解讀公文筐測驗

　　公文筐測驗，顧名思義，就是對特定職位(通常是目標崗位)的管理人員在日常工作中經常遇到的各類典型事務進行編輯、加工，并設計成若干種公文讓測評對象處理，由此評價其在將要面對的典型職業環境中獲取有關資料、妥善處理各類信息、準確做出管理決策、有效進行協調和控制的工作能力。在國外，公文筐測驗是評價中、高層管理人員的重要工具，也是評價中心技術中應用的最多的一種測試手段。在我國，公文筐測驗也越來越廣泛地被應用于領導干部和管理人員的選拔、評價。可是，面對公文筐測驗，仍然有不少HR工作者感覺它像個“黑箱”，心頭縈繞著許多疑問：為什么要采用公文筐測驗?它適合評價哪類人員，哪些能力素質?如何開發公文筐測驗程序等等。現逐一解讀如下：
　　
　　為什么要采用公文筐測驗
　　
　　大家知道，針對不同崗位、不同層級的候選人，評價內容和參照點自然也不相同。面對較低層級人員的評價，不管是用面試，還是一般的心理測驗，都比較容易解決。但當評價中、高層管理人員時，因為他們在日常工作中面對大量復雜的經營管理問題，使單純的面談、案例分析和個性測驗，都不足以反映其崗位要求的復雜性和重要性。而公文筐測驗通過選擇帶有“高仿真度”的典型工作場景，使測評對象置身于接近真實的工作事務中，在有限時間內形成處理意見，從而能較好地綜合評價其管理能力。
　　具體看，公文筐測驗的優勢主要表現在以下三個方面：一是評價內容和情景具有很強的針對性。公文筐測驗匯總了涵蓋多個經營管理問題的任務情景，且這些任務情景是測評對象在今后的工作中必然要面對的，它比單純的情境面試、案例分析和角色扮演更加豐富，更具有逼真性；二是全方位、立體地勾畫出了測評對象的能力素質狀況。因為是多個文件組合，所以當對某個能力指標的評價有異議時，可以參考其他文件進行佐證評價；三是公文筐測驗所采用的文件取材于實際管理活動，是測評對象擬任職位需要處理的文件。大量案例證明，層級比較高的測評對象比較容易接受這種測驗形式和測驗結果，特別是在晉升評價時。
　　
　　適合評價哪些能力素質
　　
　　鑒于公文筐測驗較高的開發和使用成本及其適合評價指標的特點，目前它主要應用于中高層管理人員的評價。由于它可以將管理情境中可能遇到的各種典型問題抽取出來，以書面的形式讓測評對象來處理，所以它可以考察測評對象多方面的管理能力，特別是計劃能力、決策能力、分析和判斷問題的能力、給下屬布置工作并進行指導和監督的能力等等。相對而言，人際溝通、團隊合作等基礎類、潛能類指標，不宜采用這種形式進行考察。
　　公文筐測驗考察的能力素質歸納起來，可以分成以下兩類：一類是與事有關的能力。公文筐測驗的各種公文會涉及到組織中的各種事件，測評對象搜集和利用信息的能力(洞察力)會首先體現其中。另外，有的事情需要測評對象做出分析、綜合、判斷(分析判斷能力)，有的事情需要做出決策(決策能力)，有的事情需要組織、計劃和協調(計劃能力、組織協調能力)，有的還需要分派任務(授權能力)，而且在紛繁復雜的事情中需要分清輕重緩急等等，這些能力都可以在公文處理中得到反映。同時，由于與其它測評方法相比，此種方法提供給測評對象的測驗材料及其作答都是以書面形式實現的，所以還能有效地考察測評對象的文字與寫作能力。
　　另一類是與人有關的能力。在公文中會提到各種各樣的人物以及他們之間的關系，好的公文筐測驗會把人物的特點勾勒得淋漓盡致。測評對象除了處理公文中的事情之外，還需要對與文件有關的人物非常敏感。因為，很多情況下，事情處理得是否得當，取決于當事人是否能夠正確理解他人的意圖、愿望和人物之間的關系。
　　另外，從能力素質指標的復雜程度來看，我們可以將公文筐測驗的評價指標劃分成綜合性管理指標和管理風格類指標。前者考察諸如組織計劃、協調、決策和資源整合等綜合性管理素質。而管理風格類指標主要考察測評對象的決策風格、行事風格、團隊管理風格等。正如有人曾指出的，即使你不知道如何評價公文處理結果，你也能從他的整體回答情況中看出他的管理風格和大致水平。
　　
　　公文筐測驗的流程
　　
　　最簡單意義上的理解，公文筐就是“一大堆待處理公文的累積”，而且，這些“待辦事項或公文”是處于具體背景之中的(比如特定的組織背景或行業背景)。可能是由各部門送來的報告、備忘錄，上級下發的各種文件，與其他業務單位的信函等等。要實施公文筐測驗，必須準備好這些公文。作為評價者，還需要具備指導語(指導測評對象如何作答)、場地布置圖(指導場地如何布置)等相關資料；從評分的角度來看，還需具備評價標準和評分記錄表等。從實際組織與實施角度出發的公文筐測驗流程如圖一所示：
　　
　　有些公文筐測驗完全是各種待處理文件的組合，在測驗實施上不講究環境的仿真和模擬，此即“文本模式”的公文筐測驗，這種評價組織起來相對容易，適合大規模人員同時測評。而有的公文筐測驗在實施上比較講究對測評環境和情境的模擬，比如在環境布置上盡量與真實辦公環境相似，而不是布置成考場的樣子，這種方式也被稱為“理想模式”的公文筐測驗，其組織成本要高一些，適合人數較少時的測評。
