館藏檔案數字化信息的采集方法

一、做好館藏檔案數字化的前期準備工作

第一，檔案質量檢查。質量整改不是對檔案進行重新整理，要根據數字化需要進行。根據數據采集的不同方式（錄入、掃描、數碼處理）要區別對待。對于字跡不清、破損污染、編號有誤、案卷（文件）題名不確切、缺少目錄等不能進行數字化工作或數字化后影響利用的問題，應在數字化之前將其解決。對于“整理人”、“檢查人”等檔案整理過程的記錄不必強求。條目中文件的“字號”、“責任者”、“時間”等雖不夠規范，但不影響數字化，或數字化后由于檢索途徑增多不影響利用的，可不做過多修改。需要注意的是，實際工作中不要過分強調整理基礎的規范而影響數字化進程。

第二，加大檔案鑒定開放力度。通過鑒定剔除那些重復的、臨時性的、事務性的以及失去利用價值的檔案，突出那些重要的、具有珍貴價值、典型意義、地方特色和廣泛使用價值的檔案，可以使數字化的檔案精煉高效。

第三，做好館藏涉密檔案文件的解密工作。檔案館在開展檔案數字化加工之前，要依據國家檔案局、國家保密局聯合發布的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》，結合鑒定開放工作，對保密期限屆滿的檔案文件進行解密工作。凡帶有密級標識的檔案文件，解密并加蓋解密章后再進行數字化加工。

二、檔案數字化信息采集應分步實施

第一，優先實施檔案目錄數字化。檔案目錄相對于檔案原文數量少，信息采集較為簡單，而且投入小、見效快，可以在較短的時間內將館藏可公開利用的案卷（文件）目錄全部實施數字化。進入共享平臺的目錄信息，可以使更多的檔案用戶及時了解所需檔案的藏所，根據目錄索引按圖索驥，主動查找和利用館藏檔案。

第二，特殊載體檔案的數字化。近年來，特殊載體檔案的利用呈上升趨勢，照片、錄像帶、錄音帶、實物檔案等原生信息在制作各種展覽、錄制文獻片、多媒體制作等方面被頻繁利用。例如，近年來中央電視臺錄制的《歷史上的今天》、《話說香港》、《紀念紅軍長征勝利70周年》等大型系列文獻片，由于大量使用音、影、像等原生歷史資料，令片子更具文獻價值和觀賞性。另外，特殊載體檔案的保護技術要求相對較高，需要經常進行檢查，及早進行數字化還有利于保護檔案原件。

第三，紙質檔案原文數字化應有所選擇。可先選擇館藏中若干個重點全宗，或一般全宗中的重要檔案，或對本地區發展有重要影響的重大活動、重大事件的檔案。為了“數”（數字化加工）以致用，一般可在館藏目錄信息、特殊載體檔案基本完成數字化加工，或目錄信息數據庫形成一定規模后，進行檔案原文的數字化加工，在具有人力物力財力的檔案館也可三者同時進行。

第四，數字化加工應以本地區形成的檔案文件為主。檔案數字化是一項龐大的工程，為避免重復加工，館際之間應有原則性分工，即各級各類檔案館只對本館收集范圍內的、館藏各機關、團體、企事業單位的檔案文件，或本專業系統形成的檔案文件進行數字化加工，館藏中上級機關制發的、業務機關頒發的需要貫徹執行的檔案文件的數字化工作，由制發機關依法移交的檔案館負責。基層檔案館一般不對上級文件、業務主管機關制發的文件進行數字化工作。

三、檔案數字化信息采集應以共享性和高利用率為標準

對于一個館藏若干門類，館藏量達十幾萬、幾十萬、上百萬卷（件）的檔案館來說，短時間內對所有檔案全部數字化顯然是不現實的。應對內容信息進行選擇，信息的篩選和采集要以檔案文件的共享性和高利用率為標準。具體說來，館藏下列內容應作為檔案數字化信息采集的重點。

1、法律法規和政府規章。館藏檔案中的各種法律法規和政府規章、規章制度的文件，是人們了解國家和地方社會事務管理、研究國家和地方的政治經濟文化等發展的最直接、最可靠的信息資源，這些檔案文件不僅共享程度高而且利用頻繁，應首先將其數字化。

