淺議檔案編研工作的規范化

1、科學化、規范化要求是編研工作的性質、特點與所處位置決定的

1．1 實行規范化管理是由編研工作性質決定的?，F代社會要求信息交流必須準確、簡潔、適用、及時，這就要求檔案編研工作必須以科學性為基礎。作為一項創造性的高難度腦力勞動，編研工作既需要編研人員發揮才智，更需要建立規范化、制度化的工作程序。尤其是現在，編研工作已不再是起步階段，社會信息需求不斷提高的現實要求承擔開發任務的檔案編研必須不斷攀登更高的臺階，而實現這一目標的根本途徑只能是建立在科學基礎上的規范化、制度化的編研工作。

1．2 實行規范化管理是由編研工作本身的特點決定的。僅從“編”與“研”這兩個既緊密聯系又相互區別的概念而言，就無法忽視編研工作規范化的重要性。所謂“編”就是對檔案文獻進行整理加工與匯集，而“研”主要是對檔案內容的研究與考證。二者互為一體，又互相促進?！熬帯笔恰把小钡幕A和前提，“研”是“編”的深化與加工?！熬帯迸c“研”必須實現有機結合、同步發展，才能創造出高質量的成果。那么何為“編”與“研”的有機結合與同步發展?二者間的關系如何處置才是最佳狀態?不同級別、不同規模的檔案館，在對這兩個方面的把握上是否應有所區別?一連串的問題都有待通過規范化加以解決。除此之外，還有在編研工作中經常遇到的如何處理好“長短課題”的關系、編研過程中不同階段的工作重點、最佳操作方式等需要規范化的問題。

1．3 還可從編研工作在檔案工作中的位置以及同其他工作環節的關系去認識編研工作規范化的意義。在檔案工作中編研屬于出成果的最后階段，同其他環節工作相比，有一定的獨立性但又需要建立在其他各環節的基礎之上。沒有相應的制度，沒有一定的規范，編研就無法同其他環節協調，就必然出現脫節，甚至會因相互之間的牽制而給整個檔案工作帶來不良影響。

2、從基層編研工作存在的問題看規范化的必要性

從總體上講，檔案編研已經從早期那種可有可無、可松可緊的“軟”指標變成了“非做不可”的硬任務。然而在肯定編研工作成績的同時，當前工作中還存在一些不足。這就使我們感到檔案編研工作規范化的必要性。

2．1 基層編研材料質量的提高有待于規范化的實施。毋庸置疑，編研材料的數量與質量是直接體現編研工作水平的硬指標，不但關系到編研工作的整體推進，對檔案工作全局亦有著牽一發而動全身的重要影響。一部好的編研材料不僅能為利用者帶來效益，而且還具有重要的宣傳作用。反之，劣質編研作品不但浪費了人力、物力，還會貽害無窮。

在基層檔案館(室)，由于專職人員少，而且從業人員的文化素質與編研工作的要求有較大差距，編研成果在數量上未能形成一定規模。在質量上也存在著這樣或那樣的問題。這其中尤以編研材料的質量問題更為突出，主要包括以下幾方面：一是普遍存在著選題面窄、比例不合理、實用性不強等一系列問題，使檔案編研工作不能適應社會的需要。在課題的選擇上缺少層次，“長課題”和“短課題”胡子眉毛分不清，結果編出的成果既不具有“長課題”的深度與精度，又不具備“短課題”的較強針對性與時效性。二是在選材上不注意檔案資料與其他資料的合理比例。檔案編研，顧名思義應以編選檔案資料為主，其他資料的選用只應作為對檔案的一種補充，處于從屬的地位。假如對編研材料缺少科學定位，采取簡單劃一的“齊步走”模式，完全忽視差別，結果只能助長錯誤做法的滋生。檔案是編研之本。編研人員與檔案隔絕，如同元源之水、無本之木，根本談不上檔案信息資源的開發和利用。像這樣本末倒置地長此下去，檔案編研還能得到社會的認可嗎?開發過程是檔案轉化為可利用信息資源的必要前提，編研是實現這一轉化的唯一工作環節。到底何為檔案編研?何為高質量的檔案編研材料?標準如何?所有這一切都有待于規范化的界定。三是各類材料編制的規范化程度普遍較低。一本編輯制作完畢的編研材料起碼應有正規的封皮、完整的目錄和編輯說明，同時還應注明出處以備利用者進一步查閱：然而現實檔案管理中很難見到全部合格的，

2．2 編研工作因缺少規范化指導而造成不必要的被動。一是在制定編研計劃時缺少科學的依據和標準。一些基層檔案部門，不同程度地存在著追求數量的傾向，滿足于每年完成了多少種、多少萬字，在“研”上卻很少下工夫。如此這般，編研工作盡管也做得很緊張，干得很辛苦，“成果”不少、“本本”也很厚，但卻避免不了因效果不佳而落得坐“冷板凳”的下場。

二是對編前調查缺乏足夠的重視。編前調查應包括社會需求、館藏檔案、檔案基礎管理水平這三項內容，缺一不可。因為編研作為一種復雜的智力型投人，本身帶有較強的研究性質，編前調查走了過場，就意味著增加了現實操作過程的盲目性、隨意性。這樣會造成許多料想不到的惡果，或因資料的嚴重短缺而致使編研工作難以為繼，或因缺少針對性而使編出的成果實用價值不高。長此以往，勢必給工作帶來被動。總之，沒有相應的制度，沒有一定的規范，各個工作環節便無法協調，甚至會因相互之間的牽制而給整個工作帶來負面影響。

三是編后工作缺少方法和力度。我們常?？吹竭@樣的現象：編研資料印刷完畢后，或是被收入庫房，坐等利用者上門：或是檔案人員“近親”傳送。一切似乎都在悄無聲息中進行，沒有宣傳，也很少調查利用效果，更談不上收集反饋意見。這種方式延續了多年，可以說已在一定程度上形成了一種慣式。要打破這一慣式，唯有通過制定規范來明確編研工作每一階段工作任務是什么，如何操作，

3、對編研工作規范化的一孔之見

3．1 建議主管部門對具有共性的問題在較大范圍內予以統一規范。

3．2 編研工作的規范化、制度化要從選題開始。應該強調在選題時認真考慮館藏檔案情況、社會需要、編研人員的數量和能力以及檔案館財力，強調制定切實可行的計劃，提倡長短結合的選題計劃。

3．3 建立成果審核與效果調研制度，要重視對編研資料效果的調查，了解編研資料與社會需求的吻合程度，收集利用者的意見，并把反饋意見作為評價編研資料質量高低的重要標準和檔案編研工作努力的方向。

3．4 建立編研工作的組織管理制度，對編研課題的實際投入與產出進行科學核定。針對難度不同的課題以及不同水平的編輯人員制定出合理的質量與數量標準。比如，可依據館藏資料的完整程度、文字編輯的數量及難易程度、是否錄入微機、人員的專業技術等級等因素分別制定不同的標準。

3．5 應把加大發行的宣傳力度作為編研后期工作的必要項目。強調通過多種渠道和途徑推銷編研成果，比如，可以采取登宣傳啟事、有針對性地召開發行會議等形式，向各方面的利用者宣傳編研資料的意義和利用價值，促使編研成果的社會效益趨近最大值，并進一步轉化為經濟效益。