如何做好檔案管理工作

隨著改革的不斷深化，檔案工作也發生了很大變化。面對新時期檔案工作的變化，如何做好檔案管理工作。筆者認為應該先從檔案管理工作者自身做起，從現在做起。具體而言從以下幾個方面入手：

1、搞好檔案工作，領導重視是關鍵

一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，只有這樣才能使這項工作順利開展。對檔案管理人員來說，他應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。那么應如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢?

愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

積極宣傳，使領導增強檔案意識。要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發領導重視檔案工作。檔案人員要努力做好服務，及時主動地提供信息，使檔案發揮作用，從而更好地為單位的發展服務。

2、實現檔案管理現代化

檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德。辦事細心的工作態度。樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構。提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息知識的學習，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的知識，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都按照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

3、提高檔案人員業務素質。加強繼續教育

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性。努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

提高認識水平，強化繼續教育。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識到檔案事業發展、檔案服務質量提高的根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。

加強制度建設，建立相關運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制，約束和激勵機制可以促使檔案工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

明確繼續教育的原則，選擇課程內容。繼續教育應從實際出發。按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業知識，繼續教育應給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提供吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二，相關學科知識。第三，現代科技知識。檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。因此，繼續教育肩負著更為重要的職責。

進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性。為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

(作者單位：河南省胸科醫院體檢中心 來稿日期：2008-01-14)