再談預(yù)算控制的自動化問題

［摘 要］ 本文在對用友U8不作二次開發(fā)的前提下，通過變換項目設(shè)計思路，有效地解決了預(yù)算控制的自動化報警問題。

［關(guān)鍵詞］ 預(yù)算控制；自動化；用友U8

［中圖分類號］F275；F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）01-0069-02

為了充分調(diào)動高校內(nèi)部各個二級學(xué)院的辦學(xué)積極性，目前國內(nèi)各高校普遍實行了二級管理，賦予各個二級學(xué)院一定的經(jīng)費支配權(quán)，在經(jīng)費預(yù)算范圍內(nèi)，可以自主使用相應(yīng)的經(jīng)費。從預(yù)算管理的角度看，財務(wù)部門既要隨時掌握各部門各類經(jīng)費的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)、結(jié)余數(shù)等指標，也要隨時掌握整個學(xué)院（校）各類經(jīng)費的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和結(jié)余數(shù)等指標，還要堅決防止超預(yù)算情況的發(fā)生；相關(guān)部門的負責人也要求財務(wù)部門提供各類經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況的信息。但是現(xiàn)行財務(wù)軟件所提供的功能并不能完全滿足上述需要，如用友U861“財務(wù)分析”子系統(tǒng)只提供了部門預(yù)算、科目預(yù)算、項目預(yù)算和利潤預(yù)算等模塊。在部門預(yù)算模塊（見圖1）中，可以輸入每個科目的預(yù)算發(fā)生額，但不能輸入每個經(jīng)費項目的預(yù)算發(fā)生額。如我院2006年度進行教學(xué)水平評估，學(xué)院給各系下達了評估經(jīng)費，除評估經(jīng)費外，下?lián)艿恼＝?jīng)費還有人員經(jīng)費、辦公經(jīng)費、學(xué)生經(jīng)費等，財務(wù)部門需要掌握各個二級學(xué)院不同經(jīng)費的預(yù)算執(zhí)行情況，顯然部門預(yù)算模塊無法滿足我院經(jīng)費項目的預(yù)算管理要求。在項目預(yù)算模塊（見圖2）中，可以輸入每個項目所對應(yīng)會計科目的發(fā)生額，但無法確定這是哪個部門的預(yù)算數(shù)，因此這種預(yù)算管理模式仍然無法滿足高校按部門進行預(yù)算管理的要求；在科目預(yù)算模塊（見圖3）中，只能輸入每個會計科目的預(yù)算發(fā)生額，但無法確定每個部門和每個項目的預(yù)算數(shù)。因此無論是部門預(yù)算模塊、項目預(yù)算模塊還是科目預(yù)算模塊，在高校中的應(yīng)用還存在著許多現(xiàn)實問題，這幾種預(yù)算管理模式實際上并不能完全適應(yīng)高校二級管理的需要。為了解決高校預(yù)算控制問題，筆者曾在《中國會計電算化》2003年第3期《談?wù)劯咝Ｘ攧?wù)中的預(yù)算控制問題》一文中提出“將經(jīng)費作為項目核算，通過‘待攤費用’和‘預(yù)提費用’科目將經(jīng)費計劃數(shù)在賬面上反映出來；通過將支出類賬戶的輔助核算設(shè)置為部門、項目來反映每個部門每項經(jīng)費項目的實際發(fā)生情況，從而將每項經(jīng)費的計劃數(shù)和實際支出數(shù)都在賬簿中得以體現(xiàn)”的思路；在《中國管理信息化》2006年第12期《報表系統(tǒng)在高校二級預(yù)算管理中的應(yīng)用》一文中提出“將報表系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)進行有機的銜接，幫助財務(wù)人員在報銷時能夠隨時了解相關(guān)部門經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況”等思路。這些思路在筆者所在學(xué)校財務(wù)部門得到了落實，提高了我校預(yù)算管理的水平。但是上述思路在我校財務(wù)部門落實過程中存在的最大問題就是計算機對超預(yù)算的經(jīng)費項目不能自動提醒或發(fā)出警告，只能依靠財務(wù)人員工作中的認真細致來防范超預(yù)算情況的發(fā)生，這是嚴重影響財務(wù)人員工作效率的一個重要因素。

