解決檔案現代化管理問題的對策

針對我國檔案信息計算機管理中存在的不足之處，我們要相應地采取以下措施：

1.研究制定總體規劃，加強宏觀管理

根據檔案現代化管理的要求，盡快地制定出我國檔案部門運用計算機進行自動化處理、管理的方向及戰略，制定一個周密、系統的檔案計算機管理標準，明確規定進行檔案整理、編目、自動檢索、自動統計、自動完成檔案館日常管理活動的目標和實施辦法。從整體規劃著手，開發通用性軟件。以減少差別。

2.實行檔案工作改革。制定可行的規劃

現代化技術的采用要求有與之相適應的管理體制和管理方法，如果將不斷進步的現代化技術束縛在一成不變的傳統管理體制和方法之中，是不可能充分發揮其效能的。提高檔案管理現代化的認識。增強技術能力。改變與檔案信息自動化管理不相適應的傳統工作手段與方法。

改革要以有利于檔案信息資源的開發，有利于現代化技術設備的應用，有利于提高檔案工作質量和效率，有利于節省人力、物力、財力的支出為原則，凡是不符合這一原則的機構、制度都應進行調整和完善，從而創造出新的高效化組織形式和管理方法。

3.積極組織力量進行技術攻關。重視檔案管理現代化通用軟件的開發和成果推廣

開發和研制通用性軟件，是節省經費、減少人力浪費的有效方法：另外，還要加強部門之間的交流和協作，避免軟件開發的低水平重復，及時地使檔案信息自動化處理和管理技術能夠得到推廣和普及。

4.電子檔案與紙質檔案應當并存

兩種不同載體檔案的特點，可以歸納為：紙質檔案便于長久保存，而利用不方便：電子檔案利用便利，但難于永久保存。鑒于這種情況，兩種載體檔案應并存，互相取長補短，真正做到既重視電子檔案。又能正確對待紙質檔案，但應注意兩種檔案的一致性，形成新形勢下檔案工作的新特點，充分開發各類檔案信息資源，為社會服務，使檔案事業在電子時代繼續得到全面發展。無論知識載體發生怎樣的變化，都需要檔案部門對一切知識的記錄進行收集，不能因電子文件的方便、快捷而忽視對紙質檔案的收集。

5.提高檔案管理人員的專業化素質就必須注重人才的培養

實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備，檔案管理手段越是先進，對檔案工作者的專業化素質要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業務，還要掌握現代化信息技術，熟練運用計算機來進行電子信息的制作、使用、維護和管理。否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統的規劃和設計。同時。還要加強外語知識的學習。培養具有開拓進取和創新意識的復合型人才。只有這樣，檔案管理人員才能立足于現代化技術陣地，為檔案的現代化管理開辟一條新出路。

另外，要建立起激勵機制，加強人才的培養，加快人才的成長速度，并讓這些人才穩定在檔案部門中，以建立起一支既掌握現代化科技知識與技能、了解檔案管理業務知識結構，又具有專業熱情，有為檔案事業做貢獻思想的檔案人才隊伍。

6.強化信息系統，維護檔案網絡安全

針對我國目前網上檔案信息資源開發工作存在許多缺陷的情況，各級檔案部門應積極更新思維，充分利用網絡通訊技術來改造現有的開發工作，積極建立自己的檔案信息網站或網頁，并且積極把本網站(頁)與其他國內外檔案網站(頁)進行鏈接，形成一個巨大的信息資源網絡開發系統，實現資源共享。為此。各級檔案行政管理機關要加強對網上信息資源開發工作的統一領導，組織制訂網上信息資源開發工作的規劃、目標、功能要求等。館際之間、館室之間應通力合作，組織協調。嚴守保密規定，實行科學管理，統一技術標準，統一檔案用語，建立檔案信息數據庫，建立檔案信息網絡。通過網上檔案信息資源開發，一方面，使檔案信息超越了時空的限制。擴大了利用范圍，為社會各界的利用工作提供極大便利；另一方面，也展示了自己，提高了檔案工作的地位，增強了人們對檔案工作的認識。與此同時，網絡技術飛速發展帶來的檔案信息資源網絡系統安全問題也層出不窮。每隔一段時間，國際權威組織CERT將公布大量的網絡漏洞，這些漏洞涉及操作系統、網絡設備、檔案應用軟件系統的最新技術。預防網上黑客攻擊。維護檔案信息數據庫的安全性、有效性。應積極采取授權訪問、拒絕非法訪問、安全監控、日志管理、病毒防范等有效措施。檔案信息資源網絡系統的安全程序是隨著時間的變化而發生改變的。因此。檔案信息資源網絡系統安全需要隨著網絡環境的變化和技術的不斷發展進行不斷的調整和加強。

(作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2008-01-26)