　　
　　如何開發
　　
　　上面提到的“文本模式”的測驗是按照事先想要評價的指標設計的，這樣設計的好處在于：具體評分的時候比較容易操作，哪個文件對應哪個指標比較清楚，且文件也確實可以考察出相應的能力素質。可能存在的問題是：公文中的待處理事件不一定是候選人目標崗位上的典型事件，這些事件可能超出了目標崗位的職責范圍，很多不該發生在該崗位上的事件卻在公文中發生了，仿真性大為降低。
　　
　　與“文本模式”相對應的則是“理想模式”的測驗。因為，公文筐測驗的初衷就在于盡量模擬真實的管理情景和問題，以提高對他們未來工作績效和管理能力的預測準確度。所以，“理想模式”操作的關鍵在于：根據目標崗位管理人員的日常工作習慣、情景、面臨的問題、經常接觸的人和物來設計公文筐的內容和結構。通常而言，一個好的公文筐測驗在設計時要遵循如圖二所示的流程。
　　下面，我們依次看一下各個環節所包括的具體內容：
　　
　　確定測評指標
　　
　　通過工作分析或崗位勝任力特征來分析、理清擬任崗位的要求是確定測評指標的基礎。這需要通過查閱有關職位說明，與任職者或其上級領導進行深入細致的訪談等步驟來完成。如果需要訪談對象的數量比較多，可以采用問卷的方式進行調研。另外，企業所在行業的特點、企業內外環境、企業文化、測評目的、管理職務設置目的、管理者的工作關系及其工作資源等方面也是確定測評指標時需要考慮的重要內容。
　　
　　搜集素材
　　
　　文件素材不能憑空杜撰，必須從任職者的實際工作出發。可以請一批績效比較好的任職者或者他們的直接上級進行交流研討，運用關鍵事件訪談法，讓他們回想在自己工作當中處理過的、印象比較深刻的各種事情，并請他們寫出來。為了得到任職者的配合，對關鍵事件的回憶通常應從正面事件開始，因為大多數人比較容易談論自己取得成功的事情，這樣做能使他們很有信心，從而樂于去回憶。為了不致于使獲得的事件偏離考察主旨，事先應該將測評要素及其內涵告訴參與交流研討的人員，讓他們圍繞這些測評要素回憶。至于征集多少關鍵事件，要根據所編制文件的數量而定，一般應按所需文件數量的兩至三倍征集。
　　
　　編制文件
　　
　　因為完全真實的材料可能會過于偏重考察經驗，從而忽略了潛能的考察。據此選拔出來的人也因為與招聘單位文化背景相類，從而違背了通過引入外來人才給單位輸入新鮮血液的本來目的，同時這對非本單位的外部應聘者也不公平，所以需要對關鍵事件訪談法得到的大量素材進行后期加工、編輯。首先把無效資料從大量素材中篩選掉。另外，對那些訪談時獲得的不符合要求的事件不要急于刪除，我們可以從另一個角度分析它是否能反映其他測評要素。其次，對有效訪談資料進行精加工。針對太抽象或不夠完整的資料，要進行適當補充使其完整；針對包含多個事件的資料，要進行適當拆分，以使其思路清晰；針對描述繁瑣的資料，要進一步精簡使其簡單明了。最后還需要對文字陳述進行加工，以保證文件表述清楚，文句簡明扼要。
　　總而言之，編制成型的文件應該具備典型性、主題突出和難度適中等三大特征：所謂典型性是指文件內容必須涉及未來工作中最主要的活動，必須是對多種情況的歸納與概括；主題突出強調的是單個文件應該以一個主題為核心，盡量避免一個事件的多個方面都是重點；強調難度適中，是因為測驗的目的在于區分能力不同的測評對象。因此，應該盡量避免測驗中的“天花板”效應和“地板”效應(使得大家的得分都很高或者都很低而不能區分)，通常應該由易到難，形成梯度。
　　
　　確定評價標準
　　
　　公文筐測驗編制結束以后，還有一個非常關鍵的工作要做，就是確定公文筐測驗的評價標準。為了使評價標準具有針對性和實用性，在編制評價標準時需要收集所編制公文的各種處理結果和處理辦法。一個比較有效的做法就是請相關的在職人員去處理編好的公文筐。這些在職人員與將來應聘的測評對象在崗位特征和崗位層級上具有相似性，在文件處理結果上也應具有一定的相似性。另外，在收集公文處理辦法時要把握兩個原則，即答題的人數應在幾十人以上，不能太少；答題時間可以稍微寬松，以保證答題者能有充分的時間處理完所有的文件。待各種處理結果收集完畢后，我們需要將結果進行匯總分類，列出表格。讓有經驗的高層管理人員或者主管對上述所有的答案用三級量表評定(好、中、差)，并進一步確認題目測試的要素以及答案可能反映出來的測評對象的能力水平。在此基礎上，對評價結果進行統計和整理，得到各種文件的可能答案表及評分標準。
　　
　　效度檢驗
　　
　　驗證測驗效度是編制公文筐測驗的最后一項工作。我們可以將公文筐施測于一批績效優秀的任職者和一批沒有管理經驗的一般人員。然后比較兩個團體的作答結果，假如兩個團體的作答結果沒有顯著性的差異，或者一般人員的作答結果比優秀管理者的結果要好，則說明編制的公文筐測驗區分效度不明顯，需要進一步的修改。假如優秀管理者的結果明顯地好于一般人員，則說明這份公文筐測驗具有較好的效度。
　　希望上述就公文筐測驗的闡釋，對您的招聘評價工作能有所幫