論電算化環境下小企業會計內部控制

［摘 要］ 本文介紹了電算化環境下小企業實施會計內部控制的含義和目的，分析了在企業構建會計電算化系統模式、在線租用軟件模式、代理記賬模式等3種模式下，小企業實施會計內部控制應重點考慮的幾個問題。

［關鍵詞］ 會計電算化；小企業；會計內部控制

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）12-0029-03

一、小企業會計內部控制的含義和目的

所謂會計內部控制，是指為了保證會計信息的正確與可靠，保證會計處理符合國家會計法規的要求，保護企業財產安全完整，提高會計工作效率而針對會計系統制定的一系列規章制度、計劃、方法、規程和軟件等所有控制措施的總和。小企業建立會計內部控制系統，應以滿足以下方面的需求為主：

（一）保證所有會計事項都被正確、完整、真實地記錄、分類和計價，并且進入系統的所有業務都是經過批準的

與大中型企業相比，小企業會計人員業務處理的內容絲毫未少，原料采購、產品生產、年終決算等業務處理一應俱全。會計電算化系統本身雖具有一定的內部控制功能，如輸入憑證時借貸方科目及數據的自動檢驗功能等，但也存在一定的盲點，如借貸方科目寫錯、金額同增或同減等錯誤，系統是無法自動識別的。企業實施會計電算化系統應考慮到這一特點，通過建立會計內部控制系統避免上述錯誤的發生，保證所有會計事項正確、完整、真實，符合企業控制程序。

（二）保證會計事項的處理符合國家會計制度及會計原則的要求，保證企業充分利用國家優惠政策

小企業的產生有其特殊的市場環境，如一些小型高新技術企業是依靠國家特殊的扶持政策，一些福利企業依靠的是國家的稅收優惠政策等。這些扶持政策及稅收優惠政策很多是通過會計處理實現的，如固定資產折舊的計提方法選擇不同，提取的折舊額就不一樣。在收入一定的情況下，形成的利潤就不一樣，繳納的稅金也就不同。小企業如果不充分利用國家的優惠政策，就極有可能對其生產經營活動產生很不利的影響。手工方式下，一些優惠政策的運用可能很麻煩，操作不便，但實現電算化后，大量的繁重的記賬算賬工作由電腦完成，企業可以充分利用國家的優惠政策。

（三）保證企業會計信息安全完整

實現會計電算化以后，會計信息的存儲介質發生了很大變化，由傳統的紙質介質轉變成電子數據和紙質介質并存。相對于紙質介質而言，電子數據存在很大的存儲風險，如由于磁性介質消磁和硬盤物理損壞而產生的數據丟失、由于網絡系統不安全存在的電子數據泄密、電子數據的無痕跡修改等。在小企業會計人員計算機操作水平不是很高的情況下，做好會計信息的安全控制就顯得尤為重要。

（四）保證企業領導用好會計信息

會計信息在企業的經營決策過程中起著非常重要的作用，在傳統手工會計處理模式下，由于各種各樣的原因，會計信息在企業決策中的作用可能發揮得不太好，以至于企業領導對會計工作的重要性認識不夠。小企業實施會計電算化后，應充分發揮電算化系統的先進性作用，將會計信息充分應用到企業預測決策活動中，使會計電算化系統真正成為企業領導預測、決策的好幫手。

二、不同電算化模式下的會計內部控制

（一）構建會計電算化系統的模式

構建會計電算化系統，是指企業購買實施會計電算化所需的各種軟、硬件系統，建立健全會計電算化各項管理制度，組織實施人員培訓，自己負責會計電算化系統日常運行、系統維護等工作。小企業采用這種模式實施會計電算化系統，其所建立的會計內部控制系統涉及的內容是比較廣泛的，筆者介紹需要小企業重點考慮的幾點：

1. 系統實施前的軟硬件選擇

目前市場上財務軟件種類與品牌很多，但真正能夠充分滿足小企業需要的并不多。小企業要構建會計電算化系統，必須能夠準確地分析判斷企業需求。小企業應建立企業需求評判機制，從供、產、銷、人、財、物及企業當年經濟運行情況，軟件公司及軟件本身等多個方面、多個角度進行評估分析，以選擇合適軟件。硬件配置的選擇主要體現在硬件平臺的搭建，如計算機的配置、網絡的連接等，這里不贅述。一般來說，電算化系統的軟硬件投入不應影響企業當年的運營和發展。

2. 系統運行過程中的操作控制

（1）崗位分工控制。崗位分工包含兩方面的內容，一是滿足財務軟件內部控制需要的模擬崗位分工，二是小企業的實際崗位分工。在財務軟件開發過程中，開發人員根據內部牽制原則對軟件系統進行一些基礎控制設置，如制證崗位與審核崗位的分工設置。小企業設置會計電算化崗位，不論財會人員多與少，從虛擬崗位設置上要滿足軟件需求。對于實際財會崗位設置而言，應按會計基礎工作規范的要求結合實際情況設置，但應該滿足內部控制的需要，既充分發揮工作效率，又避免由于崗位交叉出現內控失調，是一個值得重視的問題。由于小企業之間規模迥異，實際會計崗位設置差異也較大，筆者不再進行具體設置。

