ＩＬＡＳⅡ連續出版物管理子系統的檢索策略

[摘要]本文以ILASⅡ連續出版物管理子系統為例，探討條件檢索和批檢索的特點，分析檢索途徑和檢索鍵值的選擇，提出實用的檢索策略。關于工作集和光筆的應用亦有心得。

[關鍵詞]ILADⅡ；管理；檢索；工作集；光筆

[中圖分類號]G250.71

[文獻標志碼]A

[文章編號]1005-6041(2008)04-0014-04

在圖書館工作的研究領域里，對檢索的關注重點在于讀者服務的方向。實際上，圖書館的業務工作本身也離不開檢索，值得我們認真研究。在深圳圖書館組織開發的圖書館自動化集成系統ILAS(Intergrated Library Automation System)中，主要業務工作的開展要先行檢索，“檢索是所有功能的首要環節”，檢索速度和檢索結果直接影響到業務工作的效率與質量。毋庸置疑，任何計算機軟件都不可避免地存在不足之處，我們可以評價利弊，推究原因，冀其改進。不過，本文無意于此，意在揚其長避其短，以連續出版物管理子系統為例，探討如何在ILAS現有的檢索環境中，更好地發揮其提供的檢索功能。

1 條件檢索

通過指定檢索途徑、確定檢索鍵值甚或加設限定范圍以實現檢索，謂之條件檢索。檢索基于數據庫。檢索途徑對應數據庫的字段；檢索鍵值對應字段的具體數據；限定范圍可以是對應字段內單項限定，如條碼號限定01000(301至01000099，也可以是對應字段外多項限定，如刊名限定訂戶和訂購年。明確機理，有助于我們優化檢索思路，有的放矢，提高工作效率。

1.1 檢索途徑

ILASⅡ連續出版物管理子系統總共提供了20多種檢索途徑，業務工作的性質不同，提供的檢索途徑亦隨之變化。點擊下拉菜單，“期刊訂購管理”工作屏幕的檢索途徑呈現采訪記錄號、發行者號和訂戶碼等等，“期刊裝訂驗收”工作屏幕的檢索途徑則包括裝訂批號和條碼號，這些檢索途徑具有階段性特征。不同業務階段有不同的檢索途徑，同一業務階段的“同義”檢索途徑亦有細微差別。例如，“普通記到管理”工作屏幕提供的檢索途徑中有“[A]OR-DERNO訂購號”和“[B]ORDER訂購刊號”，鍵入相同的檢索值“2-330”，這是《中國皮革》的郵發代號，檢索結果并非完全殊途同歸，前者只有一個記錄，后者有兩個，除了共同結果，后者還有承上啟下的《皮革科技》，其詳細書目數據揭示了《皮革科技動態》→《皮革科技》→《中國皮革》的親緣關系。由此可見，掌握細節，科學地選擇途徑，檢索才能查準查全。

貫穿連續出版物管理業務流程的常見檢索途徑有lO種：記錄序號、記錄控制號、統一刊號、訂購刊號、ISSN／ISBN、分類號、索取號、刊名、責任者、主題詞。對于后8種，大家輕車熟路，尤其最后六種也是聯機書目公共查詢途徑，不會產生歧義。前兩種則不然。由于ILAS特別地另眼對待，總是列在檢索途徑的最上方，況且二者的“近親”也多，有必要辨別清楚。

記錄序號，輸出顯示10個字符，在ILASⅡ中分配的MARC標識符為000字段。在檢索結果顯示區的書目數據列表中，光標指向當前記錄的記錄序號自動地呈現在檢索區的右側框內，或者在檢索途徑的左側框內(顯示框不可編輯)，顯得非同小可。記錄序號的“同義詞”是書目記錄號。ILASⅡ大多數的數據庫建有索引，書目記錄號往往側身行列，其重要性不言而喻。

記錄控制號，定長12字節，MARC的001字段。中華人民共和國文化行業標準WH／T0503－96《中國機讀目錄格式》稱為記錄標識號，“出現情況：必備，不可重復”，是唯一標識該記錄的系統控制號。在ILASⅡ《系統操作員手冊》中還有一個名稱，叫做書目控制號，從其字長和“唯一標識”的特征來分析，顯然就是記錄控制號。但是，ILAS數據庫的文獻記錄不止一種“唯一標識”，還有“條碼號”等。在選擇檢索途徑的時候，這些情況都是值得注意的。

