電郵“鬼上身”

避免成為電子郵件過剩的生產者和受害者的幾種方法。

盡管“電子郵件之父”雷湯姆林森(Ray Tomlinson)已經記不起來世界上第一封電子郵件究竟寫了些什么、寫給誰的，甚至記不起來電子郵件誕生的具體日期，不過這都不重要，電子郵件已經改變了我們的生活。但現在，讓其始料不及的是，越來越多的人準備開始傾訴電子郵件多么地讓人惱火了!

“處理電子郵件占用了我太多的時間”、“我每天都要查電子郵件，如果有一天沒有收到，我會覺得這一天都索然無味”、“即使在阿拉斯加的船上，我還是要檢查電子郵件，否則我的假期沒辦法輕松度過”……如果你出現了上述癥狀，恭喜!你已經感染上了“電子郵件綜合癥”。對一些人來說，這種強迫癥狀更明顯：一收到郵件就必須馬上查閱，并且對Blackberry的振動會產生條件反射式的心跳加速。他們甚至擔心，自己不在辦公室時同事們會不會有不利于自己的“陰謀”。所以，即使在家中休息時，還是要不停查詢工作郵箱，否則就會渾身不舒服。

被電子郵件改變了職業軌道的人更是大有人在。比如仕達屋酒店(starwood Hotels)首席執行官史蒂文·海耶爾(Steven Heyer)，公司董事會逼其解釋他與一位年輕女員工的曖昧郵件，惠普公司前任董事會主席帕特里夏·鄧恩(Patricia Dunn)，因其用電子郵件調查不忠心的董事會成員而離職；另外還有“史上最牛女秘書”事件中的主角EMC原大中華區總裁陸純初。今年3月，來自員工因特網管理(EIM)企業Websense公布的一項調查報告顯示，10％的企業雇員偶爾會將公司的敏感信息以電子郵件形式發送出去，52％的雇員試圖入侵同事的電子郵件。

如何防止電子郵件成為職業生涯滑鐵盧的“后門”?如何不讓自己成為電子郵件過剩的受害者和生產者?以下一些使用小技巧也許能幫忙解決這些問題：

從標題開始——對一些商務人士來講，一天收到300封郵件是很正常的事情。讀完這么多郵件顯然是浪費時間的一件事。所以，要在標題中即以“電報體”寫明郵件主題，便于接收者快速了解，而那些被大量抄送的郵件則常常被跳過。如果一些郵件一周后還沒讀過，就可以直接刪除到垃圾箱了——要么說明那件事不重要，要么是早已被解決了。

寫簡潔的郵件——郵件要盡可能短，沒有人會在讀郵件的時候考察你的語言水平如何。但注意，該說的事情還是要說清楚。一件事一封郵件，不能把五件事寫進一個郵件里，這樣做的結果是讀郵件的人完全找不到重點。

把握郵件主動權——早上到辦公室的第一件事是什么?查郵件?錯!先坐下來想一想，什么是最重要的，先把要發的郵件寫完。否則你所有的喜怒哀樂都會被別人的郵件驅動著，最后，回完所有的郵件也該下班了。

教會周圍的人有效使用郵件——只有大家都養成良好的郵件使用習慣，你的郵件煩惱才能解除一一不要濫發郵件，只給對方發送與之相關的郵件，這樣會急劇減少每個人的郵件數量。

事不過三——如果為一件事與他人已來往了數封郵件，這時也許你應該拿起電話或走向他的辦公室選擇與其直接溝通。

工作郵箱和私人郵箱分開——把公務郵件發給朋友，或把私人郵件發給公司同事都會帶來尷尬。安全的辦法就是公私分開，絕不要用工作信箱收發與工作無關的郵件。在家中休息時，盡量不登錄工作郵箱，既可以避免泄漏重要信息，又能保證休息。