上市企業檔案管理存在的問題及其對策

上市企業是指在國家逐步推行現代企業制度和社會主義市場經濟逐步建立的過程中，深化企業改革，建立現代企業制度。其核心問題是明晰產權，即通過企業資產評估，建立國家控股，投資主體多元化的股份有限公司或有限責任公司。上市企業檔案與其他企業檔案基本相同，主要分為四個部分：技術知識檔案，是企業生產要素之一，能給企業帶來經濟利益，包括產品科研檔案和基建檔案、經營管理技術檔案等；經營記錄檔案，包括營銷賬目、憑證、報表等會計檔案；特有權利檔案，包括國家給予企業優惠政策權檔案、商標檔案、商譽檔案、知識專利檔案、房地產檔案等；基礎類檔案，指企業在日常管理中形成的黨群工作類、行政管理類、干部職工類等檔案。

一、當前上市企業檔案在管理方面存在的問題

1、公司重業務輕管理的現象普遍存在，不少企業檔案工作尚未規范化。相對于行政事業單位，上市企業的檔案工作受法律約束和行政監督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業在實際操作中，企業產權制度的改革必然引發企業重視固定資產、流動資產、債權債務等有形資產的評估，而對企業品牌、商標、專利、生產技術等無形資產則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產的檔案及其價值，在資產評估中多數沒有作為一項內容來認真對待，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。這就給上市企業檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。

2、企業沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責任心不強，專業心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據不完全統計，目前，我國共有上市企業近兩千，其中， 20%的上市企業無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業未建檔案室。

3、沒有建立切實可行的檔案管理辦法。制度不合理，檔案管理制度形同虛設的現象屢見不鮮；有一家上市企業，各業務部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現在以下幾個方面：一是業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。

4、各企業檔案資料的歸檔和保管不統一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經營成本。

5、檔案管理極不規范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領導不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、檔案管理的技術手段跟不上形勢發展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業的檔案管理混亂。實際上是給企業利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規經營制造條件。例如：個別機構就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業在經營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現象，都與檔案管理不規范有關。這些已經給我們敲響了警鐘。可見，加強上市企業檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規范企業經營行為的有效手段。內部控制是上市企業風險防范的第一道防線，只有切實提高企業內部控制水平才能從根本上防范化解企業的經營風險。上市企業檔案管理的好壞是企業內控水平好壞的直接體現。從一個企業的檔案管理情況可以從一個側面反映企業的內控管理水平。也就是說，加強檔案管理，可以使企業建立風險事前防范、事中控制、事后監督及糾正的動態過程和機制，有助于為防范化解企業風險提供根本保證。

二、規范上市企業檔案管理模式的有效措施

1、解決檔案的歸屬問題

目前，不少大中型企業在建立現代企業制度中，由于產權出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產的共有權，也就是說，多元化的投資主體對企業檔案同樣存在一種資源共享權，企業產權雖然出售了，但企業檔案資產歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規定。這一問題在破產企業拍賣中，表現尤為突出。具體對策：檔案部門應轉換機制，轉變職能打破原有管理模式，強化檔案工作的現代化管理；建立健全上市企業的資產管理體系。即企業改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變為混合型的所有制形式。國家控股的股份企業，檔案資產的所有權以國有為主體；國有企業進行股份制改組前后形成的檔案應分別構成全宗。

2、拓寬歸檔范圍

目前不少企業依舊按原來工業企業十大分類規定的內容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現代企業制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業在產權制度改革中進行資產評估、產權界定、行使、交易、保護等活動中產生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。針對這些問題，檔案部門應擴大歸檔范圍，增加歸檔內容，增加股份制企業檔案部門庫存種類的信息。

3、控制檔案流失

在企業改革過程中，由于檔案資產觀念淡薄，管理不善，導致國有檔案資產流失現象時有發生，有的未經申報評估就將檔案資產無償轉讓，有的雖然評估，卻忽視其收益的市場價值，只重視檔案資產的賬面成本價格，造成價值低估等現象。具體對策：組建檔案資產評估機構。不僅要把檔案資產作為企業有形資產和無形資產價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產自身價值的評估，從而使企業和國家的權益不受影響，杜絕國有資產的流失。檔案資產評估具有專業性、特殊性、復雜性等特點，必須組建專門的檔案資產評估機構。

4、提高檔案管理意識

在文件、圖紙、資料等轉化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業進行了大量人力、物力的投資。但是在企業產權改革中，有些地方對檔案資產的管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產的開發利用效益沒有充分發揮出來。沒有認識到檔案作為有形資產和無形資產的原始憑證和記錄，其本身就是企業資產的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規范管理工作，引起領導的極大關注，贏得社會各界的大力支持和監督，為檔案工作的順利推進創設良好的氛圍。

作者單位：中國保監會