主流財務(wù)軟件利潤表的編制與比較

［摘 要］ 報表登記、表樣設(shè)計、定義取數(shù)公式、表頁管理、生成利潤表是主流財務(wù)軟件編制利潤表的基本程序。本文介紹并比較了使用金蝶、用友、速達(dá)軟件編制利潤表的技巧，并對用友軟件的小缺陷進行了分析。

［關(guān)鍵詞］ 金蝶；用友；速達(dá)；利潤表；編制與比較

［中圖分類號］F232［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）01-0024-05

一、金蝶軟件利潤表的編制

目前流行的金蝶系列軟件有金蝶K3 ERP、金蝶KIS、金蝶標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)軟件等。這些軟件編制利潤表的方法一致，均是通過ACCT函數(shù)從總賬系統(tǒng)取數(shù)，下面以2006年的“金蝶K3”V10.1為例進行介紹。

（一）利潤表取數(shù)公式的設(shè)置

在“金蝶K3主界面”，選擇“財務(wù)會計”系統(tǒng)的“報表\\報表與分析”子功能，單擊“自定義報表”明細(xì)功能進入自定義報表界面；再雙擊該界面的“利潤表”選項進入利潤表編輯界面（如圖1）。

1. 取數(shù)函數(shù)介紹。使用金蝶軟件編制利潤表時，需要從總賬系統(tǒng)取數(shù)，其取數(shù)函數(shù)名為“ACCT”。該函數(shù)用6個參數(shù)表達(dá)為“ACCT（\"科目代碼\"，\"取數(shù)類型\"，\"幣別\"，年度，起始期間，結(jié)束期間，\"\"）”；各參數(shù)之間用半角逗號分隔，缺省取數(shù)一般為空或用“0”表示。編制利潤表的取數(shù)類型中，“SY”表示損益類科目本期實際發(fā)生額、“SL”表示損益類科目本年實際發(fā)生額。

2. 定義賬務(wù)取數(shù)公式。主營業(yè)務(wù)收入本年累計的取數(shù)公式定義方法為，選定D2單元格，再通過上部“插入”菜單中的“函數(shù)”命令進入“報表函數(shù)”界面；在該界面選擇“常用報表函數(shù)”中的“ACCT”函數(shù)并單擊“確定”按鈕進入“函數(shù)表達(dá)式”界面（如圖2）。在該界面參照鍵入（按下“F7”鍵）或直接鍵入主營業(yè)務(wù)收入的科目編碼“5101”、取數(shù)類型為“SL”，其他參數(shù)可以為空（缺省取數(shù)）；再單擊“確認(rèn)”按鈕回到利潤表編輯界面（見圖1），則利潤表的D2單元格顯示為“=ACCT（\"5101\"，\"SL\"，\"\"\"，0，0，0，\"\"\"）”，意為“從總賬中取主營業(yè)務(wù)收入科目、缺省年、期的本年實際發(fā)生額”。用類似的方法定義利潤表其他項目本年累計數(shù)的取數(shù)公式。

主營業(yè)務(wù)收入本月數(shù)（C2單元格）的取數(shù)公式為“=ACCT（\"5101\"，\"SY\"，\"\"，0，0，0，\"\"）”。定義方法與D2單元格類似，只是取數(shù)類型為“SY”。用類似的方法定義利潤表其他項目本月數(shù)的取數(shù)公式。

3. 定義表內(nèi)計算公式，如主營業(yè)務(wù)利潤項目本月數(shù)（C5單元格）為“=C2-C3-C4”等。

4. 查看公式。選取利潤表上部“視圖”菜單的“顯示公式”命令，可查看利潤表各項目的取數(shù)公式。

（二）表頁管理

每月編制利潤表時均可使用預(yù)設(shè)的取數(shù)公式，但應(yīng)增加表頁（全年有12張利潤表）。選取利潤表上部“格式\\表頁管理”命令進入“表頁管理”界面（如圖3）；在該界面“表頁管理”頁簽中，通過中部的相關(guān)按鈕，對左部表頁進行增加、刪除、排序。

系統(tǒng)預(yù)設(shè)了單位名稱、年、月、日4項關(guān)鍵字，以標(biāo)識區(qū)分各表頁。還可在“關(guān)鍵字”頁簽中編輯（增刪改）其他關(guān)鍵字。當(dāng)表頁編輯完畢不再修改時，可單擊“表頁鎖定”頁簽，將該表頁鎖定；需要編輯時則在此取消鎖定。

