檔案人員素質構建策略探析

公共部門人力資源開發是公共生產力水平持續提高的源泉。檔案館通過公共部門人力資源開發，全面提升檔案人員的身體健康素質、思想道德素質、文化科技素質、職業技能素質、潛能開發方面素質①，有利于從根本上推動檔案職業發展。筆者試圖將身體健康素質、思想道德素質、文化科技素質作為素質結構的基礎模塊，職業技能素質作為主體模塊，潛能開發方面素質作為延展模塊進行構建。

一、提升檔案人員三種素質，構筑素質結構的基礎模塊

1、身體健康素質。該素質包括生理健康素質與心理健康素質兩方面，當前應更注重檔案人員心理健康素質，從外部和內部科學治療職業倦怠，即部分檔案人員對所從事的工作沒有興趣或缺乏動機，卻又不得不為之，感到厭煩，產生一種身心疲憊的心理狀態②。外部，通過人力資源開發，使檔案人員更好地提供檔案信息產品與服務，加強對外公關，樹立公共信息部門的新形象，提高檔案職業的知名度、美譽度，總體上提高檔案人員的自我成就感和認同感，增強其從事檔案工作的興趣與動力。內部，專門開設心理健康輔導課程，傳授簡單易行的治療辦法并進行初步的治療；引導檔案人員的行為動機，培養其對檔案工作的興趣與認同，加強互相溝通，消除失落、自卑、厭煩、冷漠等心理，營造和諧、友善的人際環境和文化氛圍；增強性別意識，發揚女性謹慎、溫柔、細膩的優點，消除其魄力、開放、獨立方面的不足，分析不同群體的心理特點，培養各具特色的健康人格品質，從根本上防治職業倦怠。

2、思想道德素質。該素質包含思想素質、品德素質和政治素質等，應從檔案館與檔案人員兩方面來提升。首先，應完善檔案館文化。弘揚公共部門競爭、市場激勵、分權化、顧客導向、滿足多樣化服務需求等公共服務價值③，添加自信、創新、開放等文化元素，建設檔案信息倫理，豐富檔案職業道德規范內容。其次，應改變檔案人員理念。檔案人員須以電子文件時代、政府信息公開為背景，具備向公眾提供檔案信息服務、推動檔案職業發展的主動意識、服務觀念；增強檔案職業使命，包括職業理想和職業榮譽④，需要以職業理想引導檔案人員，為提高民眾知識素養、實現信息公平、加快國家民主法制進程而奮斗；通過強化檔案“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的不可替代作用，堅守檔案職業“保存和維護社會記憶”的社會使命，維護檔案職業榮譽。

3、文化科技素質。該素質要求檔案人員具有較高的社會、科學、歷史、文化等方面知識水平。筆者認為，除采用人力資源招聘、師徒相傳、組織學習等傳統措施之外，還應通過全面認識檔案信息的價值，挖掘檔案信息對檔案人員的教育作用來提升該素質，具體可由檔案館在保障檔案實體及信息的完整、安全，不違反相關法律法規前提下，以復制、摘錄等方式利用部分檔案信息，如部分可開放的公文、經典文獻，對檔案人員進行教育，加深其對多方面知識的了解。

二、培養檔案人員職業技能素質，構建素質結構的主體模塊

檔案人員職業技能素質在整體素質結構中充當主體模塊，是以檔案實體及信息管理技能為基礎，以維護檔案實體及信息的完整性、憑證性，對檔案信息進行深度開發利用為特色的職業技巧與能力，是檔案人員關鍵的差異化的素質，需通過以下措施來提升。

1、變革管理思想與方法。中國檔案學中最有價值的部分和基本的理論形態是管理過程的系統分析和管理資源的重新配置與整合；中國檔案學是通過對一種管理方式的研究，最終揭示管理活動的基本規律的⑤，管理思想與方法的變革理應成為檔案職業技能素質提升的起點，檔案學科、檔案職業發展的立足點。檔案館人力資源開發過程中，應一方面變革檔案管理的思想與方法，將全程管理、前端控制、知識管理、后保管模式的管理思想通過管理程序、方法展現與再造，形成檔案信息管理技能，奠定其他職業技能素質發展的基礎；另一方面變革檔案人員管理的思想與方法，由人事管理的模式轉變到人力資源管理，推行人本管理、目標管理、學習型組織、績效管理等管理思想與方法。

2、加強培訓教育。檔案人員學歷層次與接受培訓教育程度對提升職業技能素質產生直接的作用，但據相關學者調查，各級各類檔案部門現有專職人員中，具有中專及普通高中文化程度占24.47%，初中以下文化程度占2.58%，接受過在職培訓教育只占32.68%⑥。面對這種情形，檔案館迫切需要加強檔案專業教育與職業教育。專業教育方面，可將檔案學歸于管理學門類下，增強信息學科的特性，盡快實現檔案學、圖書館學、情報學專業整合，調整課程體系，使理論與實踐緊密結合，更好地培養學生基本職業技能素質。職業教育方面，根據檔案職業發展的需要，應適時加大知識含量，嘗試采用體驗式培訓、網絡在線、遠程培訓、人格拓展訓練等新型人力資源培訓方式，重點加強崗前、初任培訓，調整受訓者的知識結構，逐步使職業教育體系覆蓋檔案工作全過程、檔案人員全體。

