淺析電算化中利潤表“本月數”的編制方法

　　【摘要】會計人員如何運用計算機財務軟件快速、準確地編制利潤表，本文以利潤表“本月數”編制方法為例作一探討。
　　
　　利潤表是反映一定會計期間經營成果的報表。報表中“本月數”一欄各個項目的數據是根據有關損益類賬戶的本月實際凈發生額填列的。會計電算化中，“本月數”一欄各個項目的數據是會計人員根據系統已經定義好的公式計算出來的，公式的定義及報表的計算與手工報表基本相同，但是又有所不同。
　　
　　一、公式定義剖析
　　
　　正常情況下，定義利潤表“本月數”公式時，取損益類科目的借方或貸方發生額即可。大家知道，按照企業財務制度規定，損益類賬戶中，其中一類屬收益類賬戶，如主營業務收入、其他業務收入、投資收益和營業外收入等，這類賬戶在發生業務時，取得的收益記入該科目的貸方，結轉損益時記入該科目的借方。公式定義時，取這些科目的貸方發生額，以浪潮財務軟件為例，“主營業務收入”項目“本月數”的公式定義為KMJE（5101，DFFS），即取主營業務收入的貸方發生金額。而另一類屬支出類賬戶，如主營業務成本、主營業務稅金及附加、管理費用、財務費用、營業費用等。此類科目在發生業務時，支出的費用記入該科目的借方，結轉損益時記入貸方，如“財務費用”項目“本月數”的公式定義為KMJE（5503，JFFS），即取財務費用的借方發生金額。公式定義以后，就可以準確地計算利潤表中相關項目的數據。
　　以上公式定義及報表計算與手工報表的思路基本相同，但當某些特殊業務發生時，以上公式的定義就不夠準確。現以“財務費用”項目舉例說明。
　　某企業2006年12月份銀行存款利息收入10000元，利息支出90000元，無其他財務費用發生，按照現行會計制度有關分錄如下：
　　（1）收到利息收入
　　借：銀行存款10000
　　 貸：財務費用 10000
　　（2）支付貸款利息
　　借：財務費用90000
　　 貸：銀行存款90000
　　（3）月末結轉
　　借：本年利潤80000
　　貸：財務費用 80000
　　如果按照以上財務軟件系統定義的公式，即取財務費用科目的借方發生額，利潤表中“財務費用”項目“本月數”一欄金額為90000元，顯然是錯誤的，“財務費用”項目“本月數”的金額應為80000元，按照系統公式計算的利潤表也是錯誤的。因此，必須重新定義公式，可以取“財務費用”科目的借方發生額和貸方發生額之差，公式為：
　　KMJE（5503，JFFS）-KMJE（5503，DFFS）
　　此公式可以用來計算利潤表，計算生成的利潤表中“財務費用”項目“本月數”金額為80000元（借方90000與貸方10000的差額），數據是正確的。但前提是：必須在結轉損益以前完成利潤表的計算、保存和打印；然后進行結轉損益的業務處理、復核并記賬；最后編制資產負債表、現金流量表等其他會計報表。否則，結轉損益以后，所有的損益類賬戶借方發生額和貸方發生額相等，根據上述定義公式計算的財務費用“本月數”為0，無法根據公式正確地計算利潤表。
　　
　　二、相關業務調整
　　
　　上述方法計算出來的利潤表是完全正確的，但是對于公式定義和報表的編制都比較繁瑣。為了使會計人員能夠運用計算機方便、準確、快速地編制會計報表，建議在定義利潤表“本月數”一欄的公式時，只從損益類各個賬戶的一個方向進行取數計算，如財務費用項目，只從財務費用賬戶的“借方發生額”取數，公式仍為KMJE（5503，JFFS）。那么，發生的特殊業務如何處理呢，當然必須在不違背企業會計準則和財務制度的前提下，從公式定義出發對有關業務進行適當的調整。即：收益類科目如有借方發生額，不記借方，而以紅字（負數）記貸方；支出類科目如有貸方發生額，不記貸方，而以紅字（負數）記借方，也可以兩個借方或兩個貸方，金額一正一負。比如收到利息收入的分錄可以調整為：
　　借：財務費用 -10000
　　 貸：銀行存款-10000
　　或者：借：財務費用 -10000
　　借：銀行存款 10000
　　筆者將調整后的分錄登記入賬，財務費用賬簿記錄如下：
　　
　　按照已經定義的公式KMJE（5503，JFFS）進行計算，利潤表中財務費用項目的“本月數”金額為80000元，這樣期末損益的結轉不會影響利潤表及其他報表的計算。但這種調整會計分錄的方法與傳統的分錄編制方法存在一定的差異，可能出現“有借無貸”或“有貸無借”，但借貸差額為0的憑證。許多財務軟件，如浪潮、用友等都允許輸入此類憑證，主要是從以上利潤表“本月數”一欄的公式定義考慮的。
　　除了上述財務費用項目，利潤表中主營業務收入、主營業務成本、管理費用、投資收益、營業外支出等項目都存在類似情況。下面筆者針對主要的業務調整進行說明：
　　1.企業發生銷售退回時，按允許扣減的增值稅銷項稅額，貸記“應交稅金—應交增值稅（銷項稅額）”（紅字）；按應沖減的銷售收入，貸記“主營業務收入”（紅字），按已付或應付的數額，貸記“銀行存款”或“應付賬款”等科目；按退回的商品的成本，借記“主營業務成本”（紅字），借記“庫存商品”。
　　2.企業采用備抵法提取壞賬準備，當壞賬準備應提數小于賬面余額時，按其差額借記“管理費用”（紅字），貸記“壞賬準備”（紅字）。
　　3.企業計提存貨跌價準備、固定資產、無形資產及在建工程減值準備時，當應提數小于賬面余額時，分別借記“管理費用”（紅字）或“營業外支出”（紅字），貸記“存貨跌價準備”（紅字）或“固定資產減值準備”、“無形資產減值準備”、“在建工程減值準備”（紅字）；已經計提的存貨跌價準備、固定資產、無形資產及在建工程減值準備轉回時，會計分錄同上。
　　4.企業對外投資，實現收益時，借記“銀行存款”，貸記“投資收益”；發生損失時，貸記“銀行存款”，貸記“投資收益”（紅字）。
　　5.企業取得利息收入或期末調整匯兌收益時，借記“財務費用”（紅字），貸記有關科目。
　　會計核算中其他類似的業務事項也可以參照進行分錄調整。調整后，會計人員就能夠運用財務軟件定義的公式快速、準確地計算、編制利潤表。