重點檔案搶救實施工程化管理研究

摘要：本文對重點檔案搶救實施工程化管理的研究現狀、研究的內容、基本思路和方法進行概略性的探討。

關鍵詞：重點檔案 檔案搶救 工程化管理管理

1、工程化管理的概念及其國內外研究現狀

工程化管理亦稱工程管理、工程項目管理。本項目中稱為“工程化管理”。工程化管理出現于上世紀50至60年代，其一出現就引人注目。1957年美國杜邦公司把這種方法應用于設備維修，使維修停工時間由125小時銳減為78小時：1958年美國人在北極星導彈設計中，應用工程項目管理技術，使設計完成時間縮短了兩年，由于工程項目管理在運作方式和管理思維模式上最大限度地利用了內外資源，從根本上改善了管理人員的工作程序，提高了效率、降低了風險，從20世紀60年代開始以來，它被廣泛運用到航空航天、國防、信息、建筑、能源、化工、制造、環保、交通運輸、金融、營銷、服務、法律等行業，以及國家和地方政府乃至聯合國，它不僅適用于大公司也適用于小型企業。目前，在全球發達國家的政府部門和企業機構中，項目管理已成為運作的中心模式。

工程管理學作為一門學科，產生于上世紀80年代后期。其核心是對一個工程從概念設想到正式運營的全部過程進行管理。包括投資機會研究、初步可行性分析、最終可行性分析、勘察設計、招標、采購、施工、試運行等各個階段的全程管理。

自上個世紀50年代末、60年代初以來，學術界與各有關專業人士對項目管理的研究基本上在兩個方向努力。一方面是各領域的專家們在探討本學科在項目管理中有無用武之地，如何將本學科領域的專業理論、方法應用于項目管理。另一方面則是各行各業的專家們在探討如何把項目管理的理論、方法應用到本行業中去。如建筑業、農業、軍事工業以及近幾年呼聲很高的IT行業等。

我國的工程化管理應用起步于上世紀90年代，起初的應用都是在一些與國際聯系較密切的大型建設項目，如大型電廠、三峽大壩、機場、高速公路等。認識到它的重要性后，我國政府開始在一些大型國企如中石油、寶鋼等進行推廣應用。自2002年以來，工程項目管理開始在中國顯現燎原之勢。如在軟件行業中，大型軟件開發已開始系統運用項目管理的技術與方法。

我國對工程管理的研究亦起步于上世紀90年代，在中國知網上以“工程化管理”為檢索詞，對篇名項進行查詢。共得374篇，最早的為1999年：以同樣的檢索詞，對主題項進行查詢，共得313760篇，最早的為1997年。不僅論文的數量逐年上升，而且涉及的行業也越來越多。

檔案界對此問題的研究尚未開展起來。在中國知網上以“檔案”+“工程化管理”為檢索詞，對題名項與主題詞項進行檢索，沒有查詢到相關文獻，以“檔案”+“工程管理”為檢索詞。共得388篇文章，但內容多與“工程化管理”無關。以“重點檔案搶救”檢索詞，查得文章28篇(2006－2007年)，同樣與“工程化管理”無關。因此，從目前公開的文獻看，重點檔案搶救實施工程化管理研究在檔案界還是一個全新的領域。工程化管理在檔案學及檔案工作實踐中的應用，有可能成為今后一個時期檔案學研究的新熱點。

2、重點檔案搶救實施工程化管理研究的意義

從學術上講，對檔案工作中的某項工作實施工程化管理是檔案學研究的一個新領域，這類研究有助于促進檔案學在與工程學、管理學、社會學等學科的交流融合中不斷發展。從某種意義上講，這一研究也是檔案學的一種創新。更重要的是，這一研究并不是單純的理論研究，而是基于重點檔案搶救的工作實踐，并服務于重點檔案搶救工作。因此，研究必須理論聯系實際。研究的理論價值不僅僅在于為重點檔案搶救實施工程化管理提供了理論上的支持，而且為今后類似研究提供了一種可供借鑒的思路。

從經濟上講，對于重點檔案搶救這類由政府投資，且最終沒有可供銷售產品的項目，節約就是價值。本研究的經濟價值在于通過對重點檔案搶救實施工程化管理——對重點檔案搶救工作的成本、人員、進度、質量、風險等因素進行科學分析與嚴格管理，以最合理、最有效、最經濟的方法保證重點檔案搶救工作的順利完成。

本研究對于經濟相對落后的中西部地區，有著特別的經濟價值——在當地公共財政對檔案事業投入相對不足的情況下，合理用好國家的每一分投資，就是最大的效益。

從推廣應用上講，研究側重于重點檔案搶救實施工程化管理的一般性流程與原則，其研究結果不僅僅適用于全國省、市(地)、縣(市)國家綜合檔案館重點檔案搶救工作，亦可以應用于館藏檔案數字化加工、檔案基礎數據庫建設、區域性電子文件中心數據庫建設等工作中。