1.2 檢索鍵值

假若，選擇檢索途徑是部署戰略，那么，確定檢索鍵值是制定戰術。能否又準又快地取得目標戰果，成敗在此。我們可以兵團集結，如裝訂批號；也可以單兵點到，如記錄序號；還可以介于兩者之間的分隊組合，如主題詞等。偶爾布一局“空城計”，也許還會有意外的收獲。比如：選擇“索取號”檢索途徑，不填輸入檢索鍵值而直接點擊“檢索”按鈕，檢索結果遵循一定的規律有序地列出，數字在前、字母在后，從中有可能發現索取號的錯誤，像索取號03／2的大寫字母“0”誤錄成數字“0”時，就會插隊在數字“0”帶隊的行列中，排在A字頭的索取號前面，缺席于字母“0”帶隊的行列。在連續出版物管理子系統中，絕大多數檢索途徑的檢索鍵值都能設空而直接檢索，符合指定檢索途徑的全部檢索結果按照系統內定的次序排列，列表滾動，瀏覽無遺。記錄序號例外，在沒有預設限定條件范圍對話窗口的工作界面，必須指定檢索鍵值。

檢索鍵值設空為全輸出，檢索時間較長，檢索結果太多要逐屏或者下拉翻看，指定期刊不夠便捷。一般情況下，條件檢索必配檢索鍵值。ILASⅡ采用前方一致的檢索方式，鍵值的指令下達應該據此而定。鍵值指令最好簡單直觀，抽取描述對象的明顯特征，比如刊名，一目了然。鍵值指令的下達方式關乎檢索效率，需要綜合考慮檢索目標結果和后續業務操作的特性，選用光筆刷入、鼠標點擊或者鍵盤錄入。比如期刊裝訂后的驗收處理，在前期裝訂處理配貼條碼號的狀況下，光筆刷入條碼號，一矢中的，即使同一批號的裝訂本數量多且包裝亂，驗收依然又快又好。鍵值指令的內容精確及方式恰當，檢索才能算無遺策，十拿九穩。

1.3 ISSN／ISBN檢索

檢索鍵值具體指向一個固定數據，必須完全比較地逐一進行匹配的單兵點到式檢索，而選用光筆掃入最好，快速準確，適用于ISSN／ISBN和條形碼等代碼類檢索途徑。現刊條形碼是國際標準連續出版物號(ISSN)，屬于EAN－13碼，操作員手冊中寫成“EN碼”是不對的。光筆亦稱條碼掃描器，刷錄ISSN必須進行相關設定，由應用程序自動濾除前綴碼977和校驗位。有些光筆附送的說明資料不全，而且光筆設置有點復雜，本文以SY Smart Scanner(KB／RS232)為例，列出設定步驟，可資借鑒。具體步驟是在廠家提供的條碼手冊上，依次刷設：開始設置→ISSN開(自動濾除977和校驗位，連續顯示8位數字，未顯示半字線)→第一組(選擇插入字符的組別)→EAN－13／IAN－13(選擇條碼類型)→5(插入十進制數值字符的位置)→結束(“要插入字符的位置”的“結束”)→－(插入連接號半字線的十六進制“2D”ASCII碼字符)→結束(“要插入的字符”的“結束”)→結束設置(不繼續設定的話，關機前有效)→保存設置參數(永久保存)。能否順利地利用ISSN檢索的關鍵在于兩點，一是輸入法選擇半角狀態，二是連接號的統一。根據《GB／T 15834 1995標點符號用法》國家規定，連接號有四種形式，其中長橫“——”(占兩個漢字的長度)和浪紋“～”不易混淆，一字線“—”和半字線“－”要格外留神，不經意間會張冠李戴。根據《GB／T9999－2001中國標準連續出版物號》國家規定，ISSN8位數字分為兩段，每段4位數字，中間用半字線“－”隔開。因此，期刊的征訂和編目等前期工作都要規范ISSN的錄入，才能確保檢索成功，順利地展開后期工作。

2 批檢索

特別指定一個數據集合的檢索，謂之批檢索。批檢索的特點是以點帶面，對于檢索者來說，檢索鍵值或者工作集就是檢索點，每個檢索點通過索引導出一個檢索面即檢索結果。批檢索和條件檢索是交集關系，共同類型有兵團集結式檢索和分隊組合式檢索。條件檢索是現定的，根據業務工作需求的信息，隨機確定檢索途徑和鍵值。批檢索還可以預定，提前配制，隨時點用，比如工作集。

