關于基層檔案局（館）信息化建設整體跟進問題的思考

檔案信息化建設作為檔案學界和檔案工作部門的熱點話題，已炒叨十多年了。期間，學界的著述與研究成果和來自業(yè)界一線的個案分析與成功經(jīng)驗，雖然有效地指導和推動了檔案部門的信息化建設，但為數(shù)眾多的市縣級檔案局(館)信息化建設的現(xiàn)狀卻不容樂觀。面對2008年5月1日將要實行的《中華人民共和國政府信息公開條例》，冷靜思考、準確定位基層檔案局(館)信息化建設整體跟進的問題已迫在眉睫、刻不容緩。

1 整體跟進問題的客觀存在

筆者之所以提出基層檔案局(館)信息化建設整體跟進的問題，是基于多數(shù)基層檔案局(館)信息化建設現(xiàn)狀與國家信息化工作戰(zhàn)略轉型的巨大反差而引發(fā)的。

1.1 高層動態(tài)。近幾年。黨和國家先后出臺了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》、《關于加強信息資源開發(fā)利用工作任務分工的通知》、《2006至2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》、《中華人民共和國政府信息公開條例》等一系列涉及國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略、信息資源開發(fā)利用、電子政務建設的重要文件，這標志著我國的信息化建設已開始“從信息技術階段轉向信息資源階段，從基礎設施建設階段轉向深入應用階段，從數(shù)量建設階段轉向質量建設階段，從粗放配置階段轉向追求效益階段”。為貫徹落實上述文件精神和“四個轉向”的要求，國家檔案局與國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動了檔案信息資源開發(fā)利用試點工作，在全國選擇了16個試點單位，確定了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻基礎信息庫建設、檔案信息資源社會化服務等六個方面的主題。這項工作是國務院信息化工作辦公室第一次聯(lián)合業(yè)務部門開展的信息資源開發(fā)利用工作試點，是貫徹落實國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的一項重要舉措。這充分說明了國家對檔案部門信息化建設是非常重視的，也標志著檔案部門的“金檔工程”從宏觀上已步入了快車道，

2007年1月17日國務院第165次常務會議通過的，并將于2008年5月1日實行的《中華人民共和國政府信息公開條例》，明確檔案館是政府信息公開的重要場所之一，這意味著國家對檔案館開放檔案信息提出了更新更高的要求。

2007年4月27日，國家檔案局召開全國電子文件中心建設經(jīng)驗交流會，楊冬權局長在講話中強調，電子文件中心建設要與數(shù)字檔案館建設相結合、電子文件管理工作要與檔案信息資源開發(fā)利用工作相結合，進而帶動檔案信息化建設水平整體躍升。

2007年9月27日至28日，國務院信息化工作辦公室會同國家檔案局聯(lián)合召開檔案信息資源開發(fā)利用試點工作總結大會，推廣試點工作經(jīng)驗，進一步部署和推進全國的檔案信息化建設工作。

由上可知，高層對檔案信息化建設極為重視，并把其作為國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，有條不紊地全力推進之。

1.2基層現(xiàn)狀。基層檔案部門，尤其是中西部地區(qū)的多數(shù)市縣級檔案局(館)檔案信息化建設由于各種歷史原因和區(qū)域經(jīng)濟因素的制約，始終是步履維艱，長期徘徊于有名無實的初期階段，與國家信息化工作戰(zhàn)略轉型的大趨勢形成巨大的反差，

1.2.1 觀念淡漠。不少縣級檔案局(館)對當前檔案信息化建設大發(fā)展的戰(zhàn)略機遇期無動于衷、漠然置之，對檔案館的發(fā)展方向不很明確，很少或幾乎沒有系統(tǒng)考慮過檔案信息化的實現(xiàn)途徑、實現(xiàn)方式等問題。其主要原因，一是基層檔案部門決策層的現(xiàn)代化管理知識嚴重匱乏，對檔案信息化建設的內涵知之甚少，不知從何著手。二是“巧婦難為無米之炊”的傳統(tǒng)觀念根深蒂固，導致“臨淵羨魚”的熱情有余，“退而結網(wǎng)”的開拓意識不足，所以常做“望洋興嘆”狀，而很少考慮充分利用現(xiàn)有設備盡可能多做一些諸如著錄標引、數(shù)據(jù)錄入等前期技術準備工作。

1.2.2職責錯位。檔案信息化建設內容新、要求高、任務重，僅就檔案信息管理手段現(xiàn)代化而言，其前期技術準備工作，諸如標引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等相當艱巨，然而，縣級檔案館的同志卻無暇顧及。一是由于局里行政編制偏少，人員嚴重不足，不得不把檔案館里的同志長年安置在局里的工作崗位上。二是被明確為做檔案館工作的同志，往往是上半年甚至更多時間由局里統(tǒng)一安排搞文件歸檔或突擊其他業(yè)務工作。從而致使做館內業(yè)務工作的人員職責嚴重錯位，對浩繁的檔案信息管理現(xiàn)代化的前處理工作心有余而力不足。

1.2.3經(jīng)費不足。長期以來，經(jīng)費始終是制約經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)基層檔案局(館)發(fā)展的關鍵因素。由于經(jīng)費奇缺，一些基層檔案局(館)只能配上1臺空調、1臺去濕機、1臺微機……這種“一”字型配置與維護檔案的完整與安全和檔案信息資源開發(fā)利用工作的實際需要相差甚遠(我們這里的經(jīng)濟形勢在省內算是較好的，然而13個縣級檔案局館在2000年時僅有計算機23臺，其中1個縣0臺，6個縣1臺，5個縣2臺，1個縣3臺。目前13個縣級檔案局館共配置微機33臺，少者仍是1臺，僅有1個縣達到了4臺。去年，我們要求各檔案館必須配置掃描儀，目前僅有6個檔案館各有1臺)。

