文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究與環(huán)保檔案工作實(shí)踐

文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究是站在“大文件觀”的角度上將文件運(yùn)動(dòng)看成是一個(gè)完整的生命過(guò)程，從中剖析文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律，是從新的視角來(lái)審視檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論。文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究大致包括三個(gè)方面：第一，以研究文件運(yùn)動(dòng)整體性和階段性特點(diǎn)為主的文件生命周期理論；第二，將文件運(yùn)動(dòng)看作是群體運(yùn)動(dòng)而并非個(gè)體運(yùn)動(dòng)的“全宗理論”；第三。將文件的價(jià)值關(guān)系視作文件運(yùn)動(dòng)根本動(dòng)力的“文件價(jià)值理論”。

環(huán)保檔案是指各級(jí)環(huán)保機(jī)構(gòu)在環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它包含了環(huán)保工作過(guò)程中形成的或者接收到的有關(guān)環(huán)境監(jiān)測(cè)和環(huán)境管理方面的情報(bào)信息。這些檔案既是對(duì)過(guò)去環(huán)保工作的總結(jié)，又是對(duì)今后環(huán)保工作的指導(dǎo)。環(huán)保檔案涉及到環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中的方方面面，是環(huán)保工作中不可缺少的重要輔助工具。

一、“全程控制”環(huán)保檔案

文件生命周期理論中“文件”指的是廣義上的文件，泛指在人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的一切原始記錄。該理論主要是研究文件在其整個(gè)生命過(guò)程及每個(gè)階段里，其價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所、管理形式之間存在的內(nèi)在對(duì)應(yīng)關(guān)系。它揭示出文件具有整體性和階段性的特點(diǎn)，提出“全程控制”的思想，根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律從宏觀的角度全面有效地控制文件從生成到銷(xiāo)毀或永久保存的生命過(guò)程。

環(huán)保檔案是伴隨著人類(lèi)的各項(xiàng)環(huán)境活動(dòng)產(chǎn)生的，是長(zhǎng)期積累形成的有關(guān)環(huán)境方面的原始記錄信息。從形成到銷(xiāo)毀或者永久保存的過(guò)程中，這些檔案所包含的信息內(nèi)容與載體形式等方面沒(méi)有發(fā)生變化，且內(nèi)核始終都是在環(huán)境活動(dòng)中產(chǎn)生的原始信息。環(huán)保檔案的內(nèi)在聯(lián)系不可分割，并始終存在于整個(gè)生命周期的過(guò)程之中。環(huán)保檔案的來(lái)源十分廣泛。涉及到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、能源、生態(tài)、城鄉(xiāng)建設(shè)等各個(gè)方面，包括環(huán)境監(jiān)測(cè)資料、環(huán)境質(zhì)量分析報(bào)告、排污申報(bào)材料以及環(huán)保科研材料等。可以說(shuō)環(huán)保檔案涉及面廣，種類(lèi)繁多，形式多樣。

環(huán)保檔案是在環(huán)境活動(dòng)中自然形成的客觀真實(shí)記錄，不僅可以系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映過(guò)去和現(xiàn)在的環(huán)境活動(dòng)，而且也可以通過(guò)分析預(yù)測(cè)、推斷將來(lái)的環(huán)境趨勢(shì)。因此它成為環(huán)境管理和環(huán)境監(jiān)測(cè)的重要依據(jù)。在倡導(dǎo)生態(tài)文明的今天，環(huán)保檔案的建立與科學(xué)管理顯得尤為重要。因此要建立真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的環(huán)保檔案，需針對(duì)其生命過(guò)程的整體性和載體形式多樣化的特點(diǎn)，對(duì)環(huán)保檔案生命的全過(guò)程和各階段實(shí)施全面系統(tǒng)的控制。具體而言，體現(xiàn)在以下方面：在環(huán)保檔案建立之前，確立環(huán)保檔案的歸檔范圍、整理和分類(lèi)方法、鑒定原則以及環(huán)保檔案的保管期限等有關(guān)環(huán)保檔案的管理辦法：在環(huán)保檔案形成的過(guò)程中，確保其內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確與完整系統(tǒng)：在環(huán)保檔案保管的過(guò)程中，要定期進(jìn)行檢查，注意保存環(huán)境溫濕度的適宜，防止檔案遭到任何形式的破壞與丟失；在環(huán)保檔案的開(kāi)發(fā)利用時(shí)，要運(yùn)用普遍聯(lián)系和全局思路定位其價(jià)值，根據(jù)其內(nèi)在的聯(lián)系與自身的特點(diǎn)選擇合適的保管場(chǎng)所和方法，使其價(jià)值能夠得到最大程度的發(fā)揮。

