關于“文件與檔案雙重價值論\"的背景資料

王先發在《檔案管理》2007年第1期發表文章，對“文件與檔案雙重價值論”提出了“困惑與思考”，我認為是必要的，也是有意義的。我這里做幾點說明，也可以算作給大家提供點背景資料。

1.1 1982-1984年間，我與和寶榮共同主編《檔案管理學基礎》教材，當時寫第一章第三節第三部分“檔案發揮作用的規律性”第一個問題“檔案對機關的作用和社會作用的雙重性”時指出：“檔案作為機關工作和生產的必要條件，在一定時間內，首先是它的形成機關最需要查考利用，社會上其他機關利用的需要并不突出。檔案對于檔案形成者的這種作用，是檔案形成者積累和保存檔案的主要動力。因此，檔案對于檔案形成者的首要作用，構成了檔案的第一價值。”“作為黨和國家的財富，檔案的長遠作用又不只限于一個機關……社會上各個機關和個人，都需要利用……有關的檔案……檔案對于檔案形成者以外的這種社會作用，構成了檔案的第二價值。”“因此，必須處理好檔案的第一價值和第二價值、局部和整體、當前和長遠的關系。”與此同時，黃坤坊等翻譯的美國謝倫伯格著《現代檔案——原則與技術》譯稿要我看，此書曾經多人翻譯。發現“primary value”有“第一價值”和“原始價值”兩種譯法，相應的“secondary value”也有“從屬價值”和“第二價值”兩種譯法。經查多部英漢詞典，如上海人民出版社1975年出版的《新英漢詞典》、遠東圖書公司1977年印行的《遠東英漢大辭典》、牛津大學出版社1978年出版的《現代高級英漢雙解辭典》等。覺得兩種譯法均可。為了避免與我國對檔案雙重價值認識中“第一價值”與“第二價值”相混，經征得有關譯者同意，此書于1983年12月由檔案出版社出版時統一使用“原始價值”和“從屬價值”兩詞。

1.2 1986-1990年間編纂《檔案學詞典》時，編寫“第一價值”和“第二價值”兩詞釋文的主導思想是要明確這是指“檔案”的價值。雖然第一價值和第二價值并不是曾三說的，但其思想的來源是曾老的歷次講話、報告和文章，因此釋文中僅指出：“檔案對于檔案形成者(機關)的首要作用和首先歸檔案形成者(本機關)所有和利用的思想，在我國，曾三于1961年首先提出。”“檔案對于檔案形成者(機關)以外國家、社會的重要作用以及重要檔案最終必須歸檔案館保存的思想，在我國，曾三于1955年首先提出。”并不像“原始價值”和“從屬價值”的釋文中除了指出“文件對其形成機關的使用價值”和“文件對其他機關和個人研究者的使用和研究價值”外，專門分別明確指出是“美國檔案學家謝倫伯格首次提出并使用此概念”。編寫“原始價值”和“從屬價值”兩詞釋文的主導思想是要明確這是指美國人提出的美國人理解的“文件”和“文件價值”。那么，為什么要指出“亦譯‘第一價值’”和“亦譯‘第二價值一’”，不是與檔案的“第一價值”和“第二價值”相混了嗎?《現代檔案——原則與技術》中文版出版之后。許多人并不在意書中已統一使用“原始價值”和“從屬價值”兩詞，而在寫文章和編書中論及謝倫伯格的文件雙重價值時仍喜歡用“第一價值”和“第二價值”。出于無奈，只好在“原始價值”中標明“亦譯‘第一價值一’”，“從屬價值”中標明“亦譯‘第二價值’”。

1.3 2003年我在撰寫《談談“文件論”》一文時。曾有以下一段文字：“文件的產生是為了履行法定職責或處理事務的現實目的，簡而言之。就是人們辦事的一種工具，它本身成為組織或個人履行法定職責或處理事務(也就是人們常說的“社會活動”)的組成部分。正在實現現實目的的文件，通常也稱為‘現行文件’。例如，某機關發出數十份開會通知，這些《通知》就是某機關履行法定職責而制作的文件，在這些文件中記錄了有關舉行此次會議的各種信息，告知相關機構和人員。有關機構收到這份《通知》后，就要研究由誰出席會議，決定出席會議的某人就拿了《通知》去開會。制作、發出和研究《通知》，本身就構成了舉行會議這項活動的組成部分。以上這些就是制作這份《通知》的目的和所起的作用，也就是這份《通知》文件的第一價值。當會議舉行以后，散會了。召集會議的機關或派員參加會議的機構認為這份《通知》沒有用了，就可以列入銷毀的文件中。如果這個會議特別重要，這份《通知》中又包含了有關會議的重要信息，它就成為舉行某重要會議這一歷史事件的見證，同時對今后舉行類似的會議有參考作用，這就產生了除制作該《通知》的目的和所起現行作用以外的一種作用，這就是它的第二價值。由于文件有了第二價值，應歸檔保存，也可以稱為有了檔案價值，這份《通知》就成了檔案。”“上面提到了文件的第一價值和第二價值的問題，我想借此說明一點，這與檔案的第一價值和第二價值是不同的。實際上這是兩個層次的事，首先文件的價值分為第一價值(制作文件目的的實現以及所起的現行作用)和第二價值(即文件的保存價值、檔案價值)，其中的第二價值再分為第一價值(檔案對于檔案形成者所具有的利用價值)和第二價值(檔案對于檔案形成者以外的組織或個人所具有的利用價值)。”當時這么寫的本意，只是想根據我們(不是美國人)對文件、檔案及其相互關系的認識闡明文件的雙重價值和檔案的雙重價值。當我把稿子征求其他同志意見時，有一位同志在稿子邊上寫了如下一段文字：“因為大家習慣謝倫伯格說的文件的第一價值和第二價值，《檔案管理學基礎》有檔案的第一價值和第二價值，這里又出現了兩個第一價值和第二價值，太復雜了，幾句話說不清楚。以不說為好。”我采納了他的意見，該文于第二年發表時刪去了以上有“下劃線”的文字。

以上三點背景資料，如果對研究文件與檔案雙重價值論有用，請予以刊用，供大家參考。