《電子簽名法》對電子文件管理的影響

摘要：《電子簽名法》的頒布與實施，既為電子文件與檔案管理工作帶來了新的機遇也向檔案工作者提出了嚴峻的挑戰。因此，我們應該重新思考相關問題，從而使電子文件與檔案管理工作水平邁上一個新臺階。

關鍵詞：電子簽名法；電子文件；檔案工作

1.《電子簽名法》對電子文件的影響

1.1促使電子文件質量的提高和數量的劇增

2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》(以下簡稱《電子簽名法》)針對電子文件的弱點。提出了什么樣的電子簽名才是可靠的、穩定的，也就是電子簽名產生的電子文件的可靠、穩定性。文中明確規定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這說明國家對電子商務、電子政務的法律上的肯定，促使網上交易更頻繁。電子商務、政務得到了飛速發展。同時，對電子簽名的法律保障，還促使著各行各業的發展，對業界產生巨大影響，如銀行業、電子認證、網絡技術等。電子簽名廣泛的應用。使人們更容易擺脫紙質文件的約束，更頻繁地利用互聯網從事網上購物、網上付款、網上申請、網上申報關稅等一系列日常活動。可以預見，有了法律保障的電子簽名而產生的電子文件，必然遠遠多于此前，質量也得到極大的提高。

1.2解決了電子文件法律效力的認可問題

《電子簽名法》的頒布和實施，從根本上認可了民事活動中產生的各類電子簽名、數據電文(包括各類電子文件)具有法律效力。《電子簽名法》第三條規定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數據電文。當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力”。第七條規定：“數據電文不得因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用”。由此可見，電子文件無論是其介質形式上還是內容上都具有法律效力，電子文件等各類數據電子作為證據使用有了法律依據。這將使人們更加信賴電子簽名所產生的電子文件，更加放心的使用電子簽名，從而在另一方面促進電子簽名法律地位的完善和發展。

1.3確保了電子文件的原始性，真實性，完整性，安全性等

1.3.1檔案的原始性是區別于圖書、資料的根本屬性，也是檔案部門鑒別檔案的工作內容和鑒定檔案價值的主要依據。檔案的原始性包括兩層含義：一是指檔案本身是原件：二是指檔案所含的信息的真實、完整。在傳統檔案條件下載體和信息的不可分離性，使原件和原始性基本沒有多大區別，一般情況下，如果保證了原件，原始性也就自然得到保證。但是對電子文件而言，由于其自身信息與載體的可分離性、信息的易變性、動態性和可操作性等，使得人們對電子文件原始性的認定更多地轉向對載體所含信息是否真實和沒有被篡改的考察。而電子文件的真實性則是指文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移后依然保持不變、與形成時的原始狀態一致。《電子簽名法》第二章第五條就對電子簽名的原始性作了明確規定：“符合下列條件的數據電文，視為滿足法律、法規規定的原件形式要求：(一)能夠有效地表現所載內容并可供隨時調取查用；(二)能夠可靠地保證自最終形成時起，內容保持完整、未被更改。但是，在數據電子上增加背書以及數據交換、儲存和顯示過程中發生的形式變化不影響數據電子的完整性。從根源上確保了電子文件的原始性。”

1.3.2真實性是指電子文件的內容信息真實、可靠。《電子簽名法》從多方面對電子簽名、數據電文的真實性進行了規定。第二章第八條“審查數據電文作為證據的真實性，應當考慮以下因素：(一)生成、儲存或者傳遞數據電文方法的可靠性；(二)保持內容完整性方法的可靠性；(三)用以鑒別發件人方法的可靠性；(四)其他相關因素。”第三章第十三條則規定符合下列條件的，視為可靠的電子簽名。即“(一)電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有：(二)簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；(三)簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現：(四)簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現：”也就是保障電子簽名的真實性，電子簽名首先應屬于電子簽名人專有，被他人盜用或不屬于電子簽名人專有就不能表達簽名人的意思或意愿，簽名自然就無效。其次。簽署后的電子簽名、數據電文的內容和形式的改動沒有被發現，必將使電子簽名產生了虛假性。而《電子簽名法》對電子簽名的規定則保證了相關形成的電子文件內容信息上的真實、可靠。

1.3.3完整性是電子文件價值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損、遺漏等。電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔應實行全程管理。才能保證管理工作的連續性和電子檔案的質量，確保其信息的完整性。《電子簽名法》對于包括電子文件在內的數據電文滿足法律法規規定的完整性的規定為：“包括內容、格式(結構)和背景信息等保持完整。”

