美國商業(yè)性文件中心ＩＲＯＮＭＯＵＮＴＡＩＮ的運作模式分析及啟示

文件中心起源于20世紀40年代的美國，是節(jié)約文件管理成本和提高文件管理效率的產(chǎn)物。文件中心因其經(jīng)濟、高效的突出優(yōu)點后來受到國外的普遍青睞。許多國家效仿美國紛紛建立了文件中心或類似機構(gòu)。商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類型，最早產(chǎn)生于20世紀50年代，是由私人創(chuàng)辦的、主要為工商企業(yè)服務(wù)的營利性文件保管機構(gòu)。美國是商業(yè)性文件中心建立較早、發(fā)展水平較高的代表性國家，本文擬選擇美國一個典型性的商業(yè)性文件中心——IRON MOUNTAIN公司，對其運作模式進行分析，從中總結(jié)對我國的一些啟示。

美國商業(yè)性文件中心IRON MOUNTAIN的運作模式

美國商業(yè)性文件中心IRON MOUNTAIN成立于1951年，是一家提供文檔管理、數(shù)據(jù)恢復(fù)等服務(wù)的跨國公司。其總部設(shè)在美國紐約州，在全球有600多個分支機構(gòu)，遍及北美洲、南美洲、歐洲和大洋洲。目前它擁有12萬客戶，產(chǎn)值超過23億美元，年收入1.2億美元。2003年入圍了美國1000強企業(yè)，名列第887位。它是美國、也是世界上最著名的商業(yè)性文件中心之一。

1、服務(wù)內(nèi)容

IRON MOUNTAIN的業(yè)務(wù)范圍主要集中在三個方面——文件管理、數(shù)據(jù)保護與恢復(fù)、文檔和數(shù)據(jù)信息的安全銷毀。

2、服務(wù)方式

IRON MOUNTAIN采取了主動上門的服務(wù)方式。只要任何一家企業(yè)有需求，都可以通過電話或網(wǎng)絡(luò)與IRON MOUTAIN取得聯(lián)系，IRONMOUNTAIN的工作人員就會及時登門，主動提供文件的運輸服務(wù)，將客戶委托保管的文件存放在庫房中加以妥善保管。正是因為有了周到、細致、主動的服務(wù)，才使得IRON MOUNTAIN贏得了眾多客戶的滿意和信賴。

3、服務(wù)特點

IRON MOUNTAIN的服務(wù)特點是特別注重文件和數(shù)據(jù)的安全，因為其職能是為客戶提供文件管理服務(wù)，維護文件的實體和信息內(nèi)容安全不僅是衡量其服務(wù)質(zhì)量的重要標準，而且是自身生存和發(fā)展的“生命線”。為此。IRON MOUNTAIN提出了這樣的宣傳口號——“安全是一種生活方式(secuntyis a way of life)”。安全的理念已經(jīng)滲透在IRONMOUNTAIN目常管理和服務(wù)流程之中。首先，員工進入公司之前要經(jīng)過嚴格的選拔和考核，這樣可保證員工的忠實可靠。其次，在文件運輸和轉(zhuǎn)遞的過程中，各種安全保護措施也十分嚴格、細致。IRON MOUNTAIN采用的是全封閉式車輛，并裝有車載報警系統(tǒng)。再次，IRON MOUNTAIN保存機要和永久保管文件的庫房均建在地下，常年恒溫，各種安全保障措施十分齊備。

IRON MOUNTAIN對我國建立商業(yè)性文件中心的啟示

IRON MOUNTAIN是美國商業(yè)性文件中心的一個典型，其發(fā)展規(guī)模和經(jīng)營效果都較為良好。但它目前并未進入我國，捷足先登的是美國另一家商業(yè)性文件中心——信安達公司。盡管信安達公司在上海已經(jīng)建立了分公司，并在上海和北京等地開展了企業(yè)文件和檔案的托管服務(wù)，但嚴格地說，我國并未建立起真正意義上的商業(yè)性文件中心。據(jù)國外文件管理公司網(wǎng)絡(luò)媒體的統(tǒng)計，美國擁有近2000家文件管理公司，其市場占有率達到40％；歐洲文件管理公司的市場占有率已經(jīng)達到10％；亞洲、南美洲和非洲的文件管理公司的市場占有率雖然不及美國和歐洲，但正呈上升之勢。國外商業(yè)性文件中心的蓬勃發(fā)展對我國無疑是有啟示意義的，本文通過對IRON MOUNTAIN的運作模式分析，可以得出以下兩點較為宏觀的啟示——

1、我國建立商業(yè)性文件中心的必要性和可行性。

近年來我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，經(jīng)濟成分日趨多元。大量外資企業(yè)進入了中國，民營企業(yè)和私營企業(yè)也大量涌現(xiàn)。這些企業(yè)的性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和運作模式與國有企業(yè)存在區(qū)別。盡管這些企業(yè)的文件、檔案管理模式可能不盡一致，但文件、檔案管理的需求是普遍存在的。而很多外資企業(yè)、私營或民營企業(yè)沒有或不愿設(shè)置專門的文件、檔案保管機構(gòu)。這樣一來，這些企業(yè)的文件、檔案管理需求采取怎樣的方式加以滿足，就是一個亟待解決的問題。現(xiàn)有情況下，我國已經(jīng)存在幾種解決形式。一是以深圳市檔案寄存中心為代表的檔案中介機構(gòu)，可以為有需要的外企、破產(chǎn)企業(yè)或其他企業(yè)提供文件、檔案寄存和管理服務(wù)。二是以上海信安達文件、檔案管理公司為代表的商業(yè)性文件中心，可以為有需要的企業(yè)提供文件、檔案保管服務(wù)。三是其他一些承擔(dān)文件、檔案管理外包服務(wù)的機構(gòu)，如外企人力資源中心FESCO，可以為在華外資企業(yè)提供人事代理服務(wù)，其中也包括人事檔案的保管服務(wù)。這些形式說明，我國其實已不需要在理論上辨明商業(yè)性文件中心建立的必要性和可行性，事實已經(jīng)充分證明了商業(yè)性文件中心或類似機構(gòu)在我國已經(jīng)出現(xiàn)。

