(5)以年、某期至某期為標識的，如：《中國計算機報》2000年總919－921期的合訂本(這種裝訂形式在報紙中較少出現)入藏的，著錄為：“2000，no.總919－921”。

規范的數據，是資源共享的前提條件之一。在工作中我們還會遇到報刊特殊的出版標識及報刊合訂本裝訂的新情況，只要我們不違背CNMARC格式的原則，遵循連續出版物的著錄規則，就能讓查詢者一目了然，為實現各級公共圖書館的資源共享而努力。