項目管理方式的變革趨勢

Christina Wood 陳琳華

盡管項目管理是一個棘手的目標。但是一旦項目經理擁有了微軟Microsoft Project等工具、辦公現場、出行預算以及掌握了全球頂級會議的信息，那么情況將是另外一番景象，甚至成為一種思維模式的象征，其融合了精湛的專業知識、領導技巧、談判策略和擁有高度自主權（現在很可能是遠程）的團隊。

在疫情到來之前，項目管理模式就在歷經巨變。而在如今遠程技術主導的新常態下，變化發生得更加迅猛，不斷有新的趨勢和新的潮流在我們的眼前興起又衰落。

為了弄清在項目管理中，哪些是熱門的發展趨勢，哪些不是，我們采訪了多位處于變革前沿的項目經理，共同探討了哪些趨勢正廣受歡迎，又有哪些逐漸被拋棄，以及這些模式中有哪些令人稱奇或失望之處。

熱門趨勢：遠程協作工具

疫情促使除了技術人員之外的員工開始使用一些原本一直被抵制的工具。但有趣的是，他們使用后也覺得得心應手。大家很快發現，那些受到技術人員歡迎的數字工具讓自己在家里陪伴家人的同時也能夠高效工作。未來即使復工復產，無論以哪種形式工作，他們可能還會繼續使用這些工具。它們正在改變所有的一切。

Rackspace的產品與服務首席技術官Jeff DeVerter說，“疫情如同催化劑一般，微軟幾個月之內就完成了以往需要兩年時間才能完成的向云端遷移這樣的數字化轉型。我們很期待看到這種轉型未來對公司發展能夠發揮什么樣的作用。”

Replicon的交付與解決方案工程副總裁Scott Bales表示：“我們無法與客戶坐在一起進行面對面的交流，這不利于項目的推進，不過現在我們有了視頻電話。以前我們在項目初期會與客戶在一起待兩個星期的時間，然后到了項目臨近結束才會再見到他們。而現在我們隨時隨地都能通過互聯網與客戶見面。這種新常態下的遠程交流方式已被大家所認可。”

“IT部門向來愿意嘗試新事物”，Evans補充道。“他們可以快捷地改用JIRA、Slack和Teams等遠程項目管理及協作軟件。如今我們看到許多傳統部門也都有了180度的轉變。比如說，一家與我們合作的瑞士銀行就在全面推行使用Teams軟件來進行在線會議、聊天、虛擬臨場等。這些都是技術人員早已使用多年的工具。

衰落趨勢：現場會議

從項目管理誕生之日起，現場會議便是其中一項最基本和最重要的環節。而到了2020年的今天，我們也許該向會議說再見了。

漫長的面對面會議勢必會被淘汰，疫情則加速了這一趨勢。“就在不久之前，項目會議隨隨便便就能開兩小時之久，”NetSPI的服務運營副總裁Nancy Bechthold說道，“現在這些會議已經盡可能地簡短了。”

她還表示，甚至就在去年，人們還習慣于在集體會議上探討如何解決問題并進行頭腦風暴。“現在人們面對的事情太多，大家只想用一個面板視圖進行羅列。”

ActiveOps的首席技術官Kevin Evans也表示：“不久之前，在我們的一些大型項目中還需要有許多人坐在一個房間里進行討論。人們會說，‘我在這兒！這是我的工作進度。現在我對這一點有疑慮。我有一個問題。然后小組會探討解決這些問題。”

現在這些都沒有了。沒有面對面的會議，也沒有大型項目啟動會議。這些變化已經改變了會議的本質，而不僅僅是會議地點和形式。Evans說：“現在會議類似于檢查點模式，小型團隊進行視頻會議，然后得出針對性的解決方案。人們參加會議時匯報自己的團隊解決了什么問題，而不是在會議上提出問題。這徹底改變了會議的運行方式。”

