人事檔案管理中存在的問題與創(chuàng)新實踐

文/青海油田公司物資裝備公司人事檔案部 喬莉

人事檔案管理中存在的問題與創(chuàng)新實踐

文/青海油田公司物資裝備公司人事檔案部 喬莉

人事檔案管理工作是人事工作中的重要內(nèi)容，是開展人事工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。在人事檔案管理工作中，應(yīng)該采用科學(xué)的方法來開展工作，但是在市場不斷拓展、政策形勢不斷更新的同時，人事檔案管理工作也暴露出較多的問題，人事檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合我國現(xiàn)階段人事檔案管理的實際狀況，對問題進(jìn)行全面的分析和有針對性地解決，以提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。本文就人事檔案管理中存在的問題與創(chuàng)新實踐進(jìn)行了詳細(xì)的討論。

人事檔案管理；存在問題；創(chuàng)新實踐

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理部門意識薄弱。現(xiàn)階段部分單位將工作重心放在主營業(yè)務(wù)上，主要精力放在生產(chǎn)和銷售方面，而對人事檔案管理并沒有給予足夠的重視。在部分單位中，沒有設(shè)置確定的、獨立的人事檔案管理部門，也存在人事檔案存放不規(guī)范的情況。例如：沒有專門存放人事檔案的庫房，也沒有專門的人事檔案柜，只是將人事檔案隨意擺放，管理相對粗放。再者，對人事檔案材料沒有認(rèn)真分類，導(dǎo)致其雜亂無章。產(chǎn)生這些現(xiàn)象的原因主要有兩個方面：第一，企業(yè)經(jīng)費缺失，設(shè)備先進(jìn)性不足。第二，管理制度不夠完善，策略方法失效。

（二）網(wǎng)絡(luò)化管理滯后。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的溝通與交流更加方便。在技術(shù)和經(jīng)濟相對發(fā)達(dá)的地區(qū)，電子檔案已經(jīng)完全取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。我國現(xiàn)階段，仍然有很大一部分地區(qū)延用手工完成的紙質(zhì)檔案形式。與機械設(shè)備以及儀器相比較，很多人對人工操作的信任程度仍然很高，但是管理人員應(yīng)該意識到，采用紙質(zhì)的形式，對提高企業(yè)的操作效率極為不利，既會造成物質(zhì)的浪費，無法實現(xiàn)成本的節(jié)約，又對實現(xiàn)資源共享尤為不利。

（三）人事檔案材料收集不規(guī)范。在人事檔案管理中，存在人事檔案材料收集不規(guī)范的現(xiàn)象，造成人事檔案材料缺失、人事檔案材料有誤、人事檔案材料不全、手續(xù)不完備等問題，有些材料需要本人簽字或者加蓋公章，但是缺少簽字或者簽字字體不清晰，也無法體現(xiàn)合理的法律效應(yīng)。

（四）企業(yè)人事管理制度和用人機制不一致。20世紀(jì)90年代以后，經(jīng)濟的發(fā)展，改變了人們對就業(yè)與招聘工作的認(rèn)識。單位在開展員工的招聘工作時，不允許只看學(xué)歷、職稱、證書，而應(yīng)對應(yīng)聘人員的能力進(jìn)行考察。在現(xiàn)在的招聘工作中，首先就對招聘人員的能力進(jìn)行考察，然后再考慮其他方面的因素，對于由外單位新近來企業(yè)工作的人員，不能只看工作人員之前的檔案，要對其在工作中的能力進(jìn)行全面的考核和審查。

二、人事檔案管理創(chuàng)新措施

（一）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，同時也要與政策要求相一致，做好保密工作。只有提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強工作人員之間團(tuán)結(jié)與合作，才能促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。同時，單位對人事檔案管理人員的專業(yè)工作技能以及職業(yè)道德進(jìn)行先進(jìn)性的培訓(xùn)，使用現(xiàn)代化的方法武裝工作人員，使其更好地開展人事檔案管理工作。