1.3.4《電子簽名法》中還對電子文件的其他特性做了規定。如有效性：“能夠有效地表現所載內容并可隨時調取查用”，可識別性：“能夠識別數據電文的發件人、收件人以及發送、接收時間”。為了從源頭上確保電子文件的真實、完整、安全，文中還規定了“電子簽名人向電子認證服務提供者申請電子簽名認證證書，應當提供真實、完整和準確的信息”，“電子認證服務提供者簽發的電子簽名認證證書應當準確無誤……內容在有效期內完整、準確”等。總之，電子文件有了法律效力的保障后，將在很大程度上消除網絡信用危機。它一方面防止了電子文件在傳輸過程中被他人篡改、增刪等違背當事人意愿的行為，另一方面也避免了電子文件發送者不承認或隨意修改，保證了電子文件的真實完整有效，也使電子文件、電子檔案管理部門工作效率得到了很大的提高。

2.《電子簽名法》對檔案工作的影響

2.1有利于電子文件的收集、整理工作

在紙質文件中，我們主要收集文件的原件、原稿等具有原始記錄的材料，而電子文件出現以后，我們難以用原來的標準來收集電子文件。電子文件具有信息易變性的特點，說明電子文件在計算機中能隨時修改，隨時復制，而且沒有留下任何痕跡，儲存在計算機中的文件可以隨時隨地利用，人們很難給電子文件和電子檔案劃分明顯界限。《電子簽名法》規定“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名。當事人約定使用電子簽名的文書，不得僅因為其采用電子簽名的形式而否定其法律效力。前款規定不適用下列文書：(一)涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的：(二)涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的；(三)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業服務的；(四)法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形。”因此。我們在收集、整理電子文件之前，應首先了解《電子簽名法》中這方面的內容，對規定不具有法律效力的電子簽名產生的文件就不能采用，從而確保有效的收集、整理到有價值的電子檔案。

2.2有利于電子文件的保存工作

紙質檔案需要專門的檔案館來保存，占地面積非常多，而電子文件是計算機上產生，在計算機系統上保存，對計算機系統的依賴性很高。《電子簽名法》第二章第六條中“符合下列條件的數據電文，視為滿足法律、法規規定的文件保存要求：(一)能夠有效地表現所載內容并可供隨時調取查用：(二)能夠可靠地保證自最終形成時起，內容保持完整、未被更改；格式與原始狀態相同；(三)能夠識別數據電子的發件人、收件人以及發送、接收的時間。”它用法律的形式規定了電子文件具有保存價值，因而我們在對電子文件保存方式上可以以《電子簽名法》規定的文件保存要求為參考依據，在保存電子文件時既要符合上述條件，又要確保人力、物力的節約，特別是減少占地空間。而電子文件計算機保存、磁質、光盤等保存方式都能符合上述條件。因此，這使我們能更大膽使用這些保存方式。既方便又節省空間。

2.3有利于電子文件的開發利用

提供利用是檔案工作的根本目的。電子簽名中電子文件的產生是無序的，而滿足人們需要的文件信息則是有序的，開發利用工作的基本任務就是解決文件形成無序和利用有序之間的矛盾。大量的電子文件都是正在實施的、現行的、社會公眾急切需求的信息，需要整合為一個利民、親民、便民的、具有權威性、嚴謹性的、數據量大的、統一的電子文件發布平臺和公共政務資源數據庫，供社會公眾查詢利用。

《電子簽名法》雖然沒有直接寫明什么文件才能作為檔案來利用。怎樣利用。但是縱觀全文，它還是表明了對電子文件的開發利用的影響。電子簽名法的意義就在于，將客觀事實通過法律規定轉化為“法律事實”。盡管在有些時候，客觀事實并非如此，但只要符合電子簽名法及其配套法規的規定，仲裁和司法機構就可以對電子文件的法律效力加以確認。《電子簽名法》對電子簽證雙方的權利與義務做了規定，在電子簽名行為完成后。所形成的電子文件、電子檔案對雙方以后的行為具有憑證的作用，如某一方違反了法律或者法規規定，另一方必然以這些電子文件為法律依據或者憑證來追究對方的法律責任。因此，我們在做好電子文件的收集、整理、保管工作后，還要加強電子文件的開發利用工作，積極地為社會提供服務。