熱門趨勢：能力

“遠程辦公使得競爭更加公平了。”DeVerter解釋道。“最近我與一家大型跨國銀行的首席信息官通了電話。以往我會飛去他那兒，穿著我最高檔的衣服，在他又大又漂亮的辦公室會面。”

遠程會議令人們褪去了這種代表成功和權力的外衣，一直以來它們在這種高級別會議中起到至關重要的作用。沒有了辦公室、出行預算或是Gucci西裝，成功與否都歸結于能力。

DeVerter笑著說：“看起來他待在閣樓的角落里，穿著一件套頭衫。而他的首席技術官只穿著一件襯衣。以前的會議上，大家都根據出席的人以及傳統的規定來做決策。而現在，人們只在乎你的發言是否能夠支撐你的論點。”

對于依靠這些象征性外衣的企業來說，目前的狀況變得更糟了。但是就提升社會整體生產力而言，這一趨勢是有利的。DeVerter說：“公司根據個人和組織生產力的高低對我們進行評分。許多其他企業仍然根據考勤來衡量員工表現。只要你知道如何表現得很忙，準點上班打卡，桌上始終有一堆文件或者有大量的電子郵件來往，就可以很容易獲得認可。”

這種情況下，DeVerter認為：“領導層應該把所有東西都搬到臺面上來。他們得設定標準、明確目標，然后令團隊全力以赴去完成。”

衰落趨勢：項目經理

Infinity的首席產品官Maria Psaltaki說：“我們根本沒有項目經理。如果你經營一家小規模技術企業，有靈活的人員架構，那么就沒有必要去設置項目經理這一職位。”

項目經理這一職位也許不會很快就消失。但是在Jira等工具的幫助下，項目經理逐漸向領導者的角色轉變，而團隊開始承擔起項目經理的工作。

“這是項目的民主化”，Lucid公司的產品管理高級副總裁Dan Lawyer解釋說。“項目經理仍然擔任著一定的角色，但是讓更多的人分擔項目經理的工作并對其負責更有利于工作的推進。”

這種趨勢主要是由一些能夠把項目細節呈現給大家的工具所驅動，而這些細節往常都只有項目經理才掌握。現在，借助Lucidchart、monday.com、Asana、Jira等工具，所有人都可以找到他們想要的數據、進度更新、任務進程或者團隊遇到的問題等信息，只要選對了工具，項目上的實時數據能夠及時傳達給每個人。這使得項目經理擺脫了把關者的角色，并能夠更有效地領導并指導項目成員。

“我們把項目經理視為策劃者，”Lawyer接著說，“他們現在負責策劃與賦能。但是項目經理仍然起著不可替代的作用。”項目經理把控全局、發現問題，善于在適當的時機領導團隊攻克困難。

熱門趨勢：出發點

無論是出于在種族問題上表明立場、尊重員工業余生活，還是公正地發放津貼、嚴肅處理性騷擾的指控，又或者是為了應對疫情，做每件事的出發點現在都備受關注。

monday.com的初創企業生態系統負責人Matt Burns說：“每個人都在開玩笑，‘你如何讓世界變得更美好？但我認為這是個嚴肅的話題。人們想知道，你怎樣令他們更安全、更幸福、更健康？為此你都做了些什么？”我們生活在一個共享的社會，應當專注于去改善它。

同樣，這不是一件可以輕松應付過去的事情。對某種社會新興潮流發表評論、做表面文章很容易讓人覺得缺乏誠意。Burns說：“公眾是要看到結果的。”

他還表示，現在我們已經不在辦公大樓里工作了。人們在選擇為誰打工時，肯定會考慮出發點是什么。Burns說：“如果你想招募到多元化的人才，他們需覺得自己很受重視，他們對公司很重要，并且所做的事對人們有益。”

