文件信息與檔案信息的研究

摘 要：人們現實使用的文件最終要向歷史檔案轉化。這種轉化既有其內在原因，又有人類社會活動的必然。認識這一轉化，必須從文件信息本身的有機結構入手，進而分析文件信息的價值，從而揭示出文件信息與檔案信息的內在關系。

關鍵詞：文件信息；檔案信息；信息轉化

中圖分類號：TP391文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）01-0282-01

1 文件信息的有機結構層次

1.1 物質層次

文件信息的物質層次在文件信息的有機結構中處于第一層次，它是文件信息的物質外殼，由載體和信息顯現材料組成。載體是指各種載錄信息的物質材料。信息顯現材料是指附著在載體之上以顯示信息內容的物質材料。文件的物質層次是文件的基礎構成，它是使文件的表現層次和價值層次得以存在的物質前提，但對文件性質以及文件自身的功能不具有決定性影響。

1.2 表現層次

文件信息的表現層次在文件信息的有機結構中處于第二層次，它是指文件信息內容的表現方式。早期，文件信息主要以圖形、文字、符號為其內容的表現形式，隨著歷史的進步，表現方式也愈來愈豐富，出現了聲音、影象等形式。

1.3 價值層次

文件信息的價值層次在文件信息的有機結構中處于第三層次，它是指凝聚在文件上的使文件得以產生獨特效用的價值因素。這種價值因素就是載錄在文件信息載體上的信息內容。

2 文件信息向檔案信息轉化前后的價值分析

2.1 文件信息的現行價值

文件信息是人們為參與一定社會活動而制作的信息交流工具。文件信息在社會活動中的運動程序是：制作者將自己對某一社會活動的意志借助于一定的工具物化載錄到文件載體上即信息凝結過程，文件接受者運用文件進行某種活動即信息運用過程。文件信息在這整個程序中經歷的全部時空范圍，稱為文件現實運行領域。文件信息在現實運行領域中呈現的價值形態，稱為文件信息的現行價值。文件信息的現行價值具有二重性，即文件信息對于制作者來說具有工具功能，對于受文者來說具有依據功能。

首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，達到參與某項社會活動的目的。制作文件本身不是制作者的最終目的，而是為了達到最終目的而采取的一種手段，是自身自然表意能力的延長。因此，文件信息是被制作者當作工具來使用的。制作者希望文件經過傳遞渠道，可以在人的自然表意能力難以達到的空間和時間里，明確而又系統地傳遞某一社會活動的意志，從而對社會活動產生作用。

其次依據功能，依據功能指文件是其接受者處理工作活動的依據或參考。由于文件信息體現了制作者的意圖，并表現出制發者與接受者雙方在活動中的相互關系和地位，因而使文件接受者執行管理意志或進行活動時，可以反復研究、對比、核實，使動作更加精神并消除“口說無憑”之慮，克服由于“事無憑證”而帶來的多種障礙。

2.2 文件信息的潛在價值

首先，文件信息具有社會性，并且這種社會性為信息交流的產生提供了基礎。人們利用文件信息參與社會活動，因而文件所載錄的信息不是來自自然界的各類自然資源，而是來自社會領域的智能信息，具有社會性。同時，由于每一項社會活動在其進行的過程中必然要同其它社會活動發生各種關系，因此，通過分析凝固在已失去現行效用的文件上的信息，可以了解已結束的社會活動所涉及的各種社會關系，從而更有效地開展現實社會活動，以達到信息交流的目的。

其次，文件信息具有本源性，并且這種本源性使得信息交流在全社會信息交流中獲得獨特的地位。文件載錄的信息直接根源于一定的社會活動，它們自然地積淀在文件載體之上，事后未經修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特點，使得人們可以進行廣泛的信息交流，并直觀地了了解已結束的社會活動的歷史面貌。最后，文件信息具有穩定性，并且這種穩定性也保證了信息交流的正常進行。產生于一定社會活動的智能信息被固定在物質載體上，因而它們不是轉瞬即逝的信息，而是固態信息，在一定時間范圍內具有相對穩定性。信息被固著在載體之后，不僅是自己得到了相對穩定，而且使信息交流可以超越時空限制來進行。

3 文件信息向檔案信息轉化的過程

為了擴大社會信息交流的廣度和深度，必須重視對不斷大量涌現的信息進行存儲和積累。信息的存貯和積累，乃是人類得以生存發展的必要條件。因此，現行文件信息向歷史檔案信息轉化的必要性就在于：不斷深化的社會實踐的延續性，客觀上要求重視對信息的存貯和積累；失去了現行效用的文件信息只有繼續向前運動或轉化，才能使其所蘊含的信息得到妥善保存和積累，才能使有效發揮文件具有的交流功能，實現其全部價值，才能使文件在失去現行價值后獲得新的生命。