淺議提高會計軟件業務處理效率的若干途徑

[摘要]會計軟件正在取代手工處理成為會計核算的主要工具，但是會計人員在具體運用時，由于對電算系統處理業務中特有的功能、特點，以及它對手工系統的改進和提高，特別是各種軟件當中提供的大量快捷功能、設置缺乏全面、深入地了解，因此在日常應用當中還保持著手工處理的習慣，在進行大量業務處理時沒有利用一些高效的操作方法，大大降低了軟件使用的效率。針對這種狀況，筆者結合會計軟件本身的一些特性，以及在會計軟件運用中積累的一些經驗，期望為會計人員提高業務處理效率提供若干途徑。

[關鍵詞]會計軟件 基礎設置 模式憑證

隨著計算機技術在會計工作中應用的日益普及，各種類型的財務會計軟件正在取代傳統手工業務處理手段，逐漸成為會計人員進行會計核算的主要工具。按照企業管理信息化應用規模和級別的不同，會計業務處理的平臺既有涵蓋整個企業業務、管理、控制活動的ERP軟件（主要是其中的財務子系統），也有企業財務管理軟件中的財務會計模塊，另外還有大量中小型企業在使用的一些小型會計核算系統。這些軟件在功結構能、處理流程、使用方法上都有所不同，但是作為完成會計核算的核心功能賬務處理模塊（即總賬），其功能則是基本一致的。賬務處理是會計軟件中進行業務處理最主要的功能模塊，會計人員的大量日常工作都是在該平臺上進行。利用會計軟件既有特性，結合會計人員在日常工作中的使用經驗，總結歸納提高會計軟件業務處理效率的途徑，將會給會計人員更好地使用這一工具帶來很大的幫助。

許多會計人員在使用軟件進行日常業務處理時，往往會感覺操作比較繁瑣，并且容易犯錯。特別是剛從手工處理轉到會計電算的階段，許多財會人員甚至會覺得電算化沒有手工處理方便、快捷，對于一些計算機操作和使用不熟練的人來說，業務處理的速度、準確度、效率就更低了。對于一些已經比較熟練和習慣使用軟件來處理業務的會計人員，他們則會覺得賬務系統在處理日常業務時，還不夠快捷方便，特別是機械、重復的數據輸入過程。這種現象的存在，一方面將影響還沒有使用或剛剛使用軟件來代替手工系統的企業及會計人員的積極性，畢竟方便快捷的操作是選擇會計軟件的重要考慮之一；另一方面，出現這種狀況的原因主要以下幾個方面：

（1）會計人員在計算機及會計軟件的操作使用上還不夠熟練，這一因素會隨著會計電算化的推進以及會計人員本身素質的提高而逐漸消失。

（2）會計軟件在用戶操作使用的設計方面還不夠完善，與會計人員的業務處理習慣還存在一定差距。經過多年的發展，目前各種類型會計軟件在功能設計、用戶界面等方面已經趨向統一和成熟，軟件公司也會根據用戶的反饋，進一步在易用性上進行改進。

（3）會計人員在使用電算軟件時，對于電算系統處理業務中特有的功能、特點，它對手工系統的改進和提高，以及各種軟件當中都有提供的大量快捷功能、設置都沒有全面、深入地了解，因此在日常應用當中還保持著手工處理的習慣，在進行大量業務處理時沒有利用一些高效的操作方法，大大降低了軟件使用的效率。針對這種狀況，筆者將結合會計軟件本身的一些特性，以及在會計軟件運用中積累的一些經驗，為會計人員提高業務處理效率提供一些幫助。

一、系統基礎設置時，注意一些有助于提高業務處理效率的配置

對于大多數中小型企業來說，會計軟件的啟用，往往是在軟件提供商的幫助下完成的，系統初始化工作也往往由軟件公司的服務人員幫助完成。因此在一些基礎參數的配置過程當中，往往忽略了一些對提高業務處理效率相當重要的參數，另外，摘要輸入也是一樣，對于在憑證輸入當中經常要使用的摘要，完全可以在系統初始設置當中的“常用摘要”進行定義，日后在憑證輸入時通過調用摘要代碼，可以方便地完成摘要的輸入并自動調出相關科目。

另外，在系統初始設置當中，有一些會計人員由于對軟件功能特性了解不夠，還保留手工業務處理的習慣，也會影響日后業務處理的效率?？颇康妮o助核算是電算系統當中非常重要的功能，如“應收賬款”科目，可以按照企業的客戶設置往來輔助核算，這將極大提高對這一科目核算管理的效率。但在實際工作當中筆者也發現不少中小企業在使用會計軟件時，依然保留著手工操作習慣，即在“應收賬款”科目下，按照經常往來的客戶，設置明細科目，使得軟件在日常業務處理的方便快捷上并沒有比手工核算有多大的改善。其他類似的科目如“應付賬款”、“預收賬款”等，可以設置的輔助核算還包括“部門”、“個人”等等，這需要在工作當中加強對會計軟件的學習和認識來改進。

二、在業務處理時，要善于利用軟件提供的各種快捷方式

許多會計人員在使用軟件過程中，往往按照軟件固有的操作流程和一般的操作習慣來處理，而實際上由于會計軟件的開發和應用已經有相當長的時間，在系統的設計當中，考慮到用戶快速方便操作的要求，設置了許多快捷方式。這些快捷方式有的在系統幫助、系統操作手冊當中有說明，有的則零星地可以在各種培訓學習資料當中找到。另外，不同的會計軟件在完成相同功能的快捷方式，大部分都比較一致，但也有所不同。以下提供在實際工作中應用比較多的常用快捷方式（以用友和金碟為例），希望能夠為會計人員在業務處理時提供幫助。

以上僅僅列出在了在憑證處理時比較常用的一些快捷方式，其他的功能需要會計人員在運用時加以積累和運用。

三、在進行一些重復性業務處理時，可以利用系統提供的自動處理功能

在會計軟件初始化完成以后，日常的業務處理有大量都是在每個月重復進行的，對于這樣一些工作，通過軟件系統提供的一些自動功能，可以極大的提高處理效率。如會計軟件大都提供“模式憑證”功能，“模式憑證”既可以由操作人員手工定制，也可以通過輸入某一張憑證來自動生成，在實際使用當中非常方便。類似的自動處理，在生成“沖銷憑證”、期末轉賬當中都可以使用，它對于提高業務處理的效率也是一個很重要的手段。

總之，在會計軟件運用中提高業務處理的效率，是一個日積月累的過程。會計人員在實際操作當中，只有通過加強對軟件本身功能的了解和認識，學習他人的一些運用經驗，優化業務處理的手段，并且不斷地加以總結，才能真正發揮會計軟件的優勢，把電算化工作推上一個新臺階。

作者簡介：林亦活（1965-），男，福建省尤溪縣人，學士，從事行政會計、審計、計算機工作，審計師，財務科長，專業研究方向：財務審計。