（二）推進(jìn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。現(xiàn)階段，關(guān)于個人信息方面的管理工作存在較多的方法，但是每一種方法又具有一定的交叉性。對于一些信息，可以實現(xiàn)資源共享。人事檔案管理部門可以從以下三個方面著手，對工作進(jìn)行詳細(xì)的分類。首先，采用計算機以及網(wǎng)絡(luò)等輔助手段，對人事檔案管理工作中的編碼以及查詢等工作進(jìn)行管理，不僅可以避免對人力以及物力不必要的浪費，而且可以使生產(chǎn)效率顯著提高，使員工的人事信息及人事檔案進(jìn)一步完善。其次，將一些使用率較高的材料以及相關(guān)資料錄入到計算機當(dāng)中，建立一個相對全面、完整的信息數(shù)據(jù)資料庫。第三，通過對掃描技術(shù)的應(yīng)用，將重要的材料和文件掃描錄入計算機系統(tǒng)當(dāng)中，便于后期的查詢與管理。通過上述方法和手段進(jìn)行資源的優(yōu)化和合理性利用，使資料的利用效率顯著提高，實現(xiàn)了資源以及人力和物力的節(jié)約。

（三）擴大人事檔案材料的收集范圍。人事檔案工作的重點內(nèi)容就是收集與個人歷史相關(guān)的材料和數(shù)據(jù)，不僅無法表現(xiàn)個人的發(fā)展和主要特點，而且不能滿足單位工作開展的實際需要。對于這類問題，人事檔案管理人員應(yīng)該積極擴大信息和材料的收集范圍，比如：歷史記錄、政治歷史材料以及工作成績和信息、個人職業(yè)經(jīng)歷、道德水平等以及行為記錄等。這些資料都可以用來進(jìn)行全面、具體的參考，只有在工作中本著誠信的原則，才能順利地開展工作。

（四）建立健全企業(yè)人事檔案管理制度。企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容相對分散，既有所在單位員工的人事檔案，也有外來工作人員的人事檔案，又包括企業(yè)內(nèi)部檔案和企業(yè)外部檔案。基于其時間的不確定性，所以加大了工作的難度。所以，必須規(guī)范化工作，建立一個檔案合理管控的制度，包括材料收集、信息索取以及收集登記等工作。保證所歸納的人事檔案不會出現(xiàn)遺漏，管理集中到人。

（五）按照要求配備人事檔案管理人員。人事檔案管理中所涉及的材料數(shù)量種類較多，總量大，所以人事檔案的整理過程相對繁瑣，一旦上級單位具有更加嚴(yán)格的要求，則會對工作進(jìn)度產(chǎn)生一定程度的影響，應(yīng)該在單位配置一定數(shù)量的專職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，一旦出現(xiàn)工作量大、任務(wù)重的情況，則可以全部投入到工作當(dāng)中。

三、結(jié)語

綜上所述，經(jīng)濟的極大發(fā)展和技術(shù)的不斷更新，帶動了人事檔案管理工作的發(fā)展和變化，在實際的企業(yè)人事檔案管理工作中，存在著一定的問題，有待于人事檔案管理部門進(jìn)一步的分析和解決，基于人事檔案管理工作對于國家和企業(yè)的重要意義，必須及時地對工作進(jìn)行不斷地調(diào)整和優(yōu)化，采用開放性、信息化的管理方式開展工作，使人事檔案管理工作與時俱進(jìn)，使人事檔案信息更好地為社會和企業(yè)服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案信息的高效率利用。

[1]馬蘭.淺談新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[J].甘肅科技縱橫,2010(2).

[2]彭芬輝.論人事檔案管理工作的發(fā)展策略[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報,2010(5).

[3]陳杰泉.人事檔案管理若干問題及創(chuàng)新對策[J].經(jīng)濟管理與科學(xué)決策,2010(9)：141-142.