歸檔文件整理應(yīng)做好五個(gè)兼顧

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》）是文書(shū)立卷和檔案管理改革過(guò)程中的一個(gè)事物。它繼承了傳統(tǒng)文書(shū)立卷中的許多優(yōu)秀成分，又對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)立卷進(jìn)行了重大變革。實(shí)施《規(guī)則》應(yīng)當(dāng)兼顧好相關(guān)工作事項(xiàng)，使得傳統(tǒng)檔案管理與歸檔文件管理成為一個(gè)相互銜接、相得益彰的有機(jī)板塊，實(shí)現(xiàn)改革時(shí)期檔案管理的平穩(wěn)過(guò)渡。

一、紙質(zhì)文件的手工整理與計(jì)算機(jī)整理相互兼顧

在許多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理并不斷嘗試文書(shū)立卷計(jì)算機(jī)整理的狀況下，《規(guī)則》的實(shí)施，更是為利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔文件編號(hào)、編目與檔案盒標(biāo)識(shí)提供了便利，還有的單位試圖利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件價(jià)值初步鑒定、劃分歸檔文件保管期限，乃至實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)分類(lèi)等項(xiàng)工作。不管是過(guò)去的檔案整理，還是現(xiàn)在的歸檔文件整理，盡可能地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化整理，始終是個(gè)發(fā)展方向。

然而，由于許多單位現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)軟硬件配置低，現(xiàn)有的檔案管理軟件中可用于歸檔文件整理的功能不強(qiáng)，以及文書(shū)和檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件整理的經(jīng)驗(yàn)和技巧欠缺等方面問(wèn)題的存在，一些中小企業(yè)、機(jī)關(guān)尚未實(shí)現(xiàn)檔案（或文件）計(jì)算機(jī)程序管理，個(gè)別單位甚至尚未為檔案部門(mén)配備計(jì)算機(jī)，都不同程度地制約了歸檔文件計(jì)算機(jī)整理的推進(jìn)步伐。

在許多單位，在很大程度上，紙質(zhì)歸檔文件的手工整理仍然是十分普遍的現(xiàn)象。即使在辦公自動(dòng)化程度較高的大型企業(yè)、大機(jī)關(guān)，手工整理紙質(zhì)歸檔文件也是比較普遍的。就全國(guó)范圍而言，嚴(yán)格地說(shuō)，利用計(jì)算機(jī)整理紙質(zhì)歸檔文件，還處于理論探討和實(shí)踐嘗試階段，智能化的計(jì)算機(jī)紙質(zhì)歸檔文件整理系統(tǒng)尚待時(shí)日。可是，僅僅滿(mǎn)足于歸檔文件手工整理而不愿意探索歸檔文件計(jì)算機(jī)整理的方法和途徑，或者消極等待現(xiàn)成的歸檔文件計(jì)算機(jī)整理系統(tǒng)的態(tài)度都是不對(duì)的。

注意積累總結(jié)歸檔文件手工整理的經(jīng)驗(yàn)和技巧，使之日臻完善，同時(shí)大膽應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔文件整理；在嘗試歸檔文件計(jì)算機(jī)整理的過(guò)程中，盡可能地將手工整理歸檔文件的經(jīng)驗(yàn)技巧經(jīng)過(guò)邏輯置換應(yīng)用于計(jì)算機(jī)歸檔文件整理過(guò)程，使得二者相互促進(jìn)、兼容并舉，使得歸檔文件逐步由手工整理過(guò)渡到計(jì)算機(jī)整理階段，這才是紙質(zhì)文件的手工整理與計(jì)算機(jī)整理兩種方式相互兼顧的真正目的。

二、歸檔文件整理工作創(chuàng)新與繼承相互兼顧

《規(guī)則》是對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)立卷的創(chuàng)新，它還要在此基礎(chǔ)上不斷改革，持續(xù)創(chuàng)新。創(chuàng)新是歸檔文件整理工作發(fā)展的方向，也是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。然而，幾乎任何創(chuàng)新都是在新與舊事物的交替運(yùn)動(dòng)中取得成果，都必須包含著對(duì)原有事物優(yōu)秀成分的繼承，否則，創(chuàng)新就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木。在實(shí)施《規(guī)則》過(guò)程中，為了順利推進(jìn)改革，應(yīng)該重視對(duì)原有有效管理方式與寶貴經(jīng)驗(yàn)的繼承。比如：為了打開(kāi)卷柜就可以直觀地搜索、確認(rèn)文件重要信息，可在卷脊“機(jī)構(gòu)”欄內(nèi)簡(jiǎn)易標(biāo)識(shí)盒內(nèi)文件的職能特征；為了保持歸檔文件與歸檔文件保管單位之間的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)繼續(xù)采用“年代—類(lèi)別—保管期限”的歸檔文件排列方式，等等。在歸檔文件整理實(shí)踐中，筆者得到的一個(gè)感悟是，只有從積極進(jìn)取的改革意識(shí)上繼承，才能在善于繼承中勇于創(chuàng)新；在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中繼承，二者相互兼顧，相互融合，加快事物的改革進(jìn)程，是做好歸檔文件整理工作的一個(gè)重要手段。

