加強科技檔案資源開發利用的有效途徑

科技檔案是科學技術知識存在的重要形式之一，是加快知識創造和科技成果轉化的重要資源。面對知識經濟給檔案界帶來的良好的信息交流環境，改進現有的工作模式，最大限度地開發科技檔案信息資源是擺在檔案管理人員面前的一個新課題。

一、科技檔案開發與利用存在的問題

1、由于檔案系統長期形成的封閉和半封閉環境的影響，許多檔案部門和檔案工作者的思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，認為只要按時接收，按時開放，提供憑據就行了，對于如何開發檔案信息、提高檔案利用率想得不多，行動上缺乏積極主動性。

2、長期以來，檔案工作仍是強調保密多，開放型管理少，強調館內提供利用多，利用科技檔案為社會提供服務少。科技檔案信息資源的開發利用仍處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含金量低，無法實現信息的共享。強調科技檔案的保密性，到了開放年限還不開放、該公布的檔案不公布，錯過了科技檔案利用的有效價值時期。

3、即便進行了開發與利用，但開發出來的信息產品精品不多，缺乏時效性。不能夠“適銷對路”。表現在某些課題開發的信息產品對于目前的科技活動沒有指導借鑒作用，而到了社會需要這些課題的相關信息時，又失去了現實意義，只好閑置。相反，對于目前社會亟需的課題信息，卻由于未能及時開發而不能夠滿足社會的需求，降低了科技檔案信息資源的有效利用率，最終導致開發與利用脫節。

4、科技檔案的完整性不夠。科技檔案的開發利用主要源于其潛在價值，而潛在價值的大小，除了決定于科技檔案內容的科學水平外，還取決于科技檔案的質量。當前影響科技檔案質量的主要因素是科技檔案的完整性不夠，一些單位只向檔案部門移交成果階段材料，大量課題研制階段的材料仍留在課題組個人手中。因此科技檔案的完整性是影響其質量的一個主要因素，它關系到科技檔案信息資源的系統性。

5、檔案信息開發利用渠道單一，長期徘徊在機械式的提供檔案和常規編研的局面上。當前經濟和社會各項事業飛速發展，各類信息的開發利用工作空前活躍，渠道眾多，通過互聯網和計算機檢索技術，就能夠了解全世界各行各業的信息技術情況，這給檔案信息的開發利用帶來了很大沖擊。

二、建立健全檔案信息利用制度和服務體系

首先，要分層次構筑檔案信息資源體系。一是要建立行業檔案信息資源體系，集中本行業檔案資料，對檔案信息進行整體開發，綜合管理，形成檔案信息的拳頭產品，為某一行業服務。二是要建立地區綜合檔案信息資源體系。這個體系的建立應以地市級綜合檔案館為中心，輻射各縣、市、區，形成資源共享的格局，體現經濟發展的區域性，這種信息資源體系有利于檔案信息的整體開發，統一運用。三是要建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發利用網絡，這樣不僅有利于規范開發檔案信息，也有利于各行業的利用，可體現整體優勢，有利于檔案信息開發利用走向市場，特別是有利于提高檔案信息開發利用的經濟效益和社會效益。

其次，建立檔案信息庫，創造信息開發利用的資料基礎。目前，檔案信息庫的建立要以文書檔案和科技檔案、經濟建設檔案、歷史檔案以及專業檔案為主，要以文件目錄為依據，加大檔案資料的收集、整理、分析、加工和管理工作，并同時開展檔案咨詢服務，介紹檔案信息開發的基礎和檔案信息利用的效益，只有配套聯動，才能使檔案信息開發利用取得較好的經濟效益和社會效益。

三、正確處理好保密與開發之間的關系

我們強調科技檔案的開發與利用，并不是說所收集來的可開發的科技檔案越多越好，也不是所有的科技檔案都可以隨心所欲地公布于眾。科技檔案該保密的要保密，該歸檔的就要保證全部歸檔，技術成果能開發的要開發，要認真遵守《保密法》、《科學技術保密條例》和有關保密規定，這是檔案工作的重要原則。保密工作做得好，能夠直接促進科技檔案開發工作。科技檔案是一種科技儲備形式，對它的保護是為了更好地利用開發，但現在我們在如何界定哪些科技檔案是該保密的、哪些科技檔案該開發的問題上還比較模糊。有些開發者對技術成果檔案保密過嚴，限制過多，影響了科技檔案開發的深度和廣度；相反，有些開發者保密意識淡薄，因泄露秘密而造成損失的現象也時有發生。

四、人員業務素質決定檔案開發利用的水平

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案部門也不再是單純的收藏機構，還應是檔案信息的聚集中心、交流中心。在為科技人員提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

要想實現檔案的信息化管理必須提高檔案信息管理人員的素質和業務能力，實現檔案信息電子化，首先要有現代化的管理人才和較高的知識層次與先進技術水平。從目前情況看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才是更奇缺一些單位的檔案部門雖然配備了電子計算機，錄入了不少檔案信息并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現計算機的檢索功能。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺，另一方面檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”的工作方針，他們只滿足于踏踏實實地做好本職工作，頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳和開發的意識。還有一些檔案管理部門采取的是坐等上門的被動服務方式，沒有針對館藏檔案內容開展方便、快捷、行之有效的利用方式，檔案的利用效率不高，這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準率，而是查詢者來到檔案室后，手工檢索的繁瑣、服務設施的不完善、閱覽環境等一系列問題導致了檔案利用效率的降低，令查詢者望而卻步。試想檔案管理者如果只限于管好檔案這最基本的服務方式，怎能對科技檔案進行有效的研究和發掘?因此，檔案管理人員的素質決定著檔案開發與利用的管理水平的高低。

五、加強檔案信息開發利用工作的對策

鑒于檔案信息開發利用所面臨的種種挑戰，我們不能坐而論道，也不能怨天尤人，只能在認真總結過去的經驗教訓的基礎上，采取相應的對策，迎接挑戰。

(一)解放思想，更新觀念，確立檔案信息開發和利用工作的地位。檔案信息的開發利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其他環節的落腳點。科技檔案信息開發是“強化應用技術的開發和推廣，促進科技成果向現實生產力轉化”的橋梁，是檔案工作中最活躍的部分，也是檔案部門最能為社會和經濟發展做出貢獻的重要工作。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新。要明確檔案信息開發利用是檔案工作的主導，這項工作的好壞是衡量檔案工作好壞的尺度和標志。要破除“重管輕用”的觀點，克服“無所作為”、“不求進取”的消極落后的思想認識，積極進取，愛崗敬業，這是做好檔案信息開發利用的前提和必要條件。其次，各級分管檔案工作的領導，要高度重視對檔案信息開發利用工作，在人、財、物等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能在高起點、高標準的基礎上發展，真正起到為當地經濟和社會各項事業發展起到引導和服務的作用。另外，檔案工作部門也應樹立超前意識，立足于出成果，出效益。

(二)運用現代信息技術手段進行檔案信息開發。從近幾年檔案信息的開發利用效果來看，計算機的應用勢在必行，這也是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段。要在短時間內為檔案信息利用開發工作配備相關的設備，加快電子計算機終端網絡的應用，現代化技術設備、手段是高質量快速進行檔案信息開發的重要手段，它可以為檔案信息開發創造優越的條件，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現實，也可以為將來共享檔案信息資源打下基礎。要逐步克服資金不足的困難，逐步使計算機進入檔案信息開發利用領域，實現檔案信息開發利用全程現代化。