之所以強調(diào)商業(yè)性文件中心當前在我國建立的必要性，主要是因為文件中心以及商業(yè)性文件中心所具有的經(jīng)濟節(jié)約、規(guī)模效益等突出優(yōu)點已經(jīng)得到了世界各國的認同。IRON MOUNTAIN的成功經(jīng)驗啟示我們，當前我國需要結(jié)合國情，建立富有中國特色的商業(yè)性文件中心。不過，名稱上并不強求照搬國外，關(guān)鍵是應(yīng)讓這種機構(gòu)充分具備商業(yè)性文件中心的優(yōu)點。

2、文件中心的運作模式應(yīng)充分體現(xiàn)“中國特色”。

國外商業(yè)性文件中心是一種典型的私人企業(yè)，以追求利益最大化為根本目標。我國雖然具有建立商業(yè)性文件中心的可能，但完全照搬國外模式，就可能難以取得理想的效果，甚至可能造成“削足適履”的危害。

首先需要考慮的是商業(yè)性文件中心的性質(zhì)和地位。在國外j商業(yè)性文件中心是一種營利性的私營企業(yè)，完全自負盈虧。這是基于私有制的特點，商業(yè)性文件中心較好地滿足了政府無權(quán)管轄的私企或私人文件、檔案的管理需求。富有中國特色的商業(yè)性文件中心也應(yīng)當是一種經(jīng)濟、高效地管理國家檔案部門管轄范圍之外的文件、檔案的形式，至于它是否一定要比照國外的模式，本文認為需要結(jié)合國情靈活考慮，必要時可以采取分步走的形式。我國現(xiàn)存的針對外企、民營或私營企業(yè)文件、檔案進行管理的幾種形式，雖然還談不上是真正意義上的商業(yè)性文件中心，但畢竟適應(yīng)了現(xiàn)階段的我國國情，具有一定的合理性。將來條件成熟，我國可以考慮建立完全商業(yè)性的文件中心，這當然也需要相關(guān)的法律政策予以保障和約束。現(xiàn)有條件下，商業(yè)性文件中心只需也只能是文件、檔案管理中的一種補充形式，并不會危及國家檔案部門的主導(dǎo)地位。換言之，商業(yè)性文件中心只是對檔案部門的有益補充，與檔案部門根本不存在取代或被取代的問題。其存在的目的是更好地滿足當前我國文件、檔案多元化的管理需求。

其次需要考慮的是商業(yè)性文件中心的職能和業(yè)務(wù)范圍。商業(yè)性文件中心是滿足現(xiàn)代企業(yè)文件、檔案安全保管和有效利用需求的產(chǎn)物，保管和服務(wù)是商業(yè)性文件中心的基本職能。關(guān)鍵是商業(yè)性文件中心應(yīng)當能夠為客戶提供經(jīng)濟、安全的保管和優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。從IRON MOUNTAIN的業(yè)務(wù)范圍來看，既有傳統(tǒng)的文件管理和音像文件管理，又有數(shù)據(jù)保護與恢復(fù)、軟件服務(wù)，還有知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)，可以說是包羅了信息服務(wù)的方方面面。這說明國外商業(yè)性文件中心已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的文件保管職能，服務(wù)觸角已經(jīng)根據(jù)社會發(fā)展的需要延伸到更大的范圍。由此帶來的啟示是，我國的商業(yè)性文件中心也應(yīng)根據(jù)當前需要和條件靈活設(shè)定其業(yè)務(wù)范圍，服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)項目可以力求多元化，除了基本的文件、檔案保管之外，也可以拓展包含信息服務(wù)的一些內(nèi)容。但是，商業(yè)性文件中心最重要的還是應(yīng)體現(xiàn)自身的專業(yè)特色，業(yè)務(wù)范圍應(yīng)當立足于自己的專長，否則商業(yè)性文件中心可能因為“雜而不專”無法在市場競爭中贏得立足之地。

再次需要考慮商業(yè)性文件中心的特色和優(yōu)勢。商業(yè)性文件中心在國外之所以能夠推廣，不僅是因為它可以幫助客戶在文件管理上實現(xiàn)經(jīng)濟和有效，更重要的是因為它能夠幫助客戶在文件管理上做到安全和可靠。IRON MOUNTAIN的服務(wù)特色就有力地證明了這一點。它深知，確保客戶托管文件的安全、保密，不僅直接關(guān)系到客戶自身的利益，也直接影響到文件中心的信譽。正因如此，IRON MOUNTAIN才會視安全和保密為其“生命線”。由此帶來的啟示是，我國的商業(yè)性文件中心也必須高度重視安全和保密問題，不僅確保文件、檔案的實體安全，也要維護文件、檔案的信息安全。這就需要商業(yè)性文件中心建立和健全各項安全和保密制度，構(gòu)建庫房及其設(shè)施的安全保管環(huán)境，杜絕一切有可能危害文件、檔案實體和內(nèi)容安全的隱患因素。特別是在保障文件、檔案的機密性上，商業(yè)性文件中心必須不遺余力，避免發(fā)生泄密事件。我國商業(yè)性文件中心只有做到并保持“安全、保密”的特色和優(yōu)勢，才有可能贏得客戶的信賴，才有可能發(fā)展和壯大起來。