（三）利潤表的自動生成

1. 顯示數(shù)據(jù)。選取利潤表上部“視圖”菜單的“顯示數(shù)據(jù)”命令，則表內(nèi)的取數(shù)公式消失，全部顯示為“0”，是因為取數(shù)公式中缺省的年、期等參數(shù)尚未設(shè)置。同時報表窗口的左下部出現(xiàn)12個頁簽（當(dāng)前表頁顯示為紅色）；單擊頁簽可查看不同的表頁，雙擊則調(diào)出“表頁管理”界面。

2. 設(shè)置取數(shù)公式中的缺省參數(shù)。選定某張表頁，通過上部“工具”菜單的“公式取數(shù)參數(shù)”命令進入“設(shè)置公式取數(shù)參數(shù)”界面（如圖4）。在此設(shè)置取數(shù)公式中沒有定義的缺省年、期，并可勾選“ACCT公式取數(shù)時包括總賬當(dāng)前期間未過賬憑證”（該界面右上部起始日期為“ACCTEXT”日期取數(shù)函數(shù)的參數(shù)）。

報表取數(shù)結(jié)果單位為元，若需轉(zhuǎn)換為以萬元為單位，或需將美元報表轉(zhuǎn)換為人民幣報表時，可在該界面進行“數(shù)值轉(zhuǎn)換”；轉(zhuǎn)換方法是將報表取數(shù)額乘以或除以一個固定的轉(zhuǎn)換系數(shù)，作為報表輸出數(shù)值（如圖4）。

3. 編制利潤表。編制某月的利潤表時，通過上部的“數(shù)據(jù)”菜單的“整表重算”命令，系統(tǒng)將按預(yù)置的公式、參數(shù)，自動計算出該月的利潤表。對于多張報表重算，可按下快捷鍵“F11”進行“報表重算方案”設(shè)置。

二、用友軟件利潤表的編制

目前流行的用友系列軟件是用友ERP-U8、用友通、用友UFERP-M8等。在用友V8.20以前的版本中，沒有“對方科目發(fā)生（DFS）”取數(shù)函數(shù)，編制利潤表很煩瑣；在V8.21以后的版本中增加了“DFS”函數(shù)，利潤表的編制變得較為簡單。下面介紹2006年的“用友ERP-U8”V8.6編制利潤表的方法。

在“用友U8門戶”界面進入“財務(wù)會計”系統(tǒng)的“UFO報表”界面，通過上部“文件”菜單的“打開”命令，選擇系統(tǒng)預(yù)設(shè)的“LRB.REP”即可調(diào)出“利潤表”，單擊左下部的“數(shù)據(jù)\\格式”轉(zhuǎn)換開關(guān)，使之顯示為“格式”狀態(tài)下的UFO報表界面（如圖5）。

（一）定義取數(shù)公式

1. 取數(shù)函數(shù)介紹。在利潤表界面雙擊主營業(yè)務(wù)收入本月數(shù)（C5單元格）進入“定義公式”界面（如圖6），顯示為“C5=fs（5101，月，\"貸\"，，年）”；意為“C5單元格取5101科目當(dāng)年、當(dāng)月貸方發(fā)生額”（“FS”為發(fā)生額、“LFS”為累計發(fā)生額的拼音縮寫）。雙擊主營業(yè)務(wù)收入本年累計（D5單元格）則顯示為“D5=?C5+select（?D5，年@=年 and 月@=月+1）”；意為“D5單元格的數(shù)值為，用本表本頁C5單元格的數(shù)據(jù)，加上本表本年上月D5單元格的數(shù)據(jù)”。實際上，在UFO報表系統(tǒng)中，編制利潤表用“對方科目發(fā)生（DFS）”函數(shù)更為科學(xué)，它用11個參數(shù)表達(dá)為“DFS（\"科目編碼\"，\"對方科目編碼\"，會計期間，方向，摘要，摘要匹配方式，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2，是否包括未記賬，）”；定義公式時沒有選擇的參數(shù)則顯示為空。

2. 定義本年累計的取數(shù)公式。定義主營業(yè)務(wù)收入本年累計取數(shù)公式，格式狀態(tài)下將光標(biāo)置于D5單元格，通過上部“數(shù)據(jù)”菜單中“編輯公式”命令進入“定義公式”界面（如圖6）并清除其中的公式；單擊該界面下部的“函數(shù)向?qū)А卑粹o進入函數(shù)向?qū)У摹昂瘮?shù)分類”界面，在該界面選取“用友賬務(wù)函數(shù)”中的“對方科目發(fā)生（DFS）”選項（如圖7），單擊“下一步”按鈕進入“業(yè)務(wù)函數(shù)”界面（如圖8）；在該界面單擊下部的“參照”按鈕進入“賬務(wù)函數(shù)”界面（如圖9）。

