淺議科技館展品檔案

科普展品是科技館進行科普教育的基礎，是構成科技館的基本要素。科技館科普展品檔案是科普工作的一項重要基礎性工作內容，又是促進科技館科普展品發展和利用的基礎材料，它作為一種特殊的檔案，在科技館工作中具有保存信息，傳承歷史，啟迪后人的作用。本文就如何更好地收集、保管、開發、利用展品檔案談幾點粗淺的認識。

一、展品檔案的內涵

科普展品檔案是科技館在進行科普知識宣傳、教育活動中，開發、研制、采購、維修展品等直接形成的對科技館工作有保存價值的文字、圖表、音像、實物等文件材料和物品。

科普展品檔案的組成：有外購展品檔案和自制展品檔案。外購展品檔案主要有展品購置過程中產生的文件材料，其中包括：展品立項、調研、制作展品設計、展品論證、招標合同、購買合同、接驗收等文件材料，以及隨機文件材料。展品安裝、使用過程中形成后的文件材料。自制展品檔案主要是展品在設計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料。

科普展品檔案的基本形態是，從檔案表達方式上，可歸納為文字、圖表、音像；從檔案的載體上看，有紙質、磁介質、實物等；從信息記錄在載體的方法看，有打印、攝影、錄音、錄像等。

二、科技館展品檔案的作用

科技館科普展品檔案是科技館的特色檔案，在科技館科普活動中起著重要作用。

1、記錄歷史。科普展品檔案的保存是科技館科普宣傳的歷史記錄。是科技館開展科普活動不可缺少的服務工具。是科技館總結經驗教訓，更好開展科普工作的重要依據材料，是科技館工作的歷史見證材料，記錄著科技館事業發展的足跡，是研制開發新一代科普展品的基礎和依據。

2、服務公眾。檔案潛在的價值只有通過向社會提供利用才能實現。科普展品檔案的有關內容可以隨時根據工作需要轉換成展示內容向公眾開展科學教育，加深公眾對科普展品的理解，幫助公眾了解科普展品的內涵，從而達到服務公眾，進一步強化科技館科普教育功能的目的。科技館舉辦科普展覽的最終目的在于教育。所以。教育是科技館的基本屬性，現在我國教育方式仍然是以書本知識為內容。以課堂教育為陣地，以教師活動為中心，以教師講、學生聽的形式把書本知識原原本本地傳播給學生。在這種教育方式下培養出來的學生，往往缺乏好奇心、創造性和探索精神。科技館教育的精髓就是傳播科學知識，培養創新精神。開發思維和動手能力。在教育內容上，許多科普展品是結合中小學物理、化學、生物等課程研制和展示的，每件展品都說明一個或多個原理和如何應用，是中小學生課本教育的補充，而不是展品的單純陳列。在教育形式上，采用互動方式，突出學生的主體地位，屬于啟發式教育，引導參觀者多提幾個為什么。要求參觀者親自參與、動手操作，甚至參與科技館展品的開發制作。此外。現代科技館除了展出基礎理論外，還展出現代高科技領域的最新成就或成果。觀眾進入科技館，可以大致了解現代科技發展的脈絡和動態，所以，科技館教育的優越陸日益突出，對社會公眾尤其青少年的科普教育作用日益明顯，科普展品檔案在這種教育中發揮了不可替代的重要作用。

三、展品檔案管理上存在的問題

科技館是科普教育的主陣地，科普展品是科技館發揮科普教育作用的物質依托，是科技館的核心。科普展品檔案是科技館工作和事業發展的必然產物，它是隨著科技館事業的發展而產生的，是科普展品的原始記錄。它如實地記錄了科普展品的歷史發展，是科技館檔案的重要組成部分，同時是科技館編史修志、總結經驗、科學研究不可缺少的“食糧”，也是發展科技館事業的重要條件。它對促進科技館事業的發展具有極為重要的作用。目前，科技館只注重文書檔案、基建檔案、會計檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用，而對科普展品檔案不注意收集歸檔。造成大多數有價值的展品資料散失，致使價值昂貴的展品往往因為資料不全。維修困難，而無法繼續使用，甚至報廢，更談不上二次開發利用。本人認為目前科技館展品檔案存在三點問題：

1、不注重展品檔案收集。外購展品文件材料和自制展品文件材料收集不齊全。外購展品檔案的收集不齊全主要有四點：一是檔案人員沒有參加展品開箱驗收，在展品開箱時檔案人員沒有清點登記文件材料，更沒有收集歸檔，這樣一些本應歸檔文件材料不能及時收集整理歸檔。因此，在外購展品開箱時，檔案人員應及時清點登記文件材料，然后再借出供有關部室使用。或復制后借給有關部室使用；二是不注重在展品安裝、調試完畢后，抓住時機將整個安裝、調試過程中形成的文件材料收集歸檔：三是對日后展品使用中進行日常維修保養等過程材料，不注意及時收集歸檔：四是發現隨機文件材料不全時，沒有及時向展品生產廠家補充收集。