1.2.4人才奇缺，基層檔案局(館)，尤其是縣級檔案局(館)，科班出身的檔案專業(yè)和計算機專業(yè)的人員極少，既懂檔案專業(yè)又懂信息管理技術，能夠駕馭現(xiàn)代化設備的復合型、創(chuàng)新型人才更是奇缺，這也是制約基層檔案部門檔案信息化建設進程的重要原因之一。

1.2.5本末倒置。不少基層檔案館僅有的1臺微機，也不能完全用于檔案信息管理現(xiàn)代化的前處理工作，更不用說利用微機與其他設備鏈接，組建檔案實體現(xiàn)代化管理系統(tǒng)了。例如，某縣檔案館1993年購置微機以來，僅輸入檔案著錄條目萬余條，大部分時間是作為打字機，以創(chuàng)收為目的對外服務，這顯然相悖于當初上級檔案部門要求配置微機的初衷。另一種現(xiàn)象是，由于缺乏檔案管理現(xiàn)代化知識，缺乏周密思考和整體部署，讓微機操作人員辛辛苦苦打印的館藏重點檔案全宗的全引目錄和一些必須打印的編研材料等，僅僅是輸出一份打印件，而不知存盤，導致本應一舉兩得的事卻丟了大頭，得了小頭。

由上可知，基層現(xiàn)狀與高層要求的差距是顯而易見的。如何使基層檔案部門的信息化建設與國家信息化建設戰(zhàn)略同步發(fā)展，解決其整體跟進問題已成為一項重要而緊迫的任務。

2 整體跟進問題的初步想法

解決基層檔案局(館)信息化建設整體跟進問題，除了進一步解放思想，轉變觀念，提高認識，強化學習，增強使命感和責任感，加大組織領導和統(tǒng)籌協(xié)調的力度，抓緊引進和培養(yǎng)專門人才，努力解決所需經(jīng)費、設備外，就具體業(yè)務工作而言，有以下幾點不成熟的想法：

2.1組建隊伍，科學規(guī)劃。凡事預則立，不預則廢。基層檔案部門的檔案信息化工作進展緩慢及其存在的不平衡性、無序性與缺乏總體部署，專職人員有著直接關系。因此、組建一支素質精良的專職干部隊伍，進行科學規(guī)劃、整體設計、統(tǒng)籌協(xié)調是加快基層檔案部門信息化建設整體跟進問題的當務之急，首先由省級檔案行政管理部門牽頭，吸收全省檔案部門和高校頂尖級的專家組成檔案信息化建設領導小組。在對基層檔案局(館)檔案信息化建設的現(xiàn)狀與問題進行認真調研的基礎上。制訂出一個切實可行、操作性強的總體方案及相關標準，以宏觀指導結合強制執(zhí)行的方式以一貫之。其次，為確保基層檔案局(館)檔案信息化工作落到實處，還必須責成各基層檔案局(館)固定1至3名業(yè)務骨干專門從事檔案信息化工作，如有必要，在特定時期內，各檔案館明確的專職人員暫時可由省檔案信息化建設領導小組直管，從根本上解決“職責錯位”問題，使其專職專責，保質保量地完成總體規(guī)劃中各階段的目標任務。

2.2明確任務，統(tǒng)一標準。這里所說的標準并非指檔案信息的采集、存貯、管理和網(wǎng)絡平臺及軟硬件方面的標準化，因為這些技術標準是整體方案中應有的必備內容。筆者認為制約基層檔案部門信息化建設的“瓶頸”之一是館藏檔案信息的前處理工作，因此，責成各基層檔案局(館)盡快建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫應是解決整體跟進問題的首要任務。眾所周知，基層檔案館的館藏內容除一少部分歷史檔案、地方特色檔案有所區(qū)別外，其他檔案內容原則上講基本相同，這一客觀事實使全省乃至全國各基層檔案館建立名稱統(tǒng)一、標準統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫成為可能。為此，省級檔案行政管理部門應明確轄區(qū)內各基層檔案館應建數(shù)據(jù)庫的任務與順序，限期完成。

2.3精心指導，優(yōu)質服務。基層檔案部門的信息化建設能否順利地整體跟進與省檔案信息化建設領導小組的協(xié)調指導、技術服務有著密切關系，省檔案信息化建設領導小組應依據(jù)總體方案的時間表，適時對各檔案館確定的信息化建設專職人員進行專指性的培訓，定期進行專題檢查與指導，提供技術服務，力求不走或少走彎路。依據(jù)事先制訂的考評細則。及時對各檔案館階段性成果進行認真負責的考評驗收，確保各檔案館所建數(shù)據(jù)庫的數(shù)量與質量符合相關技術標準。

總之，由省級檔案行政管理部門統(tǒng)一制訂轄區(qū)內基層檔案部門的信息化建設總體方案及一系列規(guī)范與標準并負責具體的組織實施工作是基層檔案部門信息化建設整體跟進的保障：基層檔案部門盡快完成符合標準的各類數(shù)據(jù)庫的建設是整體跟進的關鍵。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)