商務英語電子郵件寫作注意事項

[摘要] 在全球經(jīng)濟一體化的今天，國際商務活動日益頻繁，國際交流日益增多，作為現(xiàn)代商務重要的溝通手段之一，商務英語電子郵件的寫作愈來愈受到人們的重視。本文著重介紹商務電子郵件的寫作原則、格式及相關(guān)技巧。

[關(guān)鍵詞] 商務英語 電子郵件 寫作技巧

在全球經(jīng)濟一體化的今天，國際商務活動日益頻繁，這就要求商業(yè)人士不僅要精通商務，還要通曉英語，更要掌握現(xiàn)代高科技快捷便利的通信手段。作為現(xiàn)代商務重要的溝通手段之一，商務英語電子郵件的寫作愈來愈受到人們的重視。據(jù)調(diào)查，在商務場合約有90%以上的員工是利用電子郵件來與國外客戶聯(lián)系業(yè)務的。因此提高商務英語電子郵件的寫作質(zhì)量，就意味著減少誤解，成功溝通，以爭取到長期穩(wěn)定的客戶。本文著重介紹商務電子郵件的寫作原則、格式及相關(guān)技巧。

所有商業(yè)人士都愿意與果斷干練，整潔有序的人合作。首先，一封正式的商務電子郵件的格式要規(guī)范，各構(gòu)成部分要清晰明了，該寫的一項都不能少。以下是一封最常見的商務英語電子郵件的格式：

此格式的抬頭部分不一定逐項填寫，如果要將此郵件發(fā)送經(jīng)多個收件人，可將第一個人的郵箱地址寫在To（收件人）后，將其它收件人的郵箱地址寫在Cc（抄送）后。這部分最重的一項是Subject(主題)，主題是郵件主要內(nèi)容的濃縮。在收到一封郵件時，收件人首先看到的是郵件的主題，他會根據(jù)主題決定他是否閱讀你的郵件，因為他每天收到大量的郵件，不會浪費時間與精力去閱讀與他無關(guān)的東西。所以郵件主題一定要吸引收件人，使他對你的郵件感興趣。此外主題還應簡單明了，多用短語而不用句子。如：“parcel sent”（包裹已寄出）而不用 “I have sent you the parcel”（我已將包裹寄給你）或“The parcel was sent”（ 包裹已被寄出）。 “reconciliation of of acccounts”（平帳），而不用 “Let’s reconcile accounts between us”。這種短語式的主題既信息明確又一目了然。

接下來該寫稱呼語。每封郵件的稱呼都有禮貌得體，符合商務寫作習慣，不可亂寫。如寫給歐洲國家的客戶，稱呼要寫：Dear Mr/Mrs/Miss+全名，他們認為這樣才是嚴肅正式的信函，否則他們會認為你的信不嚴肅，也不會認真對待。但假如是寫給美國客戶，后面就沒必要寫全名，寫他們的第一個名字，他們會覺得很親切。

假如不知道對方的姓名卻知道對方的頭銜，可用Dear+頭銜， 如:“Dear Sales Manager， Dear Human Resources Manager”等，這要比 “Sir” 或“Dear Madam” 更清楚、更可取。

假如知道對方的姓名卻不知道對方的性別，切不可亂猜對方的性別，可用Dear+全名。

假如郵件是一封通函，同時發(fā)給幾個人收，可用 “Dear All”作為郵件的稱呼。

當你給一個公司寫信時，雖然用 “Dear Sirs”也很得體，但是更常用稱呼卻是“Gentlemen”，只有在寫信給政府官員時，才用“Sir”或“Sirs”且前面不用“Dear”。

稱呼后面一般用冒號，也有人用逗號。

正文，就是一封郵件的主要內(nèi)容，郵件寫得好不好，完全取決于正文。正文位于收信人的稱呼下方，隔兩行。如信中涉及的事情不多，可用一段寫完；如果陳述的事情較多，則應分幾段逐一敘述。為使眉目清晰，有時可加1、2、3等編號。在正式郵件中不可用俗語和縮略詞，不可用網(wǎng)絡(luò)語言。日期和時間也不可縮寫，各行各段要整齊劃一，上下左右，不能參差不齊，有礙美觀。整齊美觀的郵件，首先給人以良好的印象。要將正文寫好，應堅持以下幾個原則：

一、措辭委婉禮貌原則

在商務英語郵件的寫作乃整個商務活動中，禮貌都起著極其重要的作用。禮貌可以增進友誼、廣交朋友。樹立良好誠信的公司形象，有助于老客戶關(guān)系的加強及新客戶關(guān)系的確立。禮貌絕不是表面的客套，它意味著在郵件中非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、體貼的理解和由衷的尊敬。因此要通過具體的語言形式將禮貌得體委婉地表達出來，主要以語法和語用手段為主，包括語氣虛擬法、語態(tài)被動法、詞句否定法、語氣弱化法、使用半動詞法等。

1.虛擬語氣用法

交易雙方就交易的價格、裝運、索賠、保險等方面談判時，不可避免地要向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、勸告、請求甚至命令。如果直接表述，可能會傷及對方的面子，為了減輕對方面子受損程度，可以使用虛擬語氣手段來委婉、溫和地表達自己的觀點、請求和建議。如：

If it were not for the large orders we receive from a number of our regular customer， we could not have quoted for supplies even at that price (反還盤)

要不是我們接到許多老客戶的大量訂單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。

比較：If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customer， we cannot quote for supplies even at that price.