2.1 工作集

工作集是快速檢索連續出版物的捷徑，可以進行有效的批檢索，提高工作效率。建立工作集要預先測定檢索結果，理順文獻信息的邏輯關系，簡化檢索步驟，合理安排檢索點和組成檢索面，最終形成以瀏覽為主的檢索模式。工作集的創建思路直接關系到工作集的利用效應，本文擬出六項工作集組建原則：①一致性。同一工作集內書目的共同特征突出，容易歸類。比如內部刊物，具有非公開出版發行以及沒有ISSN等共同特征。②專指性。不同工作集的書目異質特征清晰，不可串換。比如報紙，明顯區別于其他連續出版物。③明確性。工作集的名稱言簡意賅，貼切地符合集內數據的共同特征。建議選取刊物標識鮮明的特征，比如中國標準連續出版物號，國家規定“印在每期連續出版物顯著的、固定的位置”，工作集相應命名CN11、CN12……一目了然。④相關性。工作集內書目數據依照相關度排列有序，方便快速定位。比如中國人民大學書報資料中心編輯的復印報刊資料，許多圖書館以其專題代號作為索取號和排架依據，如果工作集也按大家熟悉的專題代號順序排列，瀏覽檢索結果時就能很快地指定刊物。⑤全面性。全盤考慮館藏狀況，對所有納入工作集的文獻統籌規劃。HAS的工作集功能有些局限性，不能在工作集內隨意插入記錄，只能在尾記錄后面追加記錄，而且沒有設計“排序”按鈕，影響到數據的有序排列和有效定位。因此，確立工作集之前做一個整體策劃，避免日后頻繁修改。⑥平衡性。在納入工作集的刊物種類同等數量情況下，工作集的數量少，分配到每個工作集的記錄數量就多，反之亦然，二者成反比。因為工作集以瀏覽方式顯示檢索結果，工作集過多或者過大都不利于快速檢索，所以，工作集的數量和工作集內囊括的文獻記錄數量要協調。據統計，“2006年全國共出版期刊9468種”“出版報紙1938種”，國外的連續出版物更多，“我國引進的約2萬種外刊”。鑒于經費等原因，圖書館不可能全部訂購，加上因人而異的檢索習慣，以及不同情況下相對便利的其他檢索方法，比如光筆記到等等，納入工作集的文獻種類有限。建議工作集一般容量不超過百條，根據需要分設幾個至十幾個工作集為宜。

此外，按照分類號組建工作集的話，可以結合分類排架規律來設定，還可以利用“加工作集”的按鈕功能建立工作集，在前期業務工作中，邊工作邊形成工作集。鑒于上述原則，組建工作集最好在“系統維護”的“工作集維護”中統一建立，這種做法相對穩妥，使用效果也好些。

2.2 批標識

批標識是表達批檢索的基本單元，既是檢索點的標識，也是檢索面的界限，具有獨特性和連續性。譬如訂購批標識，作為特立的檢索途徑，區別于其他檢索途徑，在期刊訂購數據庫中占有獨立字段ACQh，其字長32個字節，包含了發行者、訂購年和訂戶等等綜合信息，這些信息又與其他檢索途徑有著千絲萬縷的聯系。在連續出版物管理業務里，發行者和責任者、訂購年和刊期、訂戶和館藏地點往往承先繼后，息息相關，如果采訪、編目、記到和裝訂等部門各自為政，難免標識混亂造成檢索失誤的現象。為了防患未然，有必要建立規范的標識系統，分析和歸納連續出版物管理子系統的各個標識元素，提取簡潔的標識概念，統一命名，合理組配，科學管理。假設中國人民大學的復印報刊資料簡稱“RD”，相關的批檢索標識都一脈相承地結合采用，發行者是人大就用RD的發行者碼，訂購批標識為Z08RD(訂戶＋訂購年＋發行者)，工作集為XK－RD(人大現刊)，裝訂批號為Z08CRD(館藏地點＋裝訂年＋文種＋人大)……求同存異地“書同文”，有助于記憶，也有利于檢索。

3 結語

檢索策略講究檢索方向方案和制訂檢索方式方法。我們應該了解檢索系統的原理與流程，明確檢索需求，掌握人、機交互的對話功能，優選檢索方案，簡化檢索過程，精取檢索點，最終控制檢索目標。美國人鮑納(Charles Bourne)曾經提出5種聯機檢索策略：最專指面優先(most specific face first)，最低登錄量的面優先(lowest posting face first)，積木型(build-block)，引文珠型增長(citation pearl-growing)和逐次分餾(successive fractions)，對于業務管理的檢索策略有啟發意義。針對ILASⅡ連續出版物管理子系統的檢索，本人建議“三優先”的策略重點。

最專指面優先：利用檢索對象的外部特征檢索，諸如刊名、責任者、統一刊號、ISSN、條碼號，比較分類和主題的內在特征的多義性和歧義性，外部特征的檢索源顯而易見，檢索點本義單一，便于查準。

最全息面優先：利用批檢索整合檢索源全部信息的特點檢索，利于查全。部分單兵點到式檢索經過后截詞處理，變成分隊組合式，擴展了檢索面，比方分類號為1207.411的《紅樓夢研究》，截詞處理后的1207.4可查全部小說研究的文獻。

最快捷面優先：在確保查準查全的前提下，根據業務工作性質，細心地選擇快速又簡單的檢索點。如新到報刊較亂，記到用光筆掃描ISSN，又快又準；裝訂處理時，一次打開工作集，順著檢索結果的次序，在書目數據列表上點中記錄操作，不必頻繁檢索，省時省力。

總而言之，我們要認知ILASⅡ的檢索環境，掌握其檢索規則，摒除因循守舊不思改進的惰性，調整自己的檢索思維，建立適當的檢索策略以適應其檢索模式，審時度勢地靈活運用，才能達到事半功倍的效果。