目前，在很多大中型企業(yè)，為了加強費用管理，對各個部門各類經(jīng)費的使用都實施了計劃管理，高校財務(wù)部門遇到的問題在企業(yè)也同樣存在，因此如何使計算機能夠?qū)ΤA(yù)算的經(jīng)費項目進行自動提醒或發(fā)出警告，這是企事業(yè)單位加強財務(wù)管理必須解決的一個問題。筆者在對用友U8軟件不作二次開發(fā)的前提下，通過變換項目設(shè)計思路，有效地解決了預(yù)算控制的自動化報警問題。現(xiàn)介紹如下。

一、 經(jīng)費項目設(shè)置思路

目前國內(nèi)開發(fā)的財務(wù)軟件都有項目核算功能，一個項目可以在多個部門使用，如高校中每個二級學(xué)院或系部都存在“人員經(jīng)費”預(yù)算項目，從財務(wù)工作角度看，財務(wù)部門需要分別設(shè)置賬戶核算每個二級學(xué)院的人員經(jīng)費，因此在實際工作中，很多單位對支出類賬戶設(shè)置“項目、部門”等輔助核算。而用友U8軟件“財務(wù)分析”模塊中的“部門預(yù)算”不能區(qū)分經(jīng)費項目、“項目預(yù)算”不能區(qū)分部門，因此從表面上看，用友U8軟件“財務(wù)分析”模塊不太實用。但是在設(shè)置項目時，如果能夠?qū)ⅰ绊椖俊眱?nèi)容與“部門”內(nèi)容有機銜接起來，使得財務(wù)人員在項目名稱上就能區(qū)分相關(guān)部門，那么預(yù)算控制的自動化問題就能迎刃而解。假定某校有會計系、計算機系、機械系等教學(xué)單位，每個系有人員經(jīng)費、辦公經(jīng)費、學(xué)生經(jīng)費等經(jīng)費項目，現(xiàn)要求財務(wù)部門能夠提供每個系每一種經(jīng)費的計劃數(shù)、累計使用數(shù)等指標，并實現(xiàn)預(yù)算控制的自動化，為實現(xiàn)上述目標，設(shè)置如下經(jīng)費項目（見圖4）：

在圖4中，項目名稱將項目內(nèi)容與部門巧妙結(jié)合，可以比較方便地區(qū)分不同部門的經(jīng)費項目，從而借助用友軟件中的“項目預(yù)算”模塊實現(xiàn)項目經(jīng)費的自動化控制。

二、 設(shè)置中應(yīng)該注意的問題

1. 財務(wù)分析模塊對部門、項目預(yù)算提供了兩種類型的分析方式，一種是精細預(yù)算分析，另一種是粗放預(yù)算分析。精細預(yù)算是指對某個部門或某個項目中的核算科目制定預(yù)算數(shù)，按科目控制預(yù)算。粗放預(yù)算就是將某個部門或某個項目里需要進行預(yù)算控制的各科目按照用戶選定的控制方向控制預(yù)算總數(shù)。究竟采用精細預(yù)算還是采用粗放預(yù)算，取決于預(yù)算管理制度。如果對經(jīng)費使用范圍有嚴格的比例限制，應(yīng)考慮采用精細預(yù)算；如果對經(jīng)費使用范圍不作限制，應(yīng)考慮采用粗放預(yù)算。

2. 預(yù)算數(shù)有月份預(yù)算、季度預(yù)算和年度預(yù)算之分。錄入年度預(yù)算數(shù)時，可在任一月錄入預(yù)算數(shù)；當要錄入季度預(yù)算數(shù)時，可在該季度中的任一月錄入預(yù)算數(shù)；當要錄入月預(yù)算數(shù)時，應(yīng)直接在該月中錄入預(yù)算數(shù)。

3. 在“設(shè)置—選項”菜單中，不能對“超出預(yù)算允許保存”欄打勾，但務(wù)必對“預(yù)算控制”欄打勾，見圖5。

4. 在實際工作中，很多經(jīng)費項目用途比較廣泛，財務(wù)部門事先無法確定這些經(jīng)費項目可能涉及的支出類科目。為了確保所有支出類科目都納入預(yù)算監(jiān)控的范圍，在輸入項目預(yù)算時務(wù)必將所有待選的支出類科目都選中，見圖6。

上述幾個方面的工作完成后，即可實現(xiàn)經(jīng)費預(yù)算控制的自動化，見圖7。