例句中由于動詞采用了虛擬語氣的形式，使商務洽談雙方的語氣大為緩和，大大減輕了對方面子受損的程度。為了給對方留出更多面子，采用了禮貌策略，有利于業(yè)務的開展和貿(mào)易關(guān)系的確定。

2.被動語態(tài)用法

在商務英語信函中，當向?qū)Ψ桨l(fā)出命令或請求，給對方壓力，讓他做某事或不做某事時，為了給對方保存面子，最好采用被動語態(tài)，這樣對比較易于接受。

如：It has to be stressed that shipment must be effected with in the prescribed time limit.

3.語氣弱化法

在商務英語信函中，對對方的建議或要求，使用直接的否定詞或肯定詞顯得過于武斷，疏遠了雙方的關(guān)系，不利于雙方在友好互信的基礎(chǔ)上建立貿(mào)易關(guān)系，因此常用各種方法弱化語氣，創(chuàng)造平等和諧的合作氣氛。如在否定句中加上等副詞，可使用得否定程度弱化，給對方留下了考慮地余地。

二、合理運用體諒原則

體諒和體貼是商務寫作應遵循的重要原則。在商務活動中要注意多為顧客著想，落實在商用信件的寫作上，就要求非常重視寫信的態(tài)度問題。“體諒”就是采取收信人的態(tài)度，而不是寄信人的態(tài)度，即采取第二人稱“您”為出發(fā)點，而不是以第一人稱“我”或“我們”為出發(fā)點的態(tài)度，設(shè)身處地的為收信人著想，以最佳的方式有效表達想法和傳遞信息，為以后的商務交往建立良好的印象。如

最好用“Congratulations to you on your success”（祝賀你取得成功）。而不用“We’d like to send my congratulations to you.”（我們向你表示祝賀）。

三、內(nèi)容完整具體的原則

商務信函應寫得具體、明確、完整。尤其是像報盤、詢問貿(mào)易條款和付款條件這類需要具體答復的信函，更強調(diào)寫作時要清楚完整具體。如商品的某些質(zhì)量和特征要用準確的數(shù)字，避免使用“好”“可以”這樣的詞語。時間要具體，要用年月日標明，避免使用“昨天”，“今天”、“下個月”、“馬上”等模棱兩可、含混不清的表達法。如：

We will deliver your goods soon. （我方很快發(fā)貨）。這句話用來對訂貨進行回復，就非常含混不清，“很快”一詞使用不具體，因為收件人根本無法得知何時送貨。包含完整必要的信息的信函，才能達到預期的理想效果，才會給收信人對你的公司有良好的印象。

四、簡潔與準確表達原則

簡潔是在不影響完整的和禮貌的情況下，使用最簡短的語句直截了當?shù)恼f明信函的內(nèi)容，但必須準確，因為商務信函涉及到買賣雙方的權(quán)利、義務和利害關(guān)系，是各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)。準確的含義應為正確的語言水平，尤其要注意正確拼寫單詞，一旦拼寫錯誤，會給人留下非常粗心大意和不禮貌的印象，甚至會誤大事或出洋相。語法及標點符號也要準確。這需要在平時注意培養(yǎng)良好的習慣。

正文之后的禮貌結(jié)束語更不可小視，一般的結(jié)束語有：

Faithfully yours，

Cordially yours，

Yours sincerely，

Yours truly，

Yours respectfully，

但上述各條所表達的禮貌和友誼程度各不相同，一定要用得恰如其分，對老熟人不必用“Yours respectfully，”對被譴責的人不能用“Cordially yours，”如收信人關(guān)系比較親密可用“Faithfully yours，”或“Cordially yours，”給機關(guān)團體的正式業(yè)務信函可用“Yours sincerely，”或“Yours respectfully，”

電子郵件的普及往往讓人忽視其應要的規(guī)范和格式，但在商務場合，一封準確、規(guī)范的英語電子郵件是非常必要的，它不僅反映寫信人的英語水平，更重要的是可以反映出寫信人的為人處事的態(tài)度和風格。

參考文獻：

[1]黎海斌:現(xiàn)代英語應用文寫作指南[M].上海:上海大學出版社，2001.35.

[2]Sue Kay. Practical Business Writing [M].北京：北京理工大學出版社，2003.69

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