加快高校檔案數字化建設應采取的措施

1、提高檔案意識

檔案館應定期召開學校檔案部門牽頭、主管檔案工作的領導、各部門負責人及兼職檔案員參加的檔案工作會議，宣傳和貫徹檔案法，提高人們的檔案意識，使大家明白檔案及檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是取得教育事業成功的不可忽視的條件之一。

2、加大經費投入

檔案管理人員要充分發揮數字化檔案的優勢，創新檔案信息的編研，努力向學校和社會提供具有館藏特色和最新的前沿信息，吸引利用者，引起領導重視，爭取經費支持。

3、建立保障檔案數字化建設的制度

在高校檔案數字化的進程中，必須要建設完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，可以制定歸檔制度，其內容應該包括：由學校統一制定歸檔日期，在各單位領導的年終考核測評中加入由檔案館針對各單位檔案工作進展表現情況的測評項等，這樣或許會對檔案收集工作的順利進行起到一點作用。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化。制度建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

4、網絡化歸檔

各高校應建有各立卷部門分管檔案工作負責人和兼職檔案員的檔案管理網絡。各立卷部門的兼職檔案員在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己權限范圍將所在部門產生的需要歸檔文件，注上處理意見，通過發達的校園網絡傳輸到檔案管理數據庫，年終時只需向檔案館移交一份分組立卷清單即可，從而減少了檔案館的計算機輸入工作。檔案館只需編制相應的檔案號和整理上架，只需對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響計算機管理的瓶頸問題已經不復存在。

5、館藏檔案數字化保證重點

高校檔案館主要是為學校的教學工作和廣大師生服務的，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不客觀不現實的，因此對館藏檔案數字化要保證重點、突出特色。學校檔案中的教學科研檔案反映了學校的學科建設、人才培養和學術水平及科研狀況，并且利用率相對較高，這方面的檔案應該進行完整系統的數字化。另外，對學校及國家有長遠利用價值的檔案也要進行數字化，像學生學籍檔案、師資檔案、基建檔案、外事檔案、校友檔案等。這些檔案對高校工作的開展十分重要，對學校的長期發展有著深遠的影響，應把數字化的重心放在這些檔案上面，不僅可以提高檔案利用的效率，方便查詢，而且還有助于保護檔案原件。

6、建立重要檔案數據庫

建立高校重要檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心內容。要全部轉化為信息資源，其中要投入的資金和人力也將是巨大的。不能操之過急。還有許多檔案還不屬于開放范圍，因此。鑒于目前的實際，高校可以先行做好以下幾個重要數據庫建設。

6.1館藏檔案基本目錄數據庫。主要是根據學校各類檔案基本情況，通過著錄標引，把高校館藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、館代號、全宗號、檔號、題名、責任者、形成時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文(作為圖形附件)等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，其目的是通過計算機檢索提供檔案原件利用。

6.2高校基層報表和高校狀態數據庫。在高校檔案數字化管理系統中，建立起高校狀態數據庫和基層報表，將校內各單位、各部門要報送的數據、反饋的信息，通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求，及時、迅速、準確地做好高校狀態數據庫和基層報表的填報工作。

6.3各類專題檔案內容數據庫。如學籍檔案數據庫、重大科研成果數據庫、學位論文專題數據庫、學生成績檔案數據庫、高校專家數據庫、高校人才數據庫。

7、建設檔案網站

檔案館依托發達的校園網絡，應該積極開發各種數據歸檔接口，建設館藏基本目錄數據庫、高校基層報表和高校狀態數據庫和各項專題數據庫的查詢人口，實現檔案信息的網上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者查閱的時間，使高校檔案館成為學校的信息中心。另外。網站上應該建設網上在線實時答疑、經常性問題答疑、E—mail答疑等特色服務，及時和用戶進行快速、準確、有效的交流，滿足用戶的各種咨詢，真正實現檔案館的價值。

(作者單位：鄭州航院信息統計職業學院 來稿日期：2008—02—19)