如何編制移交進(jìn)館檔案的館編件號(hào)

件號(hào)是歸檔文件排列的順序號(hào)，分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。《河南省檔案局<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》)對(duì)室編件號(hào)的編制有明確要求：“按不同保管期限依文件排列順序每年都從“1”開始編制。在同一保管期限內(nèi)，類目與類目之間件號(hào)可以連編”。盡管《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》)和《實(shí)施細(xì)則》對(duì)館編件號(hào)的編制未作具體規(guī)定，但省局一直主張延續(xù)過去的方法編制進(jìn)館檔案的館編件號(hào)。在實(shí)際工作中，各個(gè)檔案館對(duì)此有許多處理方法，歸納起來主要有兩種：一是檔案館對(duì)實(shí)施《規(guī)則》后立檔單位移交的以“件”為單位整理的檔案，實(shí)行新的編號(hào)方法，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)＋保管期限＋件號(hào)＋頁(yè)數(shù)。進(jìn)館檔案的件號(hào)在一個(gè)全宗同一保管期限內(nèi)拉通重編，從1開始按年度先后實(shí)行大流水編號(hào)。二是檔案館對(duì)立檔單位移交的以“件”為單位整理的檔案，采用年度大流水的編號(hào)方法，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)＋保管期限＋年度＋件號(hào)＋頁(yè)數(shù)。進(jìn)館檔案的件號(hào)在一個(gè)全宗同一保管期限同一年度內(nèi)拉通重編，從1開始實(shí)行流水編號(hào)。

針對(duì)袁萍提出的“歸檔文件實(shí)體與室編件號(hào)一致，是否必須填寫每件文件的館編件號(hào)”問題，筆者認(rèn)為，主要是看進(jìn)館檔案館編件號(hào)的編制方法。若采用第一種方法，進(jìn)館檔案的館編件號(hào)與室編件號(hào)編制要求是不同的，檔案館應(yīng)對(duì)進(jìn)館檔案重新編制館編件號(hào)。若采用第二種方法，進(jìn)館檔案的館編件號(hào)與室編件號(hào)編寫要求是相同的。為了減輕工作量，檔案館不必重新編制館編件號(hào)，可把進(jìn)館檔案的室編件號(hào)作為館編件號(hào)，但須在檔案盒脊館編件號(hào)位置直接填寫室編件號(hào)，并在備考表中作說明。室編件號(hào)和館編件號(hào)是歸檔章的必備項(xiàng)目，在進(jìn)行檔案著錄時(shí)即使兩者內(nèi)容完全相同，也不能缺省任何一項(xiàng)。

針對(duì)袁萍提出的第二種情況，即發(fā)生由于抽出、補(bǔ)入等，造成歸檔文件實(shí)體與室編件號(hào)不一致情況時(shí)，檔案館是否需要重新編制進(jìn)館檔案的館編件號(hào)的問題，筆者認(rèn)為因室編件號(hào)不能完全反映檔案的排列位置，無論采用那種編號(hào)方法，檔案館都應(yīng)依據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則及件號(hào)編制辦法，對(duì)進(jìn)館檔案按實(shí)體順序重新編制館編件號(hào)。

《規(guī)則》以圖例的形式對(duì)歸檔文件目錄的一般格式進(jìn)行了說明。立檔單位可以根據(jù)需要，在一般格式的基礎(chǔ)上，確定歸檔文件目錄的具體格式。按照這一要求，筆者基本贊同袁萍和同行“為使歸檔文件目錄與歸檔章項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)，在實(shí)際工作中我們將歸檔文件目錄增設(shè)了兩項(xiàng)”的做法。同時(shí)，建議新縣檔案局將此格式的歸檔文件目錄推廣到屬于該縣檔案館接收進(jìn)館范圍的所有立檔單位，為統(tǒng)一進(jìn)館檔案的歸檔文件目錄格式奠定基礎(chǔ)。

另外，根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》第三十五條“全省原則上采用豎式歸檔文件目錄”的規(guī)定，筆者建議進(jìn)館檔案的歸檔文件目錄不要橫排。

(作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處)