3、改善部門運行機制。在檔案職業資格證書制度還未全方位實施情況下，需通過檔案館內部機制的改善，鞏固并提高檔案人員的職業技能素質。準入機制方面，在招聘檔案人員時，分析每一職位的特點，參照秘書等相似職業的要求，增加該職位必需檔案職業技能進行考察的環節，保障檔案人員基本的職業技能素質。激勵機制方面，將物質與精神的激勵相結合，給技能創新研究人員以更好的物質待遇；采用目標、尊重、情感激勵⑦等方式，對檔案人員實施人文關懷。機構設置方面，適當爭取編制名額，調整人員布局，組建精干技能小組或項目團隊，深入挖掘檔案保護、文獻編纂等傳統技能，著眼長遠，在維護信息（尤其是電子文件）的完整性、憑證性及檔案信息深度開發利用方面，開發擁有自主知識產權的技能。管理技巧方面，發揮技能帶頭人的作用，激勵和帶動檔案人員積極性、主動性和創造性，提高檔案職業技能開發的效益。

4、加強部門間協作。檔案館應積極推動不同部門的伙伴式協作，達到優勢互補，更快更好地促進檔案人員職業技能素質的提升。職業技能教育的職能，應從檔案局（館）剝離出來，交由專業的職業培訓機構或高校，檔案館則集中精力強化核心技能，開展有優勢、主要的業務，提升整體競爭力；職業技能的開發，可引入科研院所的人才力量和企業優質的信息、資金資源，探索聯合開發光盤等新型檔案載體保護等投資大、開發周期長的技能；在協作方式上，合作雙方各自通過技術、資金、場地等不同形式參與合作，視合作的程度設立信息溝通機構、聯合開發實驗室甚至聯營公司等機構；收益分配方面，采用協作雙方都可以接受的靈活的收益分配方式，既要使檔案職業技能給檔案館帶來的社會效益，也要滿足企業或其他組織經濟利益等要求，形成利益共享、互動機制，增強職業技能開發的內在動力，加速技能的推廣、深化。

三、激發檔案人員潛能開發方面素質，建設素質結構的延展模塊

檔案人員潛能開發方面素質在整體素質結構中充當延展模塊，是對已有素質的延伸與發展，對檔案人員和檔案館長效發展具有重要意義的，拓展檔案人員潛在的知識、經驗、需求的素質，主要應采取以下策略來提升。

1、推行自我開發。自我開發要求尊重人的獨立性與創造性，綜合各方努力，開發人力資源的潛能。檔案館方面，第一，輔助形成職業生涯規劃，考慮職業發展計劃、職業策略、職業進入、職業變動和職業位置等變量，⑧聯系檔案館實際，為檔案人員提供職業生涯規劃的咨詢與指導；第二，管理職業生涯，將檔案人員與檔案館的發展目標統一起來，開辟職業通路和相關崗位，改革檔案人員職務晉升與人員調配的政策，設定若干利于開發潛能的崗位，滿足個人職業訴求和組織的發展需要。檔案人員方面，須直面人才流動的需要和職業發展的走向，著眼自身的持續發展，自主設計、實施富于彈性的職業生涯規劃，增強對檔案職業的適應性，使人員能在不同崗位間轉換，最大限度地發揮自身潛能。

2、運用外部力量。檔案館應以開放的心態面對其他信息部門的沖擊，加強與非公共檔案部門的交流，引入其以能力為中心的績效評價、激勵機制和完善的培訓教育機制；改革原有體制機制，以高度緊迫感為每位檔案人員建立個性化人才備忘錄，儲備戰略人力資源，適時激發人力資源的潛能，實現檔案館與檔案人員的持續發展。檔案人員應主動迎接外部挑戰，參照其他國家、地區已實施的職業資格證書制度的要求，自我激勵、自我調節，主動挖掘潛力、拓展素質。

四、檔案人員素質結構解析

由以上分析可知，運用公共部門人力資源開發理論構建檔案人員素質具有客觀必然性，有利于從根本上推動檔案職業發展。通過各種素質提升策略的實施，構建成基礎模塊，奠定素質結構的堅實基底；構建成主體模塊，對素質結構發揮中樞作用；構建成延展模塊，對素質結構產生戰略作用；最終形成基礎穩固、主體強大、富于前瞻性、競爭力強的飽滿的糧倉型素質結構。

注 釋:

①蕭鳴政：《人力資源開發的理論與方法》，北京:高等教育出版社，2004年版。

②張九玲：《檔案管理人員的職業倦怠及心理調適》，《內蒙古師范大學學報(哲學社會科學版)》2004年第6期。

③孫柏瑛、祁光華：《公共部門人力資源開發與管理》，北京:中國人民大學出版社，2004年版。

④ 曹玉蘭：《檔案職業精神的結構體系透視與分析》，《蘭臺世界》2006年第9期。

⑤胡鴻杰：《論中國檔案學的學術尊嚴》，《檔案學通訊》2005年第5期。

⑥吳紅：《論中國檔案職業的形態》，《檔案學研究》2006年第2期。

⑦唐艷芳：《論檔案部門的人力資源管理》，《檔案》2001年第1期。

⑧佟新：《職業生涯研究》，《社會學研究》2001年第1期。

作者單位：湖南省湘潭市湘潭大學

國防科技大學檔案館