自制展品檔案的收集主要是不注重設計文件的收集，達不到完整陸、準確性。

2、不注重處理好收集展品文件與展品實物的關系。科技館展品實物檔案也非常重要，但這些科普展品實物檔案因歷史原因大多沒能進行科學整理并收藏，以便進行二次開發利用或展示出來，供觀眾對每個時代的展覽內容，科學普及的脈絡，科學發展的動態等有一個完整的了解。在這方面應盡快探索出一套可供實際操作的具體辦法。本人認為展品實物檔案和紙質檔案之間沒什么差異，只不過是載體或形狀不同而已，沒有本質層陸的區別。由于科技館展品的特殊性和存放的局限性，目前，不宜全部保留展品實物檔案，只能保存有代表性的展品。如：河北省科技館標志性展品“磁懸浮地月演示儀”是目前世界上唯一的一件以磁懸浮形式來演示地球與月亮關系的展品，其中地球模型直徑2米。是目前世界上最大的磁懸浮地球傾斜旋轉的展示技術，在世界上也是最先進的。像這樣的反映科技館標志性展品我們不僅要保存文字材料也要把它的實物展品收藏起來，它標志著我省科技館展品設計在當時走在世界的先進行列。對于那些不便保存但又有利用價值的科普展品，可以進行錄像，配以解說，以供日后參考。

3、不注重科學整理。展品檔案沒有進行科學整理，沒有按照分類、案卷排列、編檔案號、編目錄四個步驟進行管理。展品檔案分類沒有根據展品展出的時間、內容、特點和相互之間的聯系進行分類：案卷排列沒有在對展品檔案分類后，根據各類展品檔案之間有機聯系。對案卷進行先后次序排列。在同一類科普展品檔案中沒有以每件展品為單位按排列順序編流水號：對科普展品檔案案卷沒按順序進行編號：科普展品檔案沒有編制總目錄和分類目錄。分類目錄更沒標示展品名稱、說明、制作單位、制作時間。對科普展品實物沒有進行攝影、錄像，形成音像檔案。組成案卷，整理歸檔，沒有標明參見號，利用起來非常困難，展品檔案沒有起到其應有的作用。以河北省科技館為例：科普展品有力與機械、電與磁、數學、宇宙與航天、聲與光、應用技術、生命與健康、院士風彩和防震減災共九大類，共有科普展品400余件。這些科普展品應按要求進行分類，根據檔案整理歸檔需要，把這些科普展品進行攝像、錄音、文字整理后，按照種類展品之間相互聯系進行先后次序排列。給每件科普展品編制流水號：同一類科普展品組成一卷或多卷，但同一類科普展品案卷號必須排列在一起，不能分開：案卷號排完后，編制科普展品檔案的總目錄、分目錄。以備以后查找、利用方便。

針對以上情況，在建立科普展品檔案時，首先，單位領導要對科普展品檔案工作給予足夠的重視。落實領導責任制。明確分管檔案工作的領導和專兼職檔案人員；其次。要根據國家有關檔案管理工作的規章制度有針對性地建立健全檔案管理的各項制度納入到相關的管理工作程序和有關人員的職責范圍；再次，檔案人員要認真履行職責，加強對文件材料的收集整理工作以及進行監督、指導和檢查。

四、科技館展品檔案的開發利用

在科技館工作中，形成了大量有價值的科普檔案，特別是科普展品檔案，工作人員有義務、有責任把它們保存下來，保管的目的在于發揮其作用。開發利用好這些檔案，必須要增強科技館干部職工的檔案意識，要通過學習、參觀等不同形式，提高他們對檔案的認識、了解與興趣，即通過檔案幫助他們解決業務難題。讓事實說話，取得他們的理解、支持與配合，使他們從對檔案由陌生到熟悉，由不懂到利用。以便發揮出檔案應有作用。為此，應當做好以下兩個方面工作：

1、搞好展品檔案開發。展品檔案與科技館實際關系密切，大量的展品檔案對公眾有著科普教育作用，有著加深公眾對科學技術的理解和掌握能力，激發公眾對科學技術的愛好和興趣，消除公眾對科學技術的神秘感，縮小現代科學技術與公眾之間的距離等方面更有實際作用。同時，科技館所有的科普展覽或展品一般都具有一定的科技含量，涉及科學技術和基礎知識的多個領域。一些高新技術的展項也在科技館露面，對觀眾了解現代科技的發展動態、發展趨勢，增加觀眾資源具有較大影響作用。另外，科技館的展品用形象生動的動態演示，更具有趣味性和吸引力。實現了寓教于樂的教育方式。科技館的每一件展品都能說明一個科學原理，都能使觀眾自己動手操作，看到科學原理的演示結果，這些展品從制作到展出都有詳細的文字記載、影像資料、解說詞、維修記錄等文件材料，把這些有用的展品文件材料完整的保存下來，有計劃進行開發與利用，對今后科技館科普活動必將起到促進作用，因此，首先必須做好展品檔案的開發工作，這是展品檔案利用的基礎。

2、搞好展品檔案利用。首先，熟悉科技館展品檔案的內容、范圍等，根據當前乃至今后科技館建設的發展趨勢。了解和掌握科技館工作的任務和特點、規律，為做好科普展品檔案利用工作打下基礎：其次。了解科技館工作的實際需要，對展品檔案的利用進行預測，滿足工作需求，有針對性地做好展品檔案利用工作：再次，充分利用已有的展品檔案信息資源，深入挖掘和開發利用涉及科技館科普活動的各方面科普展品檔案，積極為館領導在謀劃全局、制定計劃、發展科普事業中提供新的有力支持；第四，不斷加強科普展品檔案制度建設，加強管理。規范工作，努力推進科普展品檔案有效利用，使科普展品檔案成為服務公眾的重要手段，在服務科普教育中發揮其應有作用。