從“大生檔案”看民營企業(yè)建檔

《山西檔案》2007年第二期上刊登了《大生檔案：來龍去脈、內(nèi)容、價(jià)值及其他》一文，讀后有頗多感慨，它對(duì)如何做好今天的民營企業(yè)建檔工作既有啟示。也有令檔案人深思的東西。

所謂“大生檔案”，是中國最早的民營紡織股份企業(yè)——大生紗廠的檔案。其內(nèi)容非常豐富，而且非常注重反映其細(xì)節(jié)活動(dòng)檔案的收集。“從現(xiàn)存的大生會(huì)計(jì)檔案可以看出，大生集團(tuán)的主要企業(yè)從平日收支的流水賬。到貨物進(jìn)出的物料賬、機(jī)料賬。到與用戶之間的往來賬，再到各種門類的分類賬和一年一度的總賬等，十分齊全、完整。”“甚至連購買一只燈泡、一副鉸鏈。都可在‘草流’中找到記載”。還有像“往來函件、股票存根、盈利分配留底等一般性文件”及“大生公司股東大會(huì)入場券近4500張、貿(mào)易牌價(jià)記錄單700余張，花紗布市行情單1200余張，各種紗布商標(biāo)近400張”，等等。再看現(xiàn)在的民營企業(yè)建檔，許多地方都頒布了《民營企業(yè)檔案管理暫行辦法》以及‘《關(guān)于在民營企業(yè)中開展規(guī)范化建檔的通知》，對(duì)規(guī)范民營企業(yè)建檔、劃定歸檔范圍、保管期限以及檔案分類都做了詳細(xì)的規(guī)定。這些辦法規(guī)定雖然對(duì)促進(jìn)民營企業(yè)建檔可能有一定的作用。然而。這些辦法規(guī)定是否科學(xué)是否符合實(shí)際需要就不好評(píng)價(jià)了。但是對(duì)照上述大生檔案。按照規(guī)定，現(xiàn)在的民營企業(yè)的這些檔案不是保存幾年后就被銷毀，就是不在歸檔范圍，不可能保存下來。大生紗廠是根據(jù)自己的需求來保存檔案的。他們?cè)跓o意中為社會(huì)保留了一個(gè)企業(yè)完整的歷史及細(xì)節(jié)。保證檔案的完整性不正是檔案部門追求的目標(biāo)嗎?了解歷史細(xì)節(jié)不正是社會(huì)學(xué)家和歷史學(xué)家所關(guān)注的內(nèi)容嗎?正如歷史學(xué)家茅家琦所說：大生檔案“對(duì)中國民族工業(yè)作量化研究方面，它是一份具有完整確切數(shù)據(jù)的資料。”反觀現(xiàn)在對(duì)民營企業(yè)建檔的規(guī)定能保證其檔案的完整性嗎?能留下民營企業(yè)的歷史細(xì)節(jié)嗎?民營企業(yè)檔案究竟應(yīng)該選留什么?怎樣選留?是不是應(yīng)該由民營企業(yè)自主決定呢?民營企業(yè)檔案管理的方式方法是不是也應(yīng)該由其自主選擇決定呢?檔案部門如果要有作為的話，是不是可以推薦幾種方法方式供其選擇呢?這是否應(yīng)引起檔案人的深思呢?

大生紗廠為什么能成為唯一留下系統(tǒng)完整、內(nèi)容豐富的中國近代著名的民族工業(yè)企業(yè)的檔案?這其中的原因是什么?也是值得檔案人深思的問題。按照《大生檔案》作者的說法是“張謇這位實(shí)業(yè)家非同一般的檔案意識(shí)”。“張謇在他的政治生活與實(shí)業(yè)活動(dòng)中，十分注意檔案材料的收集整理。張謇之子張孝若在為其父所作傳記《自序》中說：‘我父有許多實(shí)在的事業(yè)，他一生幾乎沒有一件事沒有一篇文字的’。這里所說的‘文字’，是指張謇親自或委托他人記述當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)貜堝澜?jīng)歷的各種活動(dòng)和所創(chuàng)辦的‘許多實(shí)在的事業(yè)’經(jīng)營、發(fā)展?fàn)顩r的原始檔案。發(fā)一份信函要秘書留下信底；拍一份電報(bào)也要把電文抄錄存檔；歷年、歷屆的大小賬目，更是分門別類加以整理。在張謇親自為大生一廠制定的《廠約》中明文規(guī)定：‘每日兩點(diǎn)鐘，各董集總辦處，考論花紗工料出入利弊得失，酌定因榮損益，由總賬房撮記大略，編為廠要日記以便存核。”這段介紹中，與其說張謇的檔案意識(shí)強(qiáng)，不如說是管理的需要，但是，這管理需要背后的動(dòng)機(jī)卻不得而知。在大生紗廠的年代。我國檔案學(xué)才處于萌芽生長階段，作為比較規(guī)范的檔案管理也只是在機(jī)關(guān)中逐步開展。在這種狀況下說民營企業(yè)家張謇有“非同一般的檔案意識(shí)”，實(shí)在有點(diǎn)牽強(qiáng)。因?yàn)椋凑宅F(xiàn)在檔案部門對(duì)民營企業(yè)檔案工作的說法，大生紗廠根本就沒有建立規(guī)范的檔案工作，只不過存有檔案材料，正需要檔案部門指導(dǎo)其建立規(guī)范的檔案工作。應(yīng)該說張謇并不是因?yàn)橛小胺峭话愕臋n案意識(shí)”才保存檔案的，張謇保存檔案應(yīng)該有其他動(dòng)機(jī)或需求。或是運(yùn)行機(jī)制或是外部環(huán)境的要求等。對(duì)此，檔案部門是不是應(yīng)當(dāng)做一個(gè)課題來進(jìn)行深入研究?要研究民營企業(yè)做好檔案工作的內(nèi)在動(dòng)機(jī)和動(dòng)力，只有對(duì)此“對(duì)癥下藥”，才能使民營企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。單靠檔案部門對(duì)其宣傳檔案工作的重要性來提高其檔案意識(shí)，恐怕不會(huì)有太大的效果。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)