神圣的使命 共同的夢想

第29屆奧林匹克運動會組織委員會（以下簡稱北京奧組委）成立于2001年12月13日，承擔著北京奧運會和北京殘奧會各項籌辦任務的組織工作，目前下設秘書行政部、總體策劃部、國際聯絡部、新聞宣傳部、場館運行部、開閉幕式工作部等29個部門。

秘書行政部作為北京奧組委重要的職能部門之一，設有綜合、秘書、會議、城市聯絡、行政和機關保衛6個處室，工作職責是為奧組委領導服務、為奧組委機關各職能部門服務，為競賽場館和非競賽場館服務，承擔著當好參謀助手、公文辦理運轉、各類會議組織、機關后勤保障、檔案工作管理等項職能。

一、各級領導高度重視，對奧運檔案工作提出嚴格要求

北京奧組委成立以來，各級領導高度重視檔案工作，奧組委執行副主席劉敬民、王偉同志曾多次聽取秘書行政部檔案工作匯報，強調“奧運會檔案工作十分重要，奧運會要留下一筆豐富的遺產，各部門負有不可推卸的責任，要本著對歷史負責、對全國人民負責的態度做好檔案工作”。

秘書行政部領導為北京奧組委檔案工作提出“以舉辦一屆‘有特色、高水平’奧運會的總體目標指導檔案工作，貫徹落實《北京市“十一五”時期檔案事業發展規劃》的精神，確保北京奧運會（殘奧會）檔案收集全面，整理規范，歸檔及時，移交到位的目標”，明確要求奧運檔案工作應遵循我國檔案工作現行法律法規，遵循檔案管理本身的系統性，在管理范圍上擴大信息的收集渠道；在組織構建上強化檔案管理機制；在網絡建設上合理配備人員；在管理技術上采用法律、行政、經濟等多種現代管理手段，實現全部檔案集中統一管理，實行統籌安排，分級管理的原則，確保將檔案工作部署到位，責任到人。

秘書行政部部長韓子榮同志就做好奧運檔案工作特別指出，2008年是奧運的決戰、決勝之年，我們的各項工作都要圍繞辦好這屆高水平、有特色的奧運會通力配合、高效運轉，要把奧運檔案的收集、整理工作作為一項重點任務來抓緊抓好。

她強調，為了給中國和世界留下寶貴的奧運文化遺產，我們檔案工作者要本著對歷史負責、對黨和人民負責的態度，在奧運籌辦這有限的時間內，把豐厚的檔案文化遺產齊全完整地保存下來。奧運籌辦工作最大的特點，就是臨時性和不可復制性，這就給我們的各項工作提出了非常高的要求。我們的檔案部門、檔案工作者一定要挺進奧運主戰場，站位一定要高，要有全局意識，主動出擊，全盤把握，把涉及奧運的各項工作都納入我們檔案的收集范疇范疇。

她還強調，奧運檔案工作決不能循例平推，要根據工作實際主動地去抓，主動地去謀劃，主動地去思考，要打破常規來重新審視我們的檔案工作體系、機制，力求符合服務奧運的要求、符合奧運檔案工作的要求。把北京2008年奧運會的檔案文化遺產齊全完整地保存下來，不僅是檔案者義不容辭的責任，也是我們對國際奧委會的莊嚴承諾，更是歷史和黨和人民賦予我們的光榮使命。

二、各部門通力配合，檔案工作成效顯著

為不辱使命，秘書行政部將收集全面，整理規范，歸檔及時，移交到位確定為奧運檔案的工作目標。

收集全面，一是收集范圍涵蓋北京奧組委委內29個部門、北京奧運會37個競賽場館、13個非競賽場館、14個工作協調小組；二是檔案載體包括文書、實物、聲像、電子、資料等各類載體檔案及會計、合同、主題等專項檔案。

整理規范，一是按照檔案移交標準整理歸檔，保證檔案全宗標準、規范；二是以方便利用為原則，提供全宗電子、紙質目錄。

移交到位是指在2008年12月31日完成向北京市檔案館、國家體育總局檔案館、中國殘疾人聯合會移交檔案，并確保奧運檔案的齊全完整。

為達到上述目標，秘書行政部根據《中華人民共和國檔案法》和《第29屆奧運會組委會工作規則》，起草了《北京奧運會檔案工作管理意見》，并以此為依據開展了如下工作：

1、建立工作網絡，推動檔案工作。成立了由北京奧組委主管執行副主席王偉為組長，奧組委秘書行政部等相關部門、北京市檔案局館、國家體育總局辦公廳、北京市文物局、北京市規劃委員會、北京2008環境建設指揮部辦公室、奧帆委、奧馬委、各足球賽區辦公室、各京外賽區城市檔案局領導組成的奧運檔案工作領導小組。

2、發揮體制優勢，組建檔案隊伍。經與北京市檔案局協商，京內競賽場館和非競賽場館檔案工作由北京市檔案局直接管理，并抽調檔案人員入駐競賽場館，負責收集、整理檔案。同時，還從北京市檔案局館抽調業務骨干組織督導組，負責培訓檔案人員和督導檔案工作。

