檔案管理軟件的開發原則和系統設計

在信息化建設的熱潮中，隨著數據庫與網絡技術的不斷完善。很多單位由于受知識結構、經濟效益等因素的制約，在計算機輔助管理檔案的應用方面，走過了觀望、徘徊階段，都紛紛建設自己的檔案資料數字化管理與服務系統，促進檔案資料的數字化存儲與網絡化服務。這對提高檔案管理與服務水平具有十分重要的意義。

檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在從事政治、經濟、軍事、科學技術、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業務來說。包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質特性和根本價值，并運用各種方法利用檔案信息資源，使檔案的本質特性和根本價值得以充分體現。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉變過程。單位內部管理的文件種類繁多，規范性要求高，管理難度大。要對其進行科學、全面的管理，提高單位檔案的管理水平。確保管理體系的良好運行是一項非常重要的工作。

檔案管理是一項重要的基礎管理工作，涉及了單位所有部門。每個部門均可能產生檔案材料，檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統計、銷毀等。經過多年的發展。檔案管理已形成較嚴格的管理流程。檔案庫存比較規范。但由于文件、檔案數量較多，分類方式與組卷方式發生過多次改變，并且檔案所涉及的部門很多。各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄，它們之間缺乏一個統一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數據通常被封存在各部門的計算機上，造成工作的重復。增加出錯的幾率，因此管理有一定的難度。先進的管理思想要用先進的管理手段來實現。在激烈的市場競爭中，很多單位對文件的管理和執行提出了更高的要求。文件的管理是一項復雜程度高，操作嚴謹的工作，工作中的每點疏忽都可能對實際的生產、安全造成損失，因此運用網絡化、微機化的方式來實現單位內部文件、檔案管理的現代化具有重要意義。

1.檔案管理軟件開發原則

為保證設計目標的實現。結合用戶需求。基于Web的檔案管理系統的軟件設計遵循以下原則：

1.1實用性原則

軟件系統設計時要充分考慮技術人員與操作者的要求和建議，一方面要使軟件的人機交互界面友好。操作簡便；另一方面要滿足用戶的各種需求，盡量將用戶所要進行的操作包含在同一界面內，用戶所需的一些常用工具(如記事本、計算器等)也應包含在內。

1.2信息集成原則

強調系統中信息的一致和在其范圍內的共享。

1.3開放性原則

基于Web的檔案管理系統能夠適合于大多數的檔案管理，因而軟件內核與外界的接口應具有良好的通用性和可移植性，動態數據庫和靜態數據庫的數據結構、表結構、視圖結構都應遵循某種規則，程序編碼應盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標準文本以外的語句。系統必須支持各種主流。

1.4利用面向對象技術原則

在軟件開發過程中將綜合運用面向對象語言、面向對象的運行環境，也可以和結構化設計方法結合使用。

1.5可伸縮性原則

系統能夠根據檔案分類、整理規則的改變，在較長的時間內平穩地管理環境。

1.6高可靠性原則

系統要滿足高可靠性要求，服務器應有容錯、容災設計，保證數據的可靠性。

1.7易操作性原則

針對檔案管理及利用人員進行設計，操作上要盡量簡單，方便。

1.8安全性原則

安全性要求包括網絡、系統、應用和數據等方面，系統應提供全面的安全性措施。采用一定的技術并與相應的管理制度相結合，以保證系統安全運行。防止可能發生的錯誤：設置嚴格的權限管理體系，合理授予合法用戶權限，防止非授權用戶對系統的操作：充分考慮應用層的安全性，做好信息資源的訪問控制。檔案的上網利用對檔案的保密工作是個挑戰。檔案信息具有一定的機密性，在網上檔案資源的開發利用中必須有必要的限制。一般說來。與國家安全和利益、與社會秩序有關的檔案。或與集體、個人秘密有關的檔案，因其合法權益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此，急需制定政策，制定法律規程確定檔案的上網等級。如可根據檔案的保密等級(絕密、機密、秘密、內部)劃分出一定的開放范圍，規定一級(人事檔案、經營決策、地下管網、重要建筑、隱蔽工程等)保密的檔案不能上網；二級保密的檔案上內部網：三級保密的檔案才可上Internet網。對于二級保密的檔案可提供一部分的普通信息、目錄信息，以不造成泄密、經濟損失和損害技術人員的設計，同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。