衰落趨勢：選擇的自由度

Matt Burns認為，軟件選擇的自由度是近來最明顯的趨勢。他表示，企業里長年有一種結果至上的導向。不管你使用什么方法，選適合自己的，把事情做成。

這導致了工具市場異常火爆，有時候一個企業里都找不出兩個使用同一種軟件的員工。Burns曾共事過的一家大型企業里使用的工具多達幾千種。

這種情況正在改變。我們可以看到有的企業已經開始尋求標準化的系統，或嘗試將多種工具整合到一個系統當中，所有人都能夠使用。當然，有些工具是必不可少的。

當這些工具被分散使用時，其他團隊的成員將無法訪問這些重要的信息，或者他們不知道該如何獲取。但是如果這些工具被整合成為一個單一的系統，所有人都能夠用它獲取所有的數據，而不再需要員工專門去收集數據，生產力將得到極大的提高。

熱門趨勢：領導力

Bechthold說：“項目經理一貫注重完成每一件任務。他們做出項目計劃，布置任務給團隊成員，再定期檢查團隊任務進度。”

這種項目管理形式正在逐漸消失。對于項目經理來說，這既是挑戰也是機遇。Bechthold稱：“我們看到項目經理已經開始擔任實際領導層的角色。除了為客戶出謀劃策，他們現在領導著整個團隊。”

這意味著項目經理不僅僅要對任務跟蹤、更新以及截止日期了如指掌，還必須了解項目的技術層面及法律規定等方方面面，并清楚這些會對業務和項目本身產生哪些影響。雖然項目經理不必對每個層面的問題都有很深入的理解（不會有人要求他們去編寫代碼或者起草法律論據），但是他們至少要做到問問題能問到點子上，并且能夠與客戶溝通關鍵性的問題。

Bechthold表示，這是一套截然不同的技能。這不僅需要專業知識，還要有談判能力、有指導和激勵員工的藝術。除此之外，項目經理還需懂業務，包括自己公司的業務和客戶公司的業務。

衰落趨勢：辦公時間

辦公時間在人們的集體意識中根深蒂固，以至于經歷了一場全球性的危機，我們才意識到它并不是件必需品。

Burns說，我們用更人性化的方式替代了辦公時間，這使得我們能夠在完成工作的同時兼顧家庭和自身。它不僅使疫情期間在家辦公更加高效，而且對于需要應對跨時區工作的全球化工作者也更加適用。Burns稱之為“大環境”。

一旦我們全面采用了視頻會議、Teams、Slack、monday.com等工具，團隊成員的工作進度一目了然，大家可以看到別的組員在做什么，而不用根據是否在辦公時間去推測大家是否在工作。同樣，“現在是下班時間，別去打擾別人”這種說法也不復存在。

既然我們已經接受了這種轉變，而且生產力并未受到明顯影響，人們很可能不會再回到原來的模式了。Evans說道：“人們可以早起工作，然后在午飯時間照看孩子，下午再工作一會兒，再照料家人晚餐，到了晚上還能工作上兩個小時。考慮到遠程工具的性質，人們通常都可以接受這種形式。”這是一個很大的轉變。在傳統的辦公室環境中，你很難要求員工在晚上10點還在工作。

Burns也表示贊同。他說：“最近我在與以色列的一個團隊合作。有一天，我知道當地時間已經很晚了，所以我在聯系他之前，在monday.com看了一下他的狀態。他設置的是‘工作，也陪伴家人。我給他發了條信息，讓他知道我只是在提供一條工作進度更新，并祝他和家人一切順利。”

他知道自己會分散同事的一部分注意力（不是全部），所以他表明了自己的意圖和預期。這種情況下，同事抽出部分注意力就足夠了，因而不需要打電話或者開會。二人的交互通過即時訊息很快就完成了，這種情況現在隨處可見。Burns說，如今人們對他人的“狀態”變得越來越尊重了。

本文作者Christina Wood為居住在北卡羅萊納的自由撰稿人。

原文網址

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