對河南省機關檔案工作認證標準的比較研究

2006年10月，河南省檔案局發布了《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》(豫檔[2006]54號)，原《河南省各級機關檔案工作定級升級試行辦法》和《機關檔案工作等級標準》(豫檔[1988]39號)同時廢止。本文從結構形式、內容設置等方面將新辦法與豫檔[1988]39號進行比較。

1.從文件適用范圍上

新辦法適用范圍增加了民辦非企業單位。這與國家現行體制相符合，體現了該認證辦法與時俱進的指導思想。

2.從文件結構上

(豫檔[1988]39號)標準分省直機關(70條)、市地直機關e60條)、縣(區)直機關(50條)檔案工作等級三個標準，三個標準中內容相似，結構獨立的等級標準共180條，造成篇幅冗長，結構零散，操作煩瑣。新認證標準將老標準合三為一，共分4個認證項目，40個條款，采用百分制，以分數的形式，規定了從高到低4個等級。省特級(96-100)為最高等級，其次-為省一級(91-95)、省二級(81-90)、省三級(70-80)。新標準具有結構嚴謹，語言簡練，操作方便。實用性強的特點。

3.從證書的管理上

機關檔案規范化管理認證等級證書是已通過認證單位檔案工作達到相應管理水平的標志，是檔案工作部門和檔案人員年度考核、評優評先和評聘專業技術職務的重要依據。因此在證書的頒發上，新辦法改原辦法等級證書由省檔案局、市檔案局或縣(區)檔案局分級頒發為省檔案局統一編制頒發，實行代碼制即一個省轄市一個代碼，增強了證書的權威性和防偽性。且新的認證等級證書規定有效期為五年，在五年內對不能保持認證等級標準的單位，令其限期整改。到期仍未達標的，作降級處理或收回等級證書：五年屆滿，從新組織復核，這樣就可以避免各級機關檔案管理水平的下滑，推動機關檔案工作健康持續發展。

4.從認證標準的認證項目設置上

新認證標準設置改原認證標準3個認證項目為4個認證項目，即改管理工作為檔案管理體制，業務建設為檔案業務(兩基)建設，檔案信息開發為檔案信息化建設，并將檔案提供利用單獨列出，不僅增加了信息化建設內容，而且突出了檔案的服務功能。認證項目名稱的改動，使得各項認證內容與認證標準更加貼切。

5.從認證標準的相關內容上

5.1新認證標準第一認證項目“檔案管理體制”中“組織領導”條款第1條。增加了每年至少召開一次檔案工作領導小組會，專題研究檔案工作，切實解決檔案工作的人員、經費和設備等問題。這一規定從制度上解決了多年以來困擾檔案工作者經費難的問題。第4條，增加了檔案登記、備案、年審工作及對違反《檔案法》案件，不報不處理的，不予認證的規定。這有利于加強法制觀念，增強《檔案法》的執法力度?！皺C構人員”中第7、8兩條對機構設置、人員調整都有嚴格要求；對人員素質、文化水平有較大提高。如第7條增加了配備與機關檔案工作相適應的專兼職檔案人員且保持相對穩定：調整檔案人員時，要全面清點室藏檔案數量；新老檔案人員交接工作時，在交接清單上簽字等規定。第8條規定檔案人員達到相應素質要求。大專以上文化程度達到80％以上(原標準為30％)等。

5.2新認證標準第二認證項目“檔案業務(兩基)建設”中“基礎業務建設”第11條中新增建立檔案保管應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案等工作制度，這對防止檔案發生突發性事故采取了預防機制。為保證各類歸檔文件齊全完整，新標準第14條對收發文登記本上沒有登記的黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和各種年度統計報表及人員編制名冊專門列出，以做重點關注、及時收集歸檔。

5.3新認證標準第三認證項目檔案信息化建設。為進一步加強檔案信息化建設。規定把檔案信息化建設列入單位電子政務規劃，實行文檔一體化管理，建立電子檔案管理數據庫。實現本系統檔案管理全部聯網或建有專業網站，用現代傳輸方式開展檔案業務指導，提高各級檔案管理人員的業務水平，實現信息資源共享。這一認證標準充分體現了檔案工作要適應科學發展觀要求，逐步實現檔案管理現代化，存儲數字化，利用網絡化。

5.4新認證標準第四認證項目檔案提供利用，本項目內對編制檢索工具、編研材料、檔案科研成果等條款的設置比原標準都有較高要求，更加重視檔案人員的綜合編研能力、歸檔文件材料的開發利用、檔案科研成果研究。取消了查準率、查全率這一模糊概念，對提供利用的服務水平及熟練程度有嚴格規定。通過這些條款的設置，從根本上改變了檔案人員坐等服務、你來我查的舊觀念，突出了檔案為經濟社會發展和機關各項工作服務的宗旨。

(作者單位：鶴壁煤業(集團)公司檔案室 來稿日期：2007—01—26)