二、通過(guò)科學(xué)分類(lèi)優(yōu)化環(huán)保檔案館藏

全宗理論認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)不是個(gè)體運(yùn)動(dòng)，而是群體運(yùn)動(dòng)。一項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件之間存在天然的聯(lián)系，這些文件構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體，即可以形成一個(gè)“全宗”。全宗理論的核心是來(lái)源原則，這里的“來(lái)源”是指形成的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人。來(lái)源原則就是按照檔案的來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，要求同一來(lái)源的檔案不可以分散，不同來(lái)源的檔案不可混淆。因此同一活動(dòng)中產(chǎn)生的文件應(yīng)當(dāng)被看作是一個(gè)整體，對(duì)文件的分類(lèi)和整理也應(yīng)當(dāng)從宏觀上進(jìn)行把握。

環(huán)保檔案建立的目的是通過(guò)人們監(jiān)督環(huán)境狀況，控制環(huán)境惡化，提高環(huán)境質(zhì)量，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，提高人類(lèi)生活質(zhì)量。環(huán)保檔案為環(huán)境管理提供了真實(shí)可靠、系統(tǒng)準(zhǔn)確的情報(bào)信息，成為環(huán)境管理活動(dòng)中各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。因此對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)可以確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，而這也正是環(huán)保檔案作用得以充分發(fā)揮的關(guān)鍵所在。在對(duì)環(huán)保檔案分類(lèi)時(shí)，要注意以下兩方面：一方面，環(huán)保檔案的來(lái)源十分廣泛，同一來(lái)源的環(huán)保檔案之間存在著內(nèi)在聯(lián)系，這些環(huán)保檔案應(yīng)當(dāng)被看作一個(gè)整體。這就保持了環(huán)保檔案形成之初的歷史原貌，其整體性和系統(tǒng)性也得到了保證。另一方面，環(huán)保檔案來(lái)源應(yīng)具有權(quán)威性。環(huán)保檔案作為環(huán)境管理活動(dòng)的憑據(jù)，其中所包含的信息要求有確切的來(lái)源。環(huán)保檔案是對(duì)當(dāng)時(shí)有關(guān)環(huán)境實(shí)際情況的真實(shí)反映，不容日后隨意補(bǔ)寫(xiě)，有些情況可能轉(zhuǎn)瞬即逝，因此及時(shí)做好環(huán)保信息記錄也是不可忽視的。這兩方面都保證了檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確與系統(tǒng)，在一定程度上優(yōu)化了檔案館藏。

三、大力開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮環(huán)保檔案價(jià)值

文件價(jià)值理論將文件運(yùn)動(dòng)中的價(jià)值關(guān)系看作是文件運(yùn)動(dòng)的根本動(dòng)力。文件在不同的階段所表現(xiàn)出來(lái)的價(jià)值也不同。美國(guó)學(xué)者謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書(shū)中指出：“成為公共檔案的文件有兩種類(lèi)型的價(jià)值：對(duì)手原始機(jī)構(gòu)的原始價(jià)值，對(duì)于其他機(jī)構(gòu)和非政府使用者的從屬價(jià)值。”他認(rèn)為文件包含兩個(gè)價(jià)值，這就是著名的“雙重價(jià)值論”。

環(huán)保檔案是檔案的一個(gè)分支，它具有檔案的一般性質(zhì)和規(guī)律，對(duì)本部門(mén)的原始價(jià)值主要是現(xiàn)行價(jià)值與參考價(jià)值，對(duì)社會(huì)的從屬價(jià)值主要是決策價(jià)值和憑證價(jià)值。例如要制定某城市的大氣污染防治規(guī)劃，必須在參考大量環(huán)保檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)的分析推斷，才能制定出切實(shí)可行的規(guī)劃項(xiàng)目。大力開(kāi)發(fā)利用環(huán)保檔案信息資源可以為社會(huì)的生態(tài)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，環(huán)境問(wèn)題接連出現(xiàn)。環(huán)保部門(mén)要依法對(duì)環(huán)境污染事故、污染糾紛問(wèn)題提出解決方案，其關(guān)鍵在于能否出示原始憑證。環(huán)保檔案正是這些真實(shí)準(zhǔn)確信息的反映。這些原始記錄具有法律效力，成為解決問(wèn)題的重要憑證。環(huán)保檔案工作是整個(gè)環(huán)保工作的主要組成部分，檔案室(館)是各項(xiàng)決策實(shí)施的信息參考庫(kù)。一方面檔案工作者要積極主動(dòng)地提供環(huán)保信息，參與到各項(xiàng)規(guī)劃、科研和教育活動(dòng)之中；另一方面檔案工作者要有預(yù)見(jiàn)性，對(duì)一些日后可能會(huì)用到的環(huán)保信息進(jìn)行系統(tǒng)整理和編輯加工，形成一定的“檔案產(chǎn)品”，以便更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策。

隨著社會(huì)公眾對(duì)環(huán)境問(wèn)題的關(guān)注度的提高，環(huán)保檔案工作的重要性日益凸現(xiàn)。文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究被引入到環(huán)保檔案工作的具體實(shí)踐中，不僅使環(huán)保檔案得到科學(xué)規(guī)范的管理，而且使環(huán)保檔案信息資源得到大力地開(kāi)發(fā)，進(jìn)而使環(huán)保檔案的價(jià)值得到全面有效的發(fā)揮。