（2）管理制度控制。《會計電算化管理辦法》規定，建立嚴格的管理制度是企業實施會計電算化的前提。小企業對如何建立管理制度可能不很熟悉，這種情況下，可以學習借鑒成功實施會計電算化企業的經驗，結合企業自身條件加以完善。制定制度是第一步，嚴格實施是關鍵。管理制度控制涉及操作管理、硬件軟件管理、數據備份、系統維護、病毒防范等內容。

3. 會計檔案管理

會計電算化系統的檔案包括紙質介質檔案和電子數據檔案，相比于紙質介質檔案，電子數據檔案的保管更應該注意。保管電子數據，一方面要注意備份到移動存儲器上的電子數據的防磁、防潮、防鼠等內容，另一方面要注意存儲在硬盤上的數據，企業應安裝殺毒軟件及防火墻，防止病毒或黑客的攻擊。另外，財務軟件的安裝盤、技術手冊等也屬于會計檔案，要妥善保管。

（二）在線租用模式

在線租用財務軟件模式，是指用戶通過網絡租用財務軟件，直接在網絡上運行軟件來完成會計核算以及其他財務管理工作，這種應用軟件服務模式被稱為在線租用財務軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應用服務供應商）模式。該模式下用戶不購買安裝復雜的計算機軟、硬件系統，只需一臺能夠上網的計算機，調用租用的該站點上的財務軟件，就能進行填制憑證、記賬等各項財務工作。軟、硬件系統的日常運行和維護升級等工作都由ASP服務商負責。對該模式而言，小企業會計內部控制的重點應包括以下幾個方面：

1. 選擇合適的應用服務供應商

ASP模式在我國開展較晚，但發展很快，2005年初，深圳電信推出基于ASP模式的“藍色魅力”商務平臺，立即在深圳企業界掀起了一股信息化熱潮。短短3個多月時間便有1.3萬家企業申請使用，各類業務達3.1萬個。當時預計2005年內可能覆蓋4萬家企業，2006年使用該平臺的企業將達12萬家。現在我國大型的財務軟件公司基本上都推出了軟件在線租用服務。對于小企業而言，選擇一家合適的服務供應商就成為首要內容，因為企業一旦選定后感覺不合適，再進行更換難度就太大了。小企業可以從軟件公司的實力與信譽、產品功能與質量、客戶服務等多個角度進行考察分析。

2. 數據安全控制

ASP模式最大的一個問題是數據安全性。會計信息是以電子數據形式保存在ASP服務平臺上，由ASP服務商統一負責安全保管。雖然小企業在購買服務時和服務商簽訂了相應的安全條款，但高科技的迅速發展及系統漏洞等因素的存在，仍有可能會發生信息泄密的情況。對于小企業自身而言，要加強操作員的操作權限、崗位、口令及操作時間控制，并定期更改操作口令，最大限度避免口令外泄，并建立嚴格的懲處制度。

3. 做好電子數據備份

由于系統的安全維護及升級管理等工作由供應商提供，為了避免由于系統安全維護失敗而產生的風險，小企業應在每日業務處理完畢，及時備份當天的財務信息，備份采用AB備份法，即同時備份兩套數據盤，由檔案管理人員存放在不同的地方，一旦在線租用系統被破壞，企業可以引入最新備份數據恢復。崗位分工和管理制度控制同構建會計電算化系統模式。

（三）代理記賬模式

代理記賬模式，是指小企業不進行會計電算化業務處理，將相關工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業按期支付代理費用。經濟業務發生后，企業將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會計電算化系統上進行業務處理，產生電子數據。代理機構負責系統的安全運行和維護升級等工作，由代理機構負責財務信息的備份、檔案管理等工作。小企業可以根據自己的需要在代理機構的系統上查詢財務信息，甚至可以由代理機構負責進行財務分析等。在該模式下，小企業的會計內部控制應做好以下幾點：

1. 選擇合適的代理記賬公司

和在線租用模式類似，選擇一家合適的代理記賬公司是小企業會計內部控制的重點。目前市場上代理記賬公司魚龍混雜，良莠難辨。考核代理記賬公司可從以下方面入手：（1）代理記賬能力。目前企業會計準則、企業會計制度變化很頻繁，要求財會人員有較強的學習能力，能夠跟上制度及準則的變化，并根據小企業的實際情況，充分利用國家優惠政策。（2）信譽。小企業將所有會計業務交由代理記賬公司處理，代理記賬公司應嚴格遵守會計法及會計人員職業道德，保守企業秘密，按企業要求及時完成記賬、算賬、報賬等工作。（3）財務軟件。考察代理記賬公司選用的軟件功能能否滿足企業業務需要。（4）綜合因素。包括代理記賬公司的辦公地點、辦公時間、公司規模、資質檢查等。這些都會對小企業的信息使用產生影響。

2. 信息安全檢查

在代理記賬模式下，小企業不設置會計崗位，為了保證企業的會計業務正確、完整、及時地由代理公司處理，小企業應委托會計師事務所進行定期查賬，檢查會計業務的處理情況、國家優惠政策的運用情況、會計檔案的保管情況等，以便發現問題，避免或減少損失。

三、小 結

小企業規模跨度大，涉及行業多，采用不同的會計電算化模式所涉及的內部控制內容也很多，建立一個能滿足各種小企業需求的會計內部控制制度是不可能的，筆者所談只是個人所見，希望能對小企業建立會計內部控制略有幫助。

主要參考文獻

［1］ 吳克忠. ASP模式與中小企業信息化［EB/OL］. http://media.ccidnet.com/art/2643/20060227/438507_1.html.