淺談旅游檔案的管理

旅游檔案是旅游業發展的真實記錄，是旅游業管理的基礎和手段，是衡量一個地區旅游發展及旅游管理水平的依據，是制訂旅游規劃、開展旅游活動、進行旅游研究、分析旅游質量的最基本、最直接的參考資料。因而，旅游檔案工作是旅游常規管理的一個重要方面。

但是，目前旅游業管理工作還很薄弱。針對旅游檔案資源流失和檔案管理存在的問題，有必要作一些總結和探討。

一、確立其產業開發、持續發展的支撐地位

如果說旅游產業開發是產業結構調整，尋求新的經濟增長點的戰略選擇，那么強化旅游檔案管理無疑是確保加快旅游產業開發使之持續發展的強力支撐點。

這是因為，旅游檔案是在旅游事業活動中直接形成的具有價值而保存起來的不同形式、不同載體的歷史記錄。它既有旅游產業開發前進途中成功經驗的精彩展示，也有工作實踐中失敗教訓的醒目警誡；它既是旅游資源開發的真實依據，又是旅游科學規劃的可信依據，還是保護旅游資源免遭破壞的有力根據。

旅游檔案是一把尺子，它可以使旅游產業開發有章可循，按章辦事，克服盲目性，增強科學性；克服隨意性，增強規范性；變被動為主動，變蠻干為有序。

旅游檔案是一臺“調控器”，它可以對旅游產業開發起到及時監控、準確鑒證、有效保護、積極促進的作用。面對旅游產業開發生機勃勃的發展勢頭，旅游檔案工作應當積極跟進到位，使二者相互促進，同步發展。

二、旅游檔案的基本內容。

在旅游行政管理、旅游建設、旅游經營活動中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像等門類和載體的各種原始記錄都應該收集歸檔為旅游檔案。具體包括:

1.旅游政策和行政管理方面的檔案。如旅游主管部門形成的有關旅游法規文件、行政規章、會議文件、領導人講話等材料。

2. 旅游景區（點）建設方面的檔案。如人文景觀、自然景觀等旅游設施興建、擴建、維護過程中形成的文件、圖紙和技術資料等。

3. 旅行社檔案。旅行社在接待、產品、價格、導游人員培訓和考核等方面形成的文件、資料。

4. 飯店企業檔案。旅游飯店在經營管理、旅游服務以及星級評定等工作中形成的文件材料。

5. 旅游宣傳、促銷方面的檔案。如參加各種旅游交易會、博覽會，舉行旅游大型活動、旅游展銷會以及在宣傳旅游景點、旅游產品和旅游線路的活動中形成的文件材料。

6. 旅游統計方面的檔案。如旅游管理部門、旅行社和飯店企業在出入境旅游、國內旅游、旅游教育、旅游基本建設、旅游資源調查等工作中形成的統計報表、分析材料等。

7. 旅游部門在會計核算中形成的檔案。

8. 旅游安全方面的檔案。包括旅游安全、投訴案件和事故處理、現場取證、保險與理賠、緊急救援等工作中形成的原始記錄。

9. 旅游商品方面的檔案。主要包括旅游商品在設計、生產、流通各環節中形成的各種文件材料。

10. 旅游接待檔案。接待上級領導、重要人物形成的原始記錄。

11. 名人檔案。著名人物的題詞、畫、書信、留言、錄音、錄像等原始記錄。

12. 旅游文化檔案。如地方性文藝節目的音像資料，地方志、民間傳說、傳統手工藝品等方面的文字記錄等。

13. 旅游交通方面的檔案。

三、旅游檔案材料的收集與整理。

就檔案業務角度而言，旅游檔案由其形成部門立案歸檔，個人或部門向旅游檔案管理機構移交檔案，都屬收集工作。旅游檔案來源廣泛，內容豐富多樣。要保證檔案收集的齊全完整，需要旅游局、各旅行社、導游公司、旅游飯店、旅游景區、旅游景點及旅游工作相關部門、旅游工作者個人的共同參與，保證收集渠道的暢通。對于部門來說，可以采取成批移交的方式，由旅游檔案的形成部門( 特別是旅游企、事業單位) 按照統一的組卷要求組好卷，將其在一定時期內( 如每一年或按旺季、淡季) 形成的旅游檔案成批向檔案管理機構移交。

