會計軟件打印輸出標準化探索

［摘 要］ 不同廠家設計的會計軟件的打印輸出文件，無論在文件種類、文件內容、紙張規格還是設計風格等方面都存在著較大的差異。會計軟件打印輸出文件不統一，為會計信息使用者使用會計數據帶來不便，增加了會計工作的成本，也不利于整個會計行業的規范和發展。本文通過對三大會計軟件的比較分析得出，對會計軟件打印輸出進行標準化，應該在遵循國家有關標準的前提下，結合市場上打印機的類型，從會計工作的實際需要出發，對會計軟件打印輸出文件進行統一規范，主要包括會計軟件中使用的記賬憑證、各種賬簿以及報表等。

［關鍵詞］ 會計軟件；打印輸出；標準化

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）10-0019-03

一、會計軟件打印輸出的現狀

目前，國內會計軟件種類繁多，不同廠家設計的會計軟件的打印輸出文件，無論在文件種類、文件內容、紙張規格還是設計風格等方面都有很大的區別。會計軟件打印輸出文件不統一，為會計信息使用者使用會計數據帶來不便，也不利于整個會計行業的規范和發展。主要表現為以下幾個方面：

1． 會計軟件打印輸出文件的不統一，客觀上為財政、審計、稅務以及其他相關部門使用會計數據帶來不便。在手工會計下，對憑證、賬簿以及各種報表等的格式都作了統一規定，并由各地財政局統一印制，各會計核算單位使用統一的憑證、賬簿和報表，從而保證會計數據的輸出格式是統一的。但實現會計電算化后，由于各會計核算單位使用不同的會計軟件，使得其打印輸出文件的格式各異，這就為財政、審計、稅務以及其他相關的部門使用會計數據帶來不便。

2． 會計軟件打印輸出文件不統一，很大程度上增加了會計工作的成本。在手工會計下，會計核算單位可以在當地方便地購買到財政局統一印制的憑證、賬簿和報表等。但實現會計電算化后，由于各會計軟件打印輸出格式不統一，使得各會計核算單位只能到相應的軟件制造商那里購買該軟件專用的憑證、賬簿和報表等，造成了會計工作成本的增加。

3． 會計軟件打印輸出格式不統一，不利于規范會計工作。這是因為，不同單位使用不同的會計軟件，甚至對于同一單位，由于系統版本的升級，其打印輸出文件格式也要發生變化，這就使得不同會計核算單位以及同一單位不同時期的會計信息保存格式不統一，從而造成電算化條件下的會計工作變得非常不規范。

由此可見，對會計軟件打印輸出的文件進行標準化是一項十分必要和迫切的工作。制定會計軟件打印輸出規范，對于提高會計數據的綜合利用率，降低社會使用會計信息的成本，促使會計軟件市場朝著規范化、健康化方向發展等方面，意義十分重大。

二、對會計軟件打印輸出文件的比較分析

通過對用友、金蝶、金算盤３種國內具有代表性的會計軟件的打印輸出文件進行比較研究發現，這３種會計軟件的打印輸出文件具有很大的差異，具體表現在：

1． 打印輸出文件的種類不同。有的廠家打印輸出文件的種類較多，分類較為細致。如，用友、金碟都將記賬憑證分為金額記賬憑證和數量（外幣）記賬憑證，都將賬簿分為總分類賬、明細分類賬、日記賬、金額匯總表、數量日記賬、外幣日記賬、多欄明細賬。有的廠家打印輸出文件的種類相對較少，分類較為粗糙。如，金算盤將記賬憑證和賬簿都設定為統一格式，并沒有進行具體分類。

2． 打印輸出文件的內容不同。對于同種類型的憑證或者賬簿來說，雖然其內容基本相同，但仍存在著不同程度的差異。如，對于同樣的記賬憑證來說，用友的記賬憑證下方有記賬、復核、制單３人，金蝶的記賬憑證下方有核準、過賬、出納、制單、審核５人，而金算盤的記賬憑證下方有會計主管、記賬、復核、制單、出納５人。

3． 打印輸出文件的紙張規格不同。對于同種類型的憑證或者賬簿來說，不同廠家的會計軟件打印輸出的紙張規格不同；即使對于同一廠家，由于軟件版本以及采用打印機類型的不同，其打印輸出的紙張規格也有所不同。如，對于記賬憑證來說，用友的激光 / 噴墨打印記賬憑證的尺寸為210mm×254mm；用友8.x / 7.x的針式打記賬憑證的尺寸為241mm×229mm；用友U8等的針式打記賬憑證的尺寸為222mm×254mm。而金蝶軟件的激光 / 噴墨打印記賬憑證的尺寸為210mm×140mm；針式打印記賬憑證的尺寸為222mm×140mm等等。

