網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

盧芳

摘要：隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸向信息化發(fā)展，其中事業(yè)單位的檔案管理工作就是變化較大的行業(yè)，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要通過人工和紙張記錄信息，所以不管是管理工作的效率，還是保密性都存在很大的問題。但是由于信息時代的到來，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文中筆者針對網(wǎng)絡(luò)時代下如何完善事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代;完善;事業(yè)單位;檔案管理;

引言：由于網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，導(dǎo)致事業(yè)單位也開始重視檔案管理工作規(guī)模的建設(shè)，通過加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，積極構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)等相關(guān)對策，讓我國的事業(yè)單位檔案管理工作逐漸向無紙化發(fā)展。但是在事業(yè)單位檔案管理工作改革創(chuàng)新的發(fā)展過程中，還存在一些問題，比如信息化程度不高、相關(guān)檔案管理人員的信息水平較低、缺乏一定的創(chuàng)新精神等問題都說明了，我國的事業(yè)單位檔案管理工作還需要完善。

一、強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識

為了確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，首先需要提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意識，尤其是一些事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度，必須盡快轉(zhuǎn)變，另外還需要對相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的培訓(xùn)，使得管理人員認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要性，通過培訓(xùn)工作不僅提高了管理人員的整體水平，還能打造一些專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)。另外事業(yè)單位還需要制定一套較為完整的信息化檔案管理制度，這種檔案管理制度必須結(jié)合事業(yè)單位檔案管理具體的情況而制定，并制度中積極應(yīng)用信息技術(shù)，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作和日常工作同步進(jìn)行[1]。此外在信息化檔案管理工作中，還需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對一些細(xì)節(jié)的把控，確保檔案的收集、整理、歸檔、錄入等各環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題，比如在信息化檔案管理過程中，相關(guān)人員操作行為的規(guī)范、文件復(fù)印件的保管、管理交接記錄的存放等都需要加以重視，而且在開展信息化檔案管理過程中，要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行定時定期的維護(hù)，確保檔案信息不會被一些不法分子竊取。

二、提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過程中，主要使用的基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟件以及相關(guān)的檔案信息設(shè)備。其中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)主要的功能是幫助檔案工作人員進(jìn)行信息的傳輸、交換、管理、存儲，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的處理和儲存，從而達(dá)到事業(yè)單位檔案信息化的要求，所以需要事業(yè)單位加強(qiáng)對這些檔案信息設(shè)備的完善，而且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以說是整個事業(yè)單位檔案管理工作的核心，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損壞則會帶來很嚴(yán)重的影響。此外檔案管理信息化設(shè)備還包含：復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)以及計(jì)算機(jī)軟件和硬件等設(shè)備[2]。通過這些檔案信息化設(shè)備的使用將檔案資源內(nèi)容進(jìn)行自動的轉(zhuǎn)化、存儲、檢索、立卷等內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的收集、整理、歸檔等一體化管理，所以說事業(yè)單位的采購部門需要針對檔案管理實(shí)際的工作需求，對這些信息設(shè)備進(jìn)行合理的購置，避免檔案信息設(shè)備的浪費(fèi)和閑置，通過對檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不僅能大幅度提高檔案信息化建設(shè)的效率，還能盡快落實(shí)這一目標(biāo)。

三、完善檔案數(shù)字化技術(shù)的管理模式

由于數(shù)字化檔案管理模式的出現(xiàn)，導(dǎo)致一些事業(yè)單位的工作人員在檔案信息查閱過程中，出現(xiàn)撤、改原始檔案材料的情況。所以說針對這種情況，需要相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息無紙化的管理，比如對原始檔案材料的整理和歸納，對一些檔案進(jìn)行分類，制定檔案編碼，這些檔案信息無紙化的準(zhǔn)備工作，都需要進(jìn)行提前準(zhǔn)備，確保相關(guān)檔案工作人員可以順利進(jìn)行信息錄入工作。就拿一些企業(yè)的機(jī)械設(shè)備來說，首先需要對這些機(jī)械設(shè)備進(jìn)行建檔說明的制定，并且安排專門的倉儲人員進(jìn)行保管，同時對查看人員的資料進(jìn)行及時更新。另外相關(guān)的工作人員在人事變動的過程中，要督促檔案管理人員做好交接手續(xù)，避免因人事變動造成檔案資料的丟失[3]。最后各事業(yè)單位還需要結(jié)合自身單位的特點(diǎn)和實(shí)際情況，建立適合自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，從而使檔案數(shù)字化管理工作得到最大程度的發(fā)揮，同時也是體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理安全、高效、快捷等優(yōu)勢的重要方式。

四、加快檔案部門信息人才的培養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理部門的工作人員，一直都是整個檔案信息化發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，所以說需要事業(yè)單位的檔案部門加強(qiáng)對信息人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。首先事業(yè)單位的檔案管理部門需要對工作人員進(jìn)行思想、專業(yè)知識、技術(shù)水平等方面進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作人員的綜合碎片得到全面提高。比如開展思想方面的培訓(xùn)工作時，可以先讓事業(yè)單位的檔案人員牢記檔案信息知識，然后通過信息化知識內(nèi)容對檔案人員的信息知識、計(jì)算機(jī)知識以及檔案信息知識等內(nèi)容進(jìn)行普及，促進(jìn)事業(yè)單位檔案人員的思想覺悟得到全面提高。此外檔案部門還可以開展能力方面的培訓(xùn)，比如一些信息設(shè)備的規(guī)范化操作內(nèi)容、信息化管理指南等相關(guān)內(nèi)容的制定，都可以大幅度提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力，從而為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后相關(guān)的檔案部門還需要根據(jù)各個檔案崗位的性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案人員的強(qiáng)項(xiàng)進(jìn)行檔案工作的分配，確保檔案信息化建設(shè)的連續(xù)性和高效性[4]。其次，事業(yè)單位檔案管理部門還需要加強(qiáng)對信息化檔案人才的引進(jìn)，例如在高校開展招聘會、面試會，并且對一些成功入職的學(xué)生給予較高的待遇，這樣不僅能幫助事業(yè)單位補(bǔ)充更多信息人才，還能大幅度提升檔案管理部門工作人員整體素質(zhì)。

結(jié)語

綜上所述，本文中筆者針對強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識、提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、完善檔案數(shù)字化技術(shù)的管理模式、加快檔案部門信息人才的培養(yǎng)等完善事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)對策進(jìn)行闡述，希望給事業(yè)單位的檔案工作人員帶來幫助。

參考文獻(xiàn)

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[4] 晁岳勇. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（25）：127-127.