高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)芻議

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案作為知識載體和歷史的信息源，越來越成為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要戰(zhàn)略資源之一。高校檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，在學(xué)校發(fā)展中起著承前啟后的作用，是學(xué)校教育、教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案、音像檔案等新型載體檔案的出現(xiàn)，對檔案管理人員的政治素養(yǎng)、理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)等各個(gè)方面提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。目前，從高校檔案管理人員的整體素質(zhì)來看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)這種新形勢的要求。因此，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，成為加速提高高校檔案管理水平的關(guān)鍵。

高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)存在的問題

首先，檔案管理人員的檔案管理意識不強(qiáng)。由于人們對檔案管理意識的淡薄，很多人包括一些領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案部門收集、整理檔案是輕而易舉的事，誰都能干，無需多少學(xué)問；或者認(rèn)為檔案工作好壞對本單位的發(fā)展影響不大，不予過多考慮，從而在思想上未引起足夠的認(rèn)識和重視。

其次，檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)比較單一。作為一個(gè)合格的檔案管理人員，應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得國家檔案管理的政策和法規(guī)，懂得檔案工作的基本理論和方法。面對校園網(wǎng)的建設(shè)和信息化建設(shè)的高速發(fā)展，高校檔案隊(duì)伍中既懂檔案管理又懂現(xiàn)代信息化管理技術(shù)的人才更是奇缺。由于檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致了檔案管理的新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，在解決工作中遇到新情況和新問題時(shí)，常常感到力不從心。

再次，檔案管理人員學(xué)歷層次偏低，專業(yè)人員偏少，這些都嚴(yán)重影響著高校檔案館隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高，而且，人員變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，也造成了高校檔案工作質(zhì)量不高，極大地妨礙了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

高校檔案人員職業(yè)素質(zhì)的內(nèi)涵

1.思想政治素質(zhì)。檔案人員的政治素質(zhì)包括：具有正確的職業(yè)理想和堅(jiān)定的工作信念，高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性；具有愛崗敬業(yè)、淡泊名利、無私奉獻(xiàn)的精神和紀(jì)律法制觀念等。高校檔案人員應(yīng)做到：①熱愛檔案工作，忠于職守；②刻苦鉆研業(yè)務(wù)技術(shù)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，敬業(yè)愛崗、無私奉獻(xiàn)，為學(xué)校在培養(yǎng)人才、搞好管理，促進(jìn)科研與教學(xué)提供力所能及的服務(wù)；③要具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，正確處理好利用與保密的關(guān)系，凡是有損于黨和國家及學(xué)校利益的事就堅(jiān)決不做；④要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和求真、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。同時(shí)，全心全意為檔案利用者服務(wù)是檔案人員職業(yè)道德的靈魂，在接待利用者時(shí)，要十分注意工作態(tài)度和工作作風(fēng)，努力做到工作上積極主動(dòng)、態(tài)度上誠懇熱情、言談舉止文明禮貌，想利用者所想，急利用者所急。

2.專業(yè)知識素質(zhì)。檔案人員要有寬廣、扎實(shí)的專業(yè)知識。檔案人員堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識包括：人文社會(huì)科學(xué)知識、自然科學(xué)知識和現(xiàn)代技術(shù)在檔案中的應(yīng)用知識。為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，高校檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)新理論、新知識、新技術(shù)。檔案人員要在完成本職工作的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識，學(xué)習(xí)相關(guān)的科學(xué)文化知識，不斷拓寬知識領(lǐng)域，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)拓展檔案工作空間，以有效開發(fā)與利用檔案信息資源，增強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力；注重電子計(jì)算機(jī)與自然科學(xué)知識的學(xué)習(xí)，提高外語水平，全面提高個(gè)人綜合素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)高校檔案管理工作的需要。

3.信息管理素質(zhì)。近幾年，由于現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成為檔案管理工作非常重要的工具。檔案管理人員的信息管理能力包括：①獲取網(wǎng)絡(luò)信息的能力。檔案管理人員要具備及時(shí)獲取、更新網(wǎng)絡(luò)信息的能力以及多學(xué)科多領(lǐng)域先進(jìn)技術(shù)信息的敏感性；②處理各方面信息的能力。高素質(zhì)處理信息的能力要求檔案管理人員能從門類眾多、數(shù)量繁雜的信息海洋中提取有用的東西，使所收集到的多種檔案信息，通過科學(xué)地歸納、分類、鑒別、篩選、分析，能有效地歸檔與利用，將檔案信息處理為學(xué)校所需的信息。③信息協(xié)作的能力。信息時(shí)代中，高校的檔案管理工作離不開資源互享，沒有信息協(xié)調(diào)，檔案建設(shè)就會(huì)是不科學(xué)、不完整的。因此，檔案管理人員必須具有在工作中開展信息協(xié)調(diào)的工作能力。