旅游檔案材料的收集，是一項貫徹始終的經常性任務，不能單純依靠突擊工作，應建立交送傳遞制度，注意清理核對，及時將所缺材料收集上來。由于旅游檔案內容較廣、涉及面較寬，各種類別的旅游檔案數量不一、形式多樣，缺乏一個專門、統一的集中管理機構，因而處于相對零散的狀態。為了使旅游檔案便于保管和利用，必須使整理工作規范化、制度化。旅游檔案材料是在各個旅游活動環節上形成的檔案材料的綜合，他們相互有著密切的聯系。

例如，旅游管理部門、旅行社和飯店企業在出入境旅游、國內旅游、旅游教育、旅游基本建設、旅游資源調查等工作中形成的統計報表、分析材料等，這是一個有機的整體，它們之間是根、莖、葉、果的關系。很明顯，整理旅游檔案材料不能割裂它們之間的內在聯系，必須保持其成套性、整體性。對此，應引起廣大旅游工作者足夠的重視，該交旅游部門存檔的旅游檔案材料，一定要交出，而檔案管理部門該收集、整理的旅游材料，也一定要收集齊全、整理成套。

四、旅游檔案的保管與利用。

旅游已成為國民經濟的一項重要產業。伴隨著旅游業的深入發展，產生了數量浩繁、內容豐富的旅游檔案。從旅游業現有旅游檔案保管情況來看，許多旅游檔案沒有按規定收歸檔案管理機構統一集中保管，其中主要部分是由旅游管理部門代管，還有大量有價值的材料分散在基層部門和個人手中，有的甚至散失或殘缺不全。即使是集中于旅游管理部門的部分檔案，保管條件也比較差，如缺少應有的保管設施，檔案裝具簡陋短缺，保管人員也是由其他人員兼職代替。要想改變目前這種狀況，辦法只有一個，就是真正實現旅游檔案的集中統一管理，使旅游檔案工作走上科學化、系統化、規范化的軌道。要制定旅游檔案的管理和利用制度，積極開展檔案的利用工作。如紅色旅游重點區域和景點所在地的檔案館要發揮所存大量珍貴革命歷史檔案的優勢，充分挖掘和利用革命歷史文化資源，編輯出版革命歷史史料和宣傳材料，為發展紅色旅游事業服務；要將紅色旅游檔案建設納入愛國主義教育基地建設的規劃中，建立紅色檔案陳列室，舉辦紅色檔案展覽活動，使之成為愛國主義和革命傳統教育的重要課堂。

五、旅游檔案管理應納入行業管理的內容。

旅游行政管理部門和檔案行政管理部門，要充分認識旅游檔案是旅游業發展的真實記錄，是旅游業管理的基礎和手段，是各級檔案館全部檔案的組成部分，是為經濟建設服務的一種重要信息資源。收集、管理好旅游檔案，不僅有利于當前旅游業發展，而且也為日后子孫后代留下旅游業發展的歷史記載。各級旅游行政管理部門應加強對旅游檔案工作的領導，把做好旅游檔案工作列入全行業管理的重要內容。各旅游景區（點）、旅行社、旅游飯店及其他旅游企業、事業單位，都要明確負責人分管旅游檔案工作。各旅游單位要根據不同情況設立檔案室，集中統一管理本單位旅游檔案。同時，根據需要配備專職或兼職檔案人員，負責管理旅游檔案。

要建立健全旅游檔案收集、歸檔、保管、保護、編目、利用等各項規章制度，以保證旅游檔案完整、安全、規范、有序的管理。特別是要做好發展旅游的基礎設施建設項目、景區及景點建設和管理等檔案工作，做到有領導負責、有專人管理，保證各門類和載體的檔案收集齊全、整理規范、保管安全，并積極主動地提供檔案的利用服務。為旅游管理、旅游資源開發，為游客提供有效的旅游檔案服務，促進旅游事業的不斷發展。旅游檔案是人類旅游實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產，是旅游資源的組成部分。旅游檔案事業是維護旅游歷史真實面貌的永恒事業。