三、電子文件整理與紙質(zhì)文件整理相互兼顧

電子文件與紙質(zhì)文件不僅形態(tài)不同、信息依附的載體不同，整理方式也有著很大區(qū)別。紙質(zhì)文件信息人們可直接讀取，是世界范圍內(nèi)近兩千年實(shí)踐證明可以永久保存的主要載體的檔案，但是，紙質(zhì)檔案整理和保管方式較為復(fù)雜繁瑣，消耗的費(fèi)用多。電子文件信息屬于數(shù)字化不可見(jiàn)形態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)高密度存儲(chǔ)；信息資源可以快速整合、復(fù)制、備份，檔案信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離多終端用戶(hù)共享。但人們?cè)?jīng)廣泛使用的一些文件載體，如磁盤(pán)、磁帶，在一般保管條件下的壽命只有十幾年，即使是計(jì)算機(jī)硬盤(pán)，在病毒爆發(fā)、磁盤(pán)老化等突發(fā)情況下，記錄在上面的檔案信息也會(huì)在瞬間丟失殆盡。在電子文件與紙質(zhì)文件必須同時(shí)歸檔保存的今天，做好電子歸檔文件整理與紙質(zhì)歸檔文件整理相互兼顧，是值得大家重視的一個(gè)問(wèn)題。那么，如何搞好二者的相互兼顧呢？

首先，在整理電子文件時(shí)，也要同時(shí)考慮相應(yīng)紙質(zhì)文件的整理，做到兩種不同載體的重要文件都無(wú)遺漏地歸檔。

其次，文件的重要標(biāo)識(shí)、編號(hào)還應(yīng)當(dāng)考慮到與紙質(zhì)文件盡可能保持一致，以便于兩種不同載體的歸檔文件查詢(xún)與核對(duì)時(shí)不產(chǎn)生失誤。在文件分類(lèi)、劃分歸檔文件保管期限時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持兩種載體文件類(lèi)別與保管期限的同一性，以便利兩種載體歸檔文件的對(duì)應(yīng)檢索，和避免對(duì)今后文件鑒定銷(xiāo)毀帶來(lái)誤導(dǎo)及困惑。

最后，從歸檔電子文件管理簡(jiǎn)便和利用方便等方面考慮，將電子文件歸檔面從寬，從數(shù)量上相對(duì)多歸檔一些；而對(duì)紙質(zhì)文件歸檔面從嚴(yán)，從數(shù)量上少歸檔一些。采取對(duì)兩種載體文件歸檔寬嚴(yán)兼顧的不同方法，主要是考慮到減少紙質(zhì)文件歸檔數(shù)量與日俱增、許多單位檔案庫(kù)房不堪重負(fù)這些不利因素。同時(shí)還考慮到了電子文件利用頻率逐漸上升，紙質(zhì)文件利用頻率逐漸下降這個(gè)反向交互變化的發(fā)展趨勢(shì)，并從這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)最終演變?yōu)殡娮游募w檔管理的主要目的是利用，紙質(zhì)文件管理的主要目的是保存這一發(fā)展格局。

四、歸檔文件整理工作的原則性與靈活性的相互兼顧

不管是歸檔文件整理這一局部性階段性的工作，還是檔案管理這一全面性與全過(guò)程的工作，都需要原則性和靈活性相互兼顧與相互結(jié)合。所謂原則性，是指堅(jiān)持改革方向，堅(jiān)決果斷地實(shí)行《規(guī)則》，為持續(xù)改革奠定基礎(chǔ)；所謂靈活性，是指實(shí)施《規(guī)則》應(yīng)結(jié)合本單位工作實(shí)際，進(jìn)行適應(yīng)性改變，不能照搬照抄。在實(shí)施《規(guī)則》的過(guò)程中，只有原則性與靈活性相結(jié)合，才能制訂出符合自身需要的切實(shí)可行的歸檔文件整理方案或?qū)嵤┘?xì)則。否則，機(jī)械教條地一味拿來(lái)，不做任何修改，似乎是原則性很強(qiáng)，但是，由于沒(méi)有考慮到自身實(shí)際需要，只會(huì)在實(shí)踐中碰壁，而使《規(guī)則》無(wú)法順利實(shí)施，這樣的原則性無(wú)一點(diǎn)可取之處。

五、文件日常歸檔與集中整理相互兼顧

文件的日常歸檔與歸檔文件集中整理方式，是文書(shū)和檔案管理人員通過(guò)多年實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的一個(gè)有效工作方法。中小企業(yè)、機(jī)關(guān)在減員增效改革中，文書(shū)部門(mén)、檔案部門(mén)被撤并，工作人員身兼數(shù)職、工作繁忙，再像過(guò)去那樣于次年一季度，利用一兩個(gè)月時(shí)間集中立卷或整理歸檔文件，幾乎是不可想像的事情。做好文件的日常歸檔工作，只將那些必須集中時(shí)間才能做好的工作項(xiàng)目，在次年一季度利用一周，或至多兩周時(shí)間完成，從而結(jié)束上年度歸檔文件整理工作。不管是紙質(zhì)文件還是電子文件，日常歸檔工作都可以化整為零，如文件歸檔鑒定、劃分歸檔文件保管期限、歸檔文件的加固或裝訂、加蓋歸檔文件戳記、歸檔文件分類(lèi)等項(xiàng)工作，都可以利用平常閑暇時(shí)間去做。而那些只有集中時(shí)間才能做好的工作，如組成文件保管單位、歸檔文件統(tǒng)一編號(hào)、填寫(xiě)歸檔戳記內(nèi)項(xiàng)目和歸檔文件編目這些少量工作，留待來(lái)年集中時(shí)間做，既不影響日常文書(shū)（檔案）管理工作，又為來(lái)年歸檔文件整理工作打下基礎(chǔ)，就是日常文件歸檔與集中整理二者兼顧的優(yōu)越性所在。

作者單位：河南省洛陽(yáng)大學(xué)圖書(shū)館