4.創(chuàng)新素質(zhì)。檔案工作要跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，高校檔案工作者必須具有創(chuàng)新精神創(chuàng)新素質(zhì)。①思想創(chuàng)新。高校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在信息化社會(huì)，檔案人員要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏銳和睿智，多一些魄力與果斷，主動(dòng)發(fā)揮檔案在高校教育、教學(xué)上的作用，提高檔案工作的自身價(jià)值。②技術(shù)創(chuàng)新。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、虛擬檔案的實(shí)現(xiàn)，對高校檔案人員在信息技術(shù)方面提出了更高的要求，高校檔案人員應(yīng)該由原來的收集、保管、提供現(xiàn)場檢索和查閱的保管型工作者，變成文檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、軟件設(shè)計(jì)編制以及使用培訓(xùn)指導(dǎo)監(jiān)督的專家型工作者。③服務(wù)創(chuàng)新。高校檔案人員要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，應(yīng)改變以往“坐等上門”、“你用我查”的被動(dòng)服務(wù)方式，圍繞學(xué)校中心工作以及社會(huì)需求，積極主動(dòng)、不失時(shí)機(jī)地挖掘和捕獲潛在的檔案需求，使各種合理的檔案需求能及時(shí)得到滿足。可以利用檔案展覽、檔案館網(wǎng)站、制作檔案宣傳冊等方式宣傳檔案。人們只有了解檔案，才能有效利用檔案，高校檔案才能獲得最大的社會(huì)效益。

提高高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的途徑

首先，實(shí)行檔案管理人員準(zhǔn)入制度。目前，高校檔案工作普遍存在投入資源較少的問題，特別是在人員使用方面，檔案（室）館成了解決家屬問題和學(xué)校冗員工作問題的部門。檔案管理人員整體素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致檔案部門的信息服務(wù)能力較弱，檔案工作的作用得不到強(qiáng)有力的體現(xiàn)，使之進(jìn)入邊緣化的惡性循環(huán)。為了優(yōu)化檔案隊(duì)伍，必須建立完善的檔案業(yè)務(wù)人員工作能力的評估體系，執(zhí)行資格準(zhǔn)入制度，引進(jìn)優(yōu)秀人才。

其次，完善檔案管理人員培訓(xùn)制度。為了適應(yīng)以信息化為核心的高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的需要，必須有計(jì)劃地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括：檔案法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識等。培訓(xùn)可以是專門的短期培訓(xùn)，也可以將每周或者每月的特定時(shí)間作為培訓(xùn)時(shí)間，使檔案管理人員通過培訓(xùn)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高現(xiàn)代化管理水平，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

再次，建立檔案管理人員激勵(lì)制度。信任、理解和尊重是開展好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)相對沉悶和乏味的工作，這就要首先從注重滿足管理人員的情感需求入手，充分了解他們的愿望，設(shè)身處地地了解工作人員的處境、情感，取得相互理解、信任和尊重，建立起情感交流平臺；其次要注意滿足專業(yè)人員事業(yè)上成就的需求，培養(yǎng)“團(tuán)隊(duì)意識”、“學(xué)術(shù)氛圍”，使館（室）內(nèi)營造出一個(gè)和諧、融洽有積極追求的工作氛圍；再次要滿足檔案館專業(yè)人員的一種高層次的心理需求，采取豐富多樣的措施激勵(lì)激發(fā)他們的工作熱情和工作積極性。要著重注意以下三個(gè)方面：一是通過心理引導(dǎo)和政策激勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的上進(jìn)心；二是通過民主管理和建立健全管理制度，以公平的獎(jiǎng)勵(lì)來激勵(lì)檔案管理人員；三是通過表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)晉升的正激勵(lì)方式和批評與懲罰的負(fù)激勵(lì)方式，強(qiáng)化激勵(lì)方式的雙重作用。

編輯：呼格