2.檔案管理軟件的系統設計

設計階段的任務是通過綜合考慮所有的技術限制。以擴展和細化分析階段的模型。設計階段的目的是指明一種易轉化成代碼的工作方案。

2.1登錄設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸人名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確以開始系統或提示信息錯誤。

2.2檔案利用設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統。系統判斷是否正確，若正確則判斷所需檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，并選擇下載或瀏覽，系統將記錄借閱信息。

2.3檔案續借設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷是否能辦理續借，若能，則在續借后。修改借閱記錄并更新數據庫。

2.4檔案管理設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除檔案記錄。選擇增加或修改檔案記錄后提交給系統，系統更新：若選擇刪除則會讓檔案管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數據庫。

2.5檔案查詢設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷是否有滿足查詢條件的檔案存在，若存在則顯示信息。

2.6借閱管理設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除借閱記錄。選擇增加或修改檔案記錄后提交給系統，系統更新：若選擇刪除則會讓檔案管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數據庫。

2.7檔案統計設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷滿足統計條件的檔案是否存在，若存在則顯示統計結果。

2.8打印報表設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在執行打印預覽或打印報表。

2.9檔案銷毀設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，檔案管理員判斷檔案是否到期且無保存價值，若是則再次確認是否銷毀。確認后銷毀檔案，更新銷毀記錄和檔案數據庫。

2.10系統管理設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除用戶。選擇增加或修改用戶后提交給系統，系統更新；若選擇刪除則會讓系統管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數據庫。

2.11利用檔案權限審批設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，審批人填寫審批意見后提交。并更新審批記錄。

2.12修改口令設計

系統提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入新、老用戶名和密碼。輸入后提交給系統，系統判斷是否正確，若正確則提示修改成功。

3.檔案管理軟件系統設計原則

3.1層次劃分原則

單位的管理是分層次的，那么提供數據服務的數據庫也應該是分層次的，以便于適應管理的特點和要求。

3.2布局合理和分布存儲原則

為減少不必要的中間環節，減少數據傳輸，以提高系統效率。數據庫的布局遵循數據就近存放、就近使用的原則。按照這一原則，各基礎數據庫的分布基本與子系統保持一致，按分系統建立共享數據庫。

3.3合理冗余原則

允許部分數據重疊。在提高系統處理效率和能保證數據同步更新的前提下。允許部分數據重復存儲。

3.4完整性、一致性和正確性原則

數據的完整性是指數據庫系統能夠完整地反映整個管理信息系統的全部信息：數據的一致性是指各系統的關聯數據在進行處理時(如并發處理)可保證數據間的一致性：正確性是指存儲的數據和處理的結果是正確的。

3.5結構化、規范化和標準化原則

數據庫的建立要求統一分類和編碼，以支持內外信息交換和資源共享。數據采用SQLServer 20大型數據庫系統來處理本管理系統的數據。對于系統的安全應用設計，采用數據系統默認的規則進行處理。對表的定義中，主要突出表的名稱與含義、字段名稱、所表示的中文意思(中文含義)、字段類型、字段長度、數值型字段中小數點以后的位數(小數)、是否允許為空值(允許空值)、缺省值、是否作為表的主關鍵字段(主鍵)和是否作為外部關鍵字段(外鍵)等字段信息作為描述，相關聯表與必要注釋等內容說明。在表格中無值的單元格表明當前項目不具備該屬性。

3.6數據安全保密性原則

數據庫能提供安全保密措施和自動排除故障的恢復功能，以保證數據庫數據的正確性、有效性和可靠性。

3.7獨立性和可擴展性原則

數據相對于程序具有一定的獨立性，同時數據的結構能適應應用需求的變化。按照數據管理的整合性。根據數據管理規劃。整個應用系統構建一個數據庫，滿足應用系統對數據庫的要求，即設計的數據是為應用系統服務的。當然，數據庫也將反作用于應用系統。對于可派生的數據庫的其他應用不作描述。

(作者單位：鄭州市委黨校 來稿日期：2008-02-19)