4． 打印輸出文件的設計風格不同。由于廠家自行設計會計軟件打印輸出文件的風格和樣式，使得不同會計軟件的憑證或賬簿無論在整體風格、表格樣式還是顏色等方面都呈現出一定的差異。如，用友的激光/噴墨打印記賬憑證（包括金額記賬憑證和數外記賬憑證）全部設計為橙色，而針式打印記賬憑證全部設計為綠色；金蝶的激光/噴墨打印記賬憑證根據憑證種類不同分別設計為綠色和灰色，而針式打印記賬憑證也分別設計為綠色和紅色；金算盤的記賬憑證則全部設計為藍色。

另外，值得注意的是，三大會計軟件的打印輸出文件也有著許多共同之處。如，打印輸出文件中都包含了憑證和賬簿；都分別設計了針對激光/噴墨打印和針式打印兩種模式的打印輸出文件；打印輸出文件中都沒有包含各種報表等等。

三、會計軟件打印輸出標準化的基本原則和方法

通過對三大會計軟件的比較分析，可以發現，要對會計軟件的打印輸出文件進行標準化，應該在遵循國家有關標準的前提下，結合市場上打印機的類型，從會計工作的實際需要出發，對會計軟件打印輸出文件的種類、內容、紙張規格和設計風格等方面進行統一規定，主要包括會計軟件中使用的記賬憑證、各種賬簿以及報表等。具體說來，應該遵循以下的原則和方法：

1． 遵循科學性的原則。會計軟件打印輸出標準的建立必須要遵循國內外先進標準，特別要遵循有關的印刷品標準、打印機標準和信息技術標準，并結合會計工作的實際需要以及會計電算化的特點，以保證該標準的科學性和先進性。

2． 遵循通用性的原則。一方面，會計軟件打印輸出標準必須滿足幾乎所有的會計軟件打印輸出的要求;另一方面，該標準也必須滿足信息使用者的普遍要求。只有這樣，該標準才能在全國范圍內得到普遍的推廣和應用。

3． 確定打印輸出文件的種類。在科學性和通用性原則的前提下，應該對各軟件廠家種類不一的打印輸出文件進行比較分析，并結合手工會計中的單據種類以及會計電算化的特點，從信息使用者的角度，確定哪些文件是必須打印輸出的，哪些不是必須的。特別值得注意的是，有些文件是必須的（如，資產負債表、利潤表和現金流量表等），但幾乎所有的會計軟件廠家都沒有提供相應的打印輸出文件，這就要求標準制定人員對會計軟件開發廠家、會計軟件使用單位以及會計信息使用者進行充分的調研，以保證制定的打印輸出文件標準能夠滿足各方面的要求。

4． 確定打印輸出文件的內容。在確定了會計軟件打印輸出文件的種類之后，就要對其內容進行定義。對于同種類型的文件，不同廠家打印輸出的內容基本相同，但是仍然存在著不同程度的差異，這就要求標準制定人員根據會計工作的實際需要以及打印輸出標準通用性的要求，制定普遍適用于各會計核算單位，并滿足各會計軟件打印輸出要求的文件內容。

5． 確定打印輸出文件的紙張規格。在設計打印輸出文件的紙張規格時，首先要考慮打印機的類型。總的來說，市場上打印機可分為激光打印機、噴墨打印機和針式打印機３種，不同類型的打印機對紙張的要求有所不同，因此要根據不同的打印機類型來分別制定各打印輸出文件的紙張規格，以滿足其要求。其次可以參考手工會計中的單據尺寸以及現有會計軟件套打賬冊的規格，并在此基礎上進行調整，做到大小適中。

6． 確定打印輸出文件的風格樣式。在設計打印輸出文件的風格樣式時，應該本著清晰、明朗的原則，使信息使用者能夠準確、快速地獲取所需的信息。為了更加方便地識別不同的文件，建議將不同類型的打印輸出文件以不同的顏色標志。如，金額記賬憑證設計為紅色，數量外幣記賬憑證設計為綠色等等。這樣用戶將更加容易區分不同類型的打印輸出文件，既能夠提高工作效率，也便于文件的整理和收藏。另外，打印輸出文件的風格可以參考手工會計中的單據以及現有會計軟件套打賬冊的風格。

隨著整個社會會計電算化程度的不斷提高，會計軟件打印輸出格式不統一所帶來的問題將會越來越明顯。為了盡快規范會計電算化工作，降低會計工作的成本，提高會計信息的綜合利用率，建議國家有關部門制定相關的會計軟件打印輸出標準或規范，以推動我國會計電算化的發展。