在賬務(wù)函數(shù)界面選取主營業(yè)務(wù)收入的科目代碼“5101”、本年利潤（對方科目）代碼“3131”、方向為“借”、期間為“全年”、賬套號及年度選“默認(rèn)”（即圖9）；再單擊下部的“確定”按鈕，回到“業(yè)務(wù)函數(shù)”界面（即圖8），該界面的“函數(shù)錄入”框中顯示為“\"5101\"，\"3131\"，全年，借， ， ， ， ， ，”；單擊該界面下部的“確定”按鈕，回到“定義公式”界面（即圖6）；公式顯示為“DFS（\"5101\"，\"3131\"，全年，借， ， ， ， ， ，）”，其含意為“取借記主營業(yè)務(wù)收入、貸記本年利潤的全年記賬憑證中的記錄”；單擊該界面的“確定”按鈕回到UFO報表界面（見圖5）。

同樣地，主營業(yè)務(wù)成本本年累計（D6單元）取數(shù)公式為“DFS（\"5401\"，\"3131\"，全年，貸， ， ， ， ， ，）”；管理費用本年累計取數(shù)公式為“DFS（\"5502\"，\"3131\"，全年，貸， ， ， ， ， ，）等。

3. 定義本月數(shù)取數(shù)公式。主營業(yè)務(wù)收入本月數(shù)（C5單元格）取數(shù)公式為“DFS（\"5101\"，\"3131\"，月，借， ， ， ， ， ，）”；除在“賬務(wù)函數(shù)”界面（即圖9）的“期間”中選“月”外，與本年累計取數(shù)的定義方法相同。

同樣地，其他業(yè)務(wù)利潤本月數(shù)為“DFS（\"5102\"，\"3131\"，月，借， ， ， ， ， ，）-DFS（\"5405\"，\"3131\"，月，貸， ， ， ， ， ，）”。財務(wù)費用的本月數(shù)的取數(shù)公式為“DFS （\"5503\"，\"3131\"，月，貸， ， ， ， ， ，）”等。

4. 定義表內(nèi)計算公式。如主營業(yè)務(wù)利潤本月數(shù)為“C8=C5-C6-C7”，本年累計數(shù)為“D8=D5-D6-D7”等。

5. 查看公式。單擊UFO窗口上部“數(shù)據(jù)”菜單的“公式列表”命令，彈出的界面中，列示了利潤表所有的單元格中已定義的公式。

（二）設(shè)置關(guān)鍵字

在UFO報表界面的格式狀態(tài)下，選定A3單元格（編制單位），通過“數(shù)據(jù)”菜單中的“關(guān)鍵字\\設(shè)置”命令進入“設(shè)置關(guān)鍵字”界面（如圖10）；勾選“單位名稱”后單擊“確定”按鈕。

再將B3、C3單元格的關(guān)鍵字設(shè)為“年”、“月”。

（三）利潤表的自動生成

單擊UFO報表窗口下部“格式\\數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)換按鈕使之處于“數(shù)據(jù)”狀態(tài)；通過“數(shù)據(jù)”菜單中“關(guān)鍵字\\錄入”命令進入“錄入關(guān)鍵字”界面；在此錄入單位名稱、年、月，單擊“確認(rèn)”按鈕后系統(tǒng)自動生成該公司指定年、月的利潤表。

若要生成其他月份的利潤表，則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，通過“編輯”菜單中“插入\\表頁”命令進入“插入表頁”界面，再單擊該界面“確認(rèn)”按鈕，UFO報表窗口左下部出現(xiàn)“第1頁”、“第2頁”的頁簽；選定第1頁，再通過“數(shù)據(jù)”菜單中“關(guān)鍵字\\錄入”命令，即可生成其他月份的利潤表。

三、速達(dá)軟件利潤表的編制

目前流行的速達(dá)系列軟件有速達(dá)E3 Pro、速達(dá)5000、速達(dá)財務(wù)等。這些軟件編制利潤表的方法一致，均是通過ASC函數(shù)從總賬系統(tǒng)取數(shù)，下面以2006年的“速達(dá)5000”V2.33為例進行介紹。

（一）定義取數(shù)公式

在速達(dá)5000主界面，通過“報表”菜單的“業(yè)務(wù)報表\\自定義報表”命令進入“自定義報表選擇”界面；在該界面通過“報表模板”進入利潤表界面（如圖11）。

1. 取數(shù)函數(shù)介紹。編制利潤表需用“取科目期間數(shù)據(jù)”的函數(shù)，該函數(shù)用7個參數(shù)表達(dá)為“ASC（\"ZW，科目代碼1，科目代碼2，會計年度，會計期間1，會計期間2，數(shù)據(jù)參數(shù)\"）”。