2、政府工作流程方面的檔案文件。計算機技術在社會事務管理中的應用，使得政府各職能部門履行社會職責的程序愈加規范。例如工商登記和企業年檢、企業繳稅和減免稅收、法律訴訟和司法公證等方面的職能工作，都有其規范固定的業務工作流程。將檔案中涉及各種工作流程的文件數字化，實現信息共享，既能節約成本提高政府的辦事效率，又減少公民在時間精力上的投入，從而創造更高的經濟和社會效益。

3、公民維權依據性的檔案文件。館藏國家和地方各職能部門的檔案中，有許多與公民個人利益密切相關，例如勞動工資、福利待遇、醫療保險、下崗再就業、勞動保護等，直接關系公民的工作和生活。這些檔案文件是維護公民合法權益的依據，也是公民維護自身權益、依法訴求的指南。其信息數字化和資源共享，將提高公民依法維權意識，減少或避免公民盲目上訪現象，促進以人為本的和諧社會建設。

4、特色檔案。各級各類檔案館的館藏檔案，都從不同領域、不同方面，全面客觀地記錄了本地區或本行業的發展變革情況，例如地區的建制沿革、行政區劃、工農商科文各業發展、本地區（系統）的重大事件、在本地區（系統）有重要影響的英雄人物和先進事跡，文物古跡、等等。將這些檔案數字化，能方便公眾了解地區（或行業）的發展變化情況，對于加強公民的思想道德建設，提高公民素質將會產生積極的作用。

5、不宜公開的、記錄個人情況的檔案不做數字化處理。館藏中部分涉及政治運動的檔案往往言過其實，對人的處理缺乏法律依據，為了維護社會穩定，在利用上需要有一定的限制，所以不需進行數字化加工。館藏中招工錄用、轉正定級、上山下鄉等檔案是在特定歷史條件下形成的，其利用目的大多是落實政策或現階段改革的特殊需要。隨著人事檔案管理的規范和對個人信息知情權的實現，個人利用館藏自身的招工、上山下鄉、轉正定級等檔案的情形將逐漸減少，因此也不必做數字化處理。

四、數字化工作的組織

第一，建立檔案數字化工作領導小組。領導小組由局（館）領導和信息化工作人員、檔案管理人員組成，必要時可吸收本地區信息化工作機構的人員參加。領導小組的主要任務是：協調與本地區信息化工作部門的業務和工作關系，使檔案數字化從始至終納入本地區信息化整體建設之中；制定檔案數字化工作計劃和工作標準；對數字化后檔案信息輸入內、外網提出要求；解決數字化工作必需的人、才、物等問題；組織落實檔案數字化工作。

第二，處理好數字化與檔案館日常業務的關系。實際工作中要將數字化工作和日常業務工作緊密結合，互為促進。以規范有序的日常工作來保證數字化工作的順利開展，以數字化促進檔案管理的規范化。檔案館可將數字化工作與開放審查工作聯動，通過數字化加快進檔案開放的步伐，拓寬服務層面，提升檔案館的社會知名度，最大限度地發揮檔案在物質文明、政治文明、精神文明建設中的作用。

第三，社會力量與自身力量相結合。對于檔案數量龐大的檔案館來說，完全依靠自身力量完成數字化工作顯然力不從心。檔案數字化加工可以依靠社會力量，選擇能夠滿足數字化工作要求且資信良好的專業組織來完成。檔案館要與其簽訂檔案數字化加工合同，以保證雙方的權益；為確保數字化加工質量，檔案館應進行一定比例的抽查；要對數字化后相關的數據質量進行檢驗測試和驗收，以保證數據齊全完整。

第四，做好數字化后檔案文件的復原整理工作。原文掃描、數碼攝錄等數字化加工過程中，需要對部分檔案進行拆卷處理。為了保證檔案原件的安全完整，數字化加工后要對紙質檔案恢復裝訂，抽出的照片、磁盤等原位復歸。切不可認為數字化后電子檔案可以代替檔案原件使用，就忽視檔案原件保管形態的完整，為以后的有效管理埋下隱患。

作者單位：北京市朝陽區檔案局