對(duì)人力資源檔案信息管理的研究

王立民

摘要：人事檔案信息是各企事業(yè)單位考察和選拔人才的一個(gè)重要參考依據(jù)，加強(qiáng)和推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理，也是為了進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)員工的考核和選拔，方便更好的進(jìn)行人事管理，也有利于進(jìn)行人事檔案信息的共享和利用。隨著企事業(yè)單位信息化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理信息化也在不斷升級(jí)，必將為企事業(yè)和社會(huì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息管理；檔案；人力資源

在企業(yè)信息化不斷發(fā)展的今天，作為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理重要組成部分的人事檔案管理工作，也必須緊隨企事業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制的變化，為企事業(yè)發(fā)展提供更加準(zhǔn)確、高效、全面的人力資源信息，滿足企事業(yè)生存發(fā)展需要。人力資源檔案管理正由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向無(wú)紙化方向發(fā)展，在給企事業(yè)查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、存儲(chǔ)帶來(lái)方便的同時(shí)，人力資源檔案管理信息化升級(jí)過(guò)程中的問(wèn)題也不斷凸顯，有必要展開(kāi)對(duì)相關(guān)困境和對(duì)策的探討。

一、人力資源檔案信息管理的內(nèi)涵功能

人事管理部門加強(qiáng)對(duì)員工人事檔案的信息管理，通過(guò)了解掌握相關(guān)人員的歷史工作表現(xiàn)、目前的工作態(tài)勢(shì)以及未來(lái)的發(fā)展?jié)摿Γ瑢?shí)現(xiàn)各類人才的合理配置，盡量讓每個(gè)人都能揚(yáng)長(zhǎng)避短，實(shí)現(xiàn)個(gè)人效用的最大化。鑒于掌握并合理利用人力資源檔案信息對(duì)企事業(yè)和個(gè)人的積極作用，也有必要加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，不斷提升對(duì)人力資源檔案信息的管理和利用。結(jié)合目前人力資源信息化管理實(shí)踐看，使用管理信息軟件后，人事檔案的管理效率也得到大幅度提升，主要表現(xiàn)在：提升對(duì)人力資源檔案信息的查詢效率，對(duì)人事檔案信息的查詢速度得到了顯著提升；提升了人力資源檔案信息查詢的準(zhǔn)確率，大大降低人為因素導(dǎo)致信息的偏差或疏漏；降低了人事檔案管理的工作難度，信息化使得相關(guān)工作落實(shí)起來(lái)更加便捷易行，大大降低了工作量，提升了工作效率。

二、人力資源檔案信息管理的問(wèn)題分析

檔案管理總體水平低。企事業(yè)人力資源檔案信息管理的水平較低，是由多方面的因素造成的，主要表現(xiàn)為：加強(qiáng)人力資源檔案信息化管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理效率不高，重視程度不足，忽視對(duì)員工最近動(dòng)態(tài)信息的整理和收集，導(dǎo)致現(xiàn)存人事檔案資料的內(nèi)容單一；個(gè)別檔案資料存在弄虛作假現(xiàn)象，檔案信息的原始性與真實(shí)性有待進(jìn)一步確認(rèn)，導(dǎo)致現(xiàn)存人事檔案資料的意義和利用價(jià)值較低，不同程度的弄虛作假也在一定程度上影響了檔案資料的真實(shí)、權(quán)威和嚴(yán)肅性；人事檔案資料的利用水平較低，對(duì)員工績(jī)效的考核和激勵(lì)作用不足，這方面的效能作用有待進(jìn)一步提升。

檔案管理體制不合理。在企事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，人事檔案管理制度一直以來(lái)都存在很大的隨意性，很多企事業(yè)大量的人力資源檔案資料一直以來(lái)都處于疏于管理或者管理混亂的境況，造成人力資源檔案資料的查找困難、利用困難，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。因此，對(duì)于企事業(yè)人力資源檔案管理信息化升級(jí)迫在眉睫，應(yīng)將企業(yè)人力資源檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定作為企業(yè)人力資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，將檔案管理信息化工作狠抓落實(shí)，形成標(biāo)準(zhǔn)，以便更好檔案管理信息化的升級(jí)。

專業(yè)化人才培訓(xùn)不到位。介于檔案管理人員大都比較適應(yīng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，由于認(rèn)知缺失或者實(shí)踐操作不熟練，會(huì)不愿意或者排斥使用電子文檔和進(jìn)行檔案資料的信息化管理，使得人力資源檔案資料的信息化升級(jí)不能得到順利進(jìn)行。

三、完善人力資源檔案信息管理的建議

提升檔案管理的信息化進(jìn)程。為了全面提升企事業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，首先必須強(qiáng)化全體員工的檔案意識(shí)，全面認(rèn)識(shí)企事業(yè)推進(jìn)檔案信息化管理的積極意義，從內(nèi)心深處積極支持配合人力資源檔案信息化管理。在人力資源檔案管理由紙質(zhì)向信息化管理升級(jí)的過(guò)程中，一定要切實(shí)保持好檔案信息的真實(shí)性和原始性，從細(xì)節(jié)之處加強(qiáng)對(duì)檔案信息的核實(shí)，并做好交叉檢驗(yàn)工作，減少信息輸入輸出過(guò)程中的潛在錯(cuò)誤，確保數(shù)據(jù)的可靠性與信任性。與此同時(shí)，還應(yīng)建立有效的激勵(lì)機(jī)制，提升大家的責(zé)任心和工作熱情，積極推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。

創(chuàng)新檔案信息管理體系制度。實(shí)施檔案信息化管理亦需要不斷完善檔案資源制度，明確各員工的權(quán)利和義務(wù)，通過(guò)有效的約束機(jī)制來(lái)整合檔案信息化管理各環(huán)節(jié)的工作，改善檔案管理混亂和疏于管理的現(xiàn)狀。要建立一個(gè)完善的檔案管理信息體系，也需要緊隨信息化、電子化和科學(xué)化步伐，沿著電子文件里的方向不斷向前發(fā)展，不斷完善電子文件管理工作，同時(shí)還應(yīng)從法律的角度加以規(guī)范，確保檔案管理工作有法可依。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息是各企事業(yè)單位考察和選拔人才的一個(gè)重要參考依據(jù)，加強(qiáng)和推進(jìn)企事業(yè)檔案信息化管理，也是為了進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)員工的考核和選拔，方便更好的進(jìn)行人事管理，也有利于進(jìn)行人事檔案信息的共享和利用。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理信息化也在不斷升級(jí)，必將為企業(yè)和社會(huì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)

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