2. 定義科目取數(shù)公式。選定C5單元格（主營業(yè)務(wù)收入本月數(shù)），通過利潤表上部“報表”菜單的“公式向?qū)А泵睿x擇“取科目期間數(shù)據(jù)”后進入“公式向?qū)А苯缑妫ㄈ鐖D12）；在該界面中部選擇主營業(yè)務(wù)收入的科目代碼“5101”，再選擇右部的“本期實際發(fā)生額”，然后單擊“填入公式”按鈕，則上部顯示為“ASC（\"ZW，5101，5101， ， ， ，本期實際發(fā)生額\"）”。再單擊該界面的“確定”按鈕即可。

主營業(yè)務(wù)收入本年累計（D5單元格）的取數(shù)公式為“ASC（\"ZW，5101，5101， ， ， ，本年實際發(fā)生額\"）”；與本月數(shù)的定義方法相似，只是數(shù)據(jù)參數(shù)應(yīng)選“本年實際發(fā)生額”。

同樣地，主營業(yè)務(wù)成本本年累計（D6單元格）的取數(shù)公式為“ASC（\"ZW，5401，5401， ， ， ，本年實際發(fā)生額\"）”；其他業(yè)務(wù)利潤本月數(shù)（C9單元格）的取數(shù)公式為“ASC

（\"ZW，5102，5102， ， ， ，本期實際發(fā)生額\"）-ASC（\"ZW，5405，5405， ， ， ，本期實際發(fā)生額\"）”等。

3. 定義表內(nèi)計算公式。如主營業(yè)務(wù)利潤項目本月數(shù)公式為“C8=C5-C6-C7”等。

（二）自動生成利潤表

在速達(dá)5000的“自定義報表選擇”界面，單擊“查詢及生成”按鈕進入利潤表界面（如圖11）；選取該界面上部“報表”菜單的“生成報表”命令，在彈出的界面選擇“年度”、“月份”，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成利潤表。

四、利潤表編制方法的比較

綜上所述，報表登記、表樣設(shè)計、定義取數(shù)公式、表頁管理、自動生成利潤表，是主流財務(wù)軟件編制利潤表的基本操作步驟。

1. 報表登記一般是將系統(tǒng)預(yù)設(shè)的報表文件打開。金蝶、速達(dá)軟件均用“自定義報表”的圖形界面進行管理，用友軟件則用文件夾進行管理。

2. 表樣設(shè)計主要是對報表的字體、字號、邊框、對齊方式等進行設(shè)置。其中對表頭的處理，用友、速達(dá)軟件直接在電子表格中設(shè)置，所見即所得；金蝶軟件則采用“頁眉頁腳”方式進行設(shè)置。

3. 定義取數(shù)公式的目的是為了從總賬系統(tǒng)自動取數(shù)，利潤表的取數(shù)公式用一個函數(shù)即可表達(dá)。

用友V8.20以前的版本，若用區(qū)分借、貸方的發(fā)生額取數(shù)（如圖6及圖7的“FS”、“LFS”函數(shù)），當(dāng)投資收益的借貸方均有實際發(fā)生額、有銷售退回借記主營業(yè)務(wù)收入、利息收入貸記財務(wù)費用等情況時，編制的利潤表必然出錯且無法解決。若使用發(fā)生凈額取數(shù)（如圖7的“JE”函數(shù)），則取數(shù)結(jié)果為“0”，因為發(fā)生凈額包括結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤的數(shù)額在內(nèi)（不是“實際發(fā)生凈額”）；解決的方法是結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤前先編利潤表并鎖定，且不能報表重算，顯然也是極不科學(xué)的。用友公司顯然發(fā)現(xiàn)了這一重大缺陷，V8.21以后版本用“對方科目發(fā)生”取數(shù)（如圖7的“DFS”函數(shù)）能克服以上缺陷，但編制的利潤表仍可能出錯且無法解決（只能手工錄入），如某公司8月份才新建賬套，用“DFS”函數(shù)取1~7月的發(fā)生額時必然為“0”（因為1~7月沒有記賬憑證）。所以“DFS”函數(shù)雖然有11個參數(shù)，但無法解決這個缺陷。

速達(dá)、金蝶軟件均用不包括結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤、不區(qū)分借貸方的“實際發(fā)生凈額”取數(shù)；即便是年中新建的賬套，由于在初始數(shù)據(jù)錄入時要錄入以前期間的“實際發(fā)生凈額”，編制的利潤表不會出錯。

4. 表頁管理主要是增加表頁、設(shè)置關(guān)鍵字，金蝶軟件在一個界面完成全部設(shè)置，用友軟件需在多個界面分散設(shè)置，速達(dá)軟件由系統(tǒng)預(yù)設(shè)；其目的是用同一報表模板生成不同年、月的報表。

5. 利潤表的產(chǎn)生應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下由系統(tǒng)自動生成，不同年、月的利潤表通過錄入關(guān)鍵字區(qū)分。