3、依靠屬地政府，做好京外競賽場館檔案工作。召開賽區辦和賽區城市檔案局領導參加京外賽區檔案工作會議，部署京外賽區檔案工作，確保奧運檔案工作整體同步進行。

4、建立健全規章制度。依據《北京奧運會檔案工作管理意見》，編制了《關于北京奧組委文書檔案的歸檔操作標準》，《專項檔案管理辦法》等10余項規章制度。

5、落實工作機制，確保責任落實到人。一是明確崗位職責，確保部門檔案工作責任落實到人；二是實行驗收責任機制；三是各歸檔機構根據職責和《北京奧組委歸檔范圍管理規定》填寫重要檔案目錄，并簽署《歸檔責任書》。

6、加強各類載體檔案的管理力度。在這方面，目前已完成委內部門2001年至2007年文書、聲像、實物等各類載體檔案的歸檔工作，并已妥善保管。

三、加強規范管理，檔案的重要作用凸顯

奧運檔案是2008年奧運籌辦工作的重要組成部分，在奧運籌辦過程中已經發生了重要作用，表現在行政、業務、文化、教育等幾個方面。

1、行政工作參考

奧組委是一個臨時機構，人員流動性大。為保證工作的連續性，每位新任部門領導和工作人員在熟悉情況、處理問題時，檔案資料往往能起到重要的參考作用，有利于提高工作效率和管理水平。截至目前先后調卷165次，共計3277卷，為相關部門提供檔案信息咨詢96次。

2、指導業務建設

奧運檔案記載了在籌備過程中的相關情況或經驗教訓，是保證奧運籌備工作高效、協調、健康發展的重要的基礎性參考依據，在加強部門的基礎業務建設方面，發揮著不可替代的重要作用。

3、弘揚奧運文化

“百年奧運，中華圓夢”，是奧運檔案真實記錄了北京奧運會和殘奧會運行得全部歷程，將我們的國家與民族為成功舉辦一屆“有特色，高水平”奧運會所做的一切努力都如實地載入了史冊，內容廣泛而豐富，極大豐富了主辦城市檔案館館藏。

4、宣傳教育作用

在奧運籌辦過程中，利用檔案資料多次舉辦不同規模和類型的展覽，對員工進行愛國注意教育，激發人們參與奧運、奉獻奧運的工作熱情。同時，還參與了國際奧委會組織的境外巡展，讓更多的人了解中國、了解北京，擴大了北京奧運會的國際影響。

另外，為進一步規范奧運檔案工作，還挑選出部分管理規范的檔案資料在內部舉辦陳列展覽，邀請奧組委機關部門領導、檔案人員和競賽場館工作人員參觀，在普及檔案歸檔、管理知識，增強檔案意識方面收到較好的效果。

四、增強責任意識，進一步做好奧運檔案工作

截至目前，秘書行政部的檔案工作已取得可喜的階段性成果。根據檔案工作的總體安排，秘書行政部將以對歷史負責、不辜負黨中央和全國人民深切厚望的政治責任感，為完整留存北京奧運會的檔案文化史料繼續做好以下幾項工作：

1、進一步清理歷史檔案

隨著場館化的推進，各部門工作人員調離或調整崗位后，極易導致檔案流失，要求各部門繼續動員本部門全體同志， 進一步清理歷史檔案，并及時向秘書行政部移交。

2、加強實物檔案和聲像檔案的收集工作

實物檔案、聲像檔案能真實再現奧運籌辦運行情況，是奧運檔案的重要組成部分，但某些部門仍存在對實物檔案、聲像檔案的收集工作重視不夠的現象，各部門應繼續強化檔案工作三級責任人機制，提高各歸檔部門關于實物檔案和聲像檔案的歸檔意識，認真履行《第29屆奧林匹克運動會組織委員會歸檔責任書》。

3、集中歸檔專項檔案

專項檔案是指北京奧運會和殘奧會籌辦工作中形成的會計檔案、合同檔案、主題檔案。為確保檔案的齊全完整，秘書行政部派專人負責專項檔案的驗收工作，集中清理財務部、法律事務部、監察審計部等相關部門的專項檔案。

4、簽署檔案利用備忘錄

為確保奧運檔案歸屬檔單位的有效利用，北京奧組委將分別與北京市檔案館、國家體育總局檔案館、中國殘疾人聯合會簽署《檔案利用備完錄》。

5、調整驗收移交時間

根據北京奧組委檔案工作總體安排，委內部門檔案收集整理工作將于2008年10月31前完成。為確保檔案移交工作順利完成，擬將委內部門文書檔案歸檔進度由半年度歸檔調整為季度歸檔。

6、加強監督指導，促進奧運檔案保質、保量完成任務。適應賽時需求，對各歸檔單位開展實地檢查指導和檔案質量驗收工作，定期召開工作協調會，力求奧運檔案工作與奧運籌辦工作同步進行。

（北京奧組委秘書行政部）