電子郵件信息如何統(tǒng)一管理

對(duì)于數(shù)十萬(wàn)中國(guó)外向型企業(yè)來說，在銷售收入屢創(chuàng)新高的同時(shí)，也要考慮提高企業(yè)的信息化管理水平的問題，郵件是外向型企業(yè)與外商交流溝通的主要橋梁，如何在這一環(huán)節(jié)上做得更好呢？

郵件管理問題眾多

外貿(mào)行業(yè)有著跟其他行業(yè)不同的顯著特點(diǎn)，貿(mào)易性質(zhì)多樣化、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)多樣化、業(yè)務(wù)流程多樣化，這些特點(diǎn)決定了外貿(mào)行業(yè)在郵件管理上很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化控制。

在大多數(shù)純貿(mào)易、來料加工及加工型企業(yè)中，郵件管理方面往往存在一些問題。大量來往郵件無法有效整理和分析，詢價(jià)和報(bào)價(jià)歷史信息沒有統(tǒng)一管理，僅靠outlook無法做到按照客戶、聯(lián)系人的要求對(duì)項(xiàng)目、報(bào)價(jià)、合同、服務(wù)請(qǐng)求分別歸檔，導(dǎo)致客戶資源浪費(fèi)。

企業(yè)參加展會(huì)，獲取的大量詢盤和客戶資料，因缺乏有效和持續(xù)的跟蹤和挖掘，造成商業(yè)機(jī)會(huì)流失。大量外貿(mào)郵件分散于企業(yè)員工個(gè)人郵箱中，企業(yè)高層、部門主管無法及時(shí)了解員工聯(lián)系客戶狀況，只能通過口頭匯報(bào)、郵件抄送方式了解跟進(jìn)情況。

人員流失，完全交接難，重要郵件遺漏，造成客戶資源流失。新員工業(yè)務(wù)不熟練，企業(yè)的銷售經(jīng)驗(yàn)無法有效地在內(nèi)部傳遞。業(yè)務(wù)逐年增長(zhǎng)，報(bào)價(jià)、訂單流程通過e-mail發(fā)送缺乏有效合理的內(nèi)部控制手段，業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加。

解惑之道

往來郵件，統(tǒng)一存儲(chǔ) 將所有進(jìn)出公司的郵件統(tǒng)一存儲(chǔ)，盡量在員工個(gè)人電腦上不留下任何客戶信息?？蛻魜碓?、聯(lián)系方式、等級(jí)、行業(yè)、信用、公司性質(zhì)、聯(lián)系人名片等資料統(tǒng)一記錄，與客戶來往郵件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，統(tǒng)一存儲(chǔ)。

跟進(jìn)提醒，提高效率 對(duì)于需要發(fā)出的郵件、需要繼續(xù)跟進(jìn)客戶的聯(lián)系記錄等，設(shè)置下次聯(lián)系時(shí)間，最好運(yùn)用提醒工具，提醒跟進(jìn)人員及時(shí)處理，避免客戶資源浪費(fèi)。另外，對(duì)于公司新進(jìn)員工，要求其外發(fā)郵件需先提交給部門經(jīng)理或老業(yè)務(wù)員審核，便于其更快地熟悉業(yè)務(wù)，也避免由于新人業(yè)務(wù)生疏造成公司不必要的損失。

郵件群發(fā)，做好推廣 通過群發(fā)郵件，做好新產(chǎn)品推廣和參展通知。在之前建立客戶檔案時(shí)就需要做好客戶信息詳細(xì)記錄，方便按地區(qū)、行業(yè)、產(chǎn)品需求等分類，使宣傳更輕松。

業(yè)務(wù)檢查，全面掌控 管理者隨時(shí)檢查業(yè)務(wù)員工作情況，能及時(shí)查看與客戶來往工作郵件等重要信息，全面快速掌控客戶跟進(jìn)、業(yè)務(wù)拓展情況。

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恩特外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)是一套以郵件為中心的管理系統(tǒng)，適用于所有純外貿(mào)以及工貿(mào)結(jié)合的公司。該系統(tǒng)可有效解決郵件散落、流失、丟棄等浪費(fèi)問題；改善客戶信息分散、聯(lián)系過程無記錄可查等狀況。另外，歷史郵件可以快速導(dǎo)入。foxmail、outlook等系統(tǒng)郵件，只要將郵件格式轉(zhuǎn)化為.eml，就可以輕松批量導(dǎo)入恩特郵件管理系統(tǒng)，延續(xù)郵件的正常使用