3、重點檔案搶救實施工程化管理研究的主要內容、基本思路與方法

主要內容：自2006年起，國家開始對重點檔案實施搶救，為此國家每年要投入大量的資金，各級檔案部門亦投入大量的人力、物力與精力。

對重點檔案搶救實施工程化管理說到底就是對成本、人員、進度、質量、風險等因素進行分析與管理，以最合理、最有效、最經濟的方法保證重點檔案搶救工作的完成。

重點檔案搶救工作的對象是館藏重點檔案，這些檔案往往具有珍貴性、唯一性、不可復制性與易損性。基于上述特點，重點檔案搶救工程項目管理與其他工程項目管理相比，有很大的獨特性。另外，重點檔案搶救是一種特殊的工程項目，它的產品或者服務是對重點檔案實施某種保護性措施。

重點檔案搶救工作具有持續性、多樣化、同事不同價等特點。持續性是指這項工作不是一兩年就可結束的工作，而是今后一個時期內的持續多年的工作：多樣化是指由于檔案載體的多樣化與搶救措施的多樣化，從而導致搶救方案與結果的多樣化：同事不同價是指同樣或類似的檔案，采用的同樣或類似的搶救措施，受不同地區經濟技術條件的影響，其最終投入完全不同。

對重點檔案實施搶救的過程，與實施一項工程在過程上有著許多相同與相似之處。本研究結合重點檔案搶救工作的實際，擬從重點檔案搶救工程化管理概念的界定，重點檔案搶救工程化管理的對象、特點、必要性、可行性，重點檔案搶救工程化管理的目標、內容、一般流程、一般原則等方面，對重點檔案搶救實施工程化管理進行較為系統的研究。通過研究發現重點檔案實施搶救過程中存在的共性問題，汲取其他行業類似工程的教訓，總結已有的成功經驗，摸索行之有效的管理方法，為日后的重點檔案搶救工作提供參考。

本研究的主要思路包括：界定重點檔案搶救工程化管理的概念：確定重點檔案搶救工程化管理的對象；歸納重點檔案搶救工作的特點(面臨的問題)；闡明重點檔案搶救工程化管理的必要性與可行性：確立重點檔案搶救工程化管理的目標：明確重點檔案搶救工程化管理的內容：描述重點檔案搶救工程化管理的一般流程；提出重點檔案搶救工程化管理的一般性原則。

主要方法：本研究擬采取理論與實踐相結合的研究方法。經過充分的理論準備，學習、消化、借鑒其他行業實施工程化管理的經驗，熟悉重點檔案搶救工作的作業流程，提煉出重點檔案搶救工作的一般流程，分析歸納出重點檔案搶救工作的一般特點，尋找出重點檔案搶救工作經常與可能出現的問題，在此基礎上總結出重點檔案搶救工作的一般原則。

研究擬采用分層重點跟蹤調查的方法，按1：3：6的比例與經濟條件較好、一般、較差三個層次，選擇省、市(地)、縣(市)10個檔案館，對重點檔案搶救工作的現狀及工作流程進行調查。如果條件與時間允許，縣(市)檔案館將在不參加調查的市(地)選擇，以擴大調研范圍，提高調查的代表性與置信度。

在充分的理論準備與調查研究的基礎上，運用定性分析與定量分析的方法，歸納提煉出相應的理論成果。

4、重點檔案搶救實施工程化管理研究的難點、創新點和主要觀點

本研究的主要難點有三：一是重點檔案搶救工作的周期較長，從申報到最終完成，少則1年，多則數年。因此研究的周期也相對較長。二是對省、市(地)、縣(區)三級多個國家綜合檔案館進行實地跟蹤調查需要耗費大量人力。三是重點檔案的多樣性決定了重點檔案搶救方式方法的多樣性，從而增加了研究的復雜性。合理選擇代表性強、周期短，吸納項目涉及的各級國家綜合檔案館的同志參與課題研究，并給予參與項目研究單位適當的費用支持是克服上述困難的有效方法。

本研究的創新點在于將工程化管理理論與實踐通過重點檔案搶救引入檔案界，為工程化管理理論在檔案工作實踐中的應用開辟新途徑，

本研究的主要觀點：重點檔案搶救、檔案信息系統建設、館藏檔案數字化等工作與其他行業的工程項目有著許多共性與相似之處。因此，工程化管理的一般原則與方法，同樣適用于重點檔案搶救、檔案信息系統建設、館藏檔案數字化等工作。借鑒與模仿工程管理的方法，探索與總結重點檔案搶救、檔案信息系統建設、館藏檔案數字化等工作工程化管理的規律與經驗，將有助于保障此類工作的成功率、提高資金使用效率、防止工作的盲目性、隨意性、重復性，避免損失浪費。