石油企業電子文件管理存在的問題及對策

隨著辦公自動化程度的進一步提高，石油企業產生許多電子文件。如何加強石油企業電子文件的管理，是目前辦公自動化條件下急需要解決的一個問題。

1.石油企業電子文件管理存在的問題

1.1文件、檔案制度分屬兩個系統，由此產生了一系統問題，具體表現為文件、檔案制度缺失，文件、檔案制度彼此之間不配套，檔案制度缺乏約束力。

1.2草稿性電子文件常常被忽視。由于辦公自動化還處于起步階段，多數單位只用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。

1.3正式電子文件歸檔程序不夠完善。由于辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參與，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設計了邏輯歸檔功能，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

1.4電子文件存儲載體不安全。有些電子文件直接保存在硬盤存儲器上，存取非常簡便，但如果系統一旦出現故障，就極易造成數據的丟失。有的電子文件以U盤作為存儲介質，而U盤極易被破壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。另外，電子文件的生成環境是很復雜的，而且電子文件對設備有依賴性。如果系統被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。

2.電子文件的特點及文檔一體化管理是時代的要求

與紙質文件比較，電子文件主要具有以下幾個特點：

2.1電子文件不再是直觀的紙質文件，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，借助現代辦公設備就能閱讀利用，隨時隨地滿足查閱者所需的地質檔案信息。

2.2電子文件對系統的依賴性。電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。信息與特定的載體之間可分離。信息可操作性強，電子文件的信息可以流動。信息有易變性。而且不再受時間和距離的影響達到共享。

2.3電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同。它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。

3.檔案人員對電子文件“全程管理、前端控制”的必要性

根據電子文件的特點和管理要求，石油企業必須建立一套完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存的整個生命周期進行全程管理。電子文件的全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實現結果控制。體現在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統的設計和運行，管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在整個生命周期受到嚴密控制。全程管理是電子文件管理的基礎，前端控制是實現電子文件全程管理的重要保障。其必要性體現在以下兩個方面：

3.1前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。加拿大檔案專家特里庫克認為：“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用。”

3.2前端控制是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。電子文件管理系統不應是對手工管理流程的簡單模擬，而應該本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業務流程重構”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全過程中各個管理環節的重復、疏漏，從而達到功能合理，效率最高。

4.文檔一體化管理模式

電子文件—檔案一體化管理模式應采取先進的技術。以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門則以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里。在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其他服務器上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問，為石油企業提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

綜上所述，我們不難看出，檔案部門在積極參與電子文件管理的同時，應和技術部門、文件形成部門等各行各業人士密切配合，增強他們的檔案管理意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保文檔一體化管理工作順利開展，從而實現檔案信息資源共享。

(作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2008—01—26)