規范記賬憑證在會計電算化中的作用

[摘 要] 計算機具有強大的計算和檢索功能，要充分利用這些功能為會計工作服務，就必須規范記賬憑證，才能使具有相同信息的數據被檢索#65380;利用，以提高會計工作效率#65377;本文就如何規范記賬憑證進行討論#65377;

[關鍵詞] 規范;記賬憑證;計算;檢索;后續工作

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)07-0027-01

記賬憑證是會計數據進入會計軟件系統的一個非常重要的入口，根據對已實施會計電算化后的會計單位的工作跟蹤統計，會計數據除工資表#65380;銀行對賬單#65380;機開發票等之外，會計數據基本上來自記賬憑證，按作業時間統計，97%以上的會計數據是記賬憑證數據，按處理會計業務的筆數統計，這個比例還要更高#65377;記賬憑證要方便會計#65380;財政#65380;審計#65380;銀行#65380;物價等部門的后續查賬工作，如果記賬憑證不規范，使用人員很難確定查賬信息供計算機檢索，也很難取到理想的數據#65377;為此，有必要對記賬憑證加以規

范#65377;

一#65380;規范憑證表頭

憑證表頭包括憑證類型#65380;憑證日期#65380;附單據張數等，其中憑證類型國內會計軟件都不允許修改，必須選擇正確;日期要按原始憑證的日期確定;附單據張數按原始單據的實際張數確定#65377;本項內容是教學工作中的一個弱項，一般情況下老師都不太注意這個問題，也不大講它的重要性#65377;企業每年都要接受財#65380;稅#65380;物價大檢查，如果登記的數字與所附單據不符，就是重點審查的內容#65377;

二#65380;規范摘要

要充分發揮計算機的檢索功能，規范會計業務摘要是一個重要方面#65377;材料入庫業務的摘要可以是“材料入庫”#65380;“×材料入庫”#65380;“驗收入庫”#65380;“×材料驗收入庫”等，如果會計軟件不提供模糊查詢，只提供精確查詢，就很難查到所需數據#65377;因此，摘要應盡可能統一#65380;規范#65377;

三#65380;規范會計科目的輔助信息

凡是分錄中有輔助核算條件或其他條件的，應準確輸入，如:不輸入收#65380;付款原始憑證編號就不能進行系統自動對賬，輔助核算信息(往來#65380;客戶#65380;部門#65380;項目等)設置模糊也不利于計算機檢索和查詢#65377;

四#65380;規范輸入業務金額

有些信息可以不在系統彈出的原始單據中輸入，但這樣就得不到相關的會計信息，如數量賬科目不在系統彈出的原始憑證中輸入數量#65380;單價等信息，就不能在相關賬戶中查詢數量信息#65377;

五#65380;規范業務順序

要按原始單據的順序編制記賬憑證，如:從甲廠購進A材料100噸，每噸1 000元;B材料200噸，每噸1 500元;增值稅68 000元，對方代墊運費600元，一并以銀行存款支付#65377;本筆業務的原始單據有5張，分別是發票二聯#65380;發票三聯#65380;貨運單#65380;自制運費分割單和付款單據#65377;除發票三聯用于抵稅外，其余4張均為入賬單據#65377;業務處理如下:

1. 根據發票聯

借:物資采購——甲廠——A材料 100 000

物資采購——甲廠——B材料 300 000

應交稅金——應交增值稅——進項稅 68 000

2. 根據運費分割單

借:物資采購——甲廠——A材料 200

物資采購——甲廠——B材料 400

3. 根據付款單據

貸:銀行存款 468 600

以上業務處理在手工情況下，將材料價款和運費相加后作為材料成本編制會計分錄，其目的是為了減少編制分錄的筆數#65380;登記賬簿的筆數和科目匯總的筆數#65377;

在電算化會計條件下，因為編制分錄很快，并且由系統自動記賬和匯總，因此，在編制記賬憑證時盡可能按原始單據編制會計分錄，憑證審核人員和后續查賬人員根據原始憑證不用加計金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率#65377;

應當注意的是，第一#65380;二兩筆分錄要在系統彈出的原始憑證中輸入數量和單價，第四#65380;五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數據，直接在記賬憑證的金額欄內輸入金額，系統自動將同一記賬憑證中的同一科目下的兩筆金額相加后除以數量形成新的單價#65377;如A材料的新單價為

1 002元[(100 000+200)÷100]#65377;由于會計軟件都提供此功能，所以，在編制記賬憑證時，凡是能按原始單據編制分錄的應按原始單據編制會計分錄，避免所有后續人員重復計算的麻煩#65377;

會計軟件中的報表系統也提供從憑證中取數的功能，如果報表數據有必要從憑證(記賬憑證和原始憑證)中取數時，從規范的上述項目內容中也可以取到用戶理想的報表數據#65377;