對電子文件管理中幾個問題的認識

1 《電子文件歸檔與管理規范》附件中的表格如何填寫?填寫的要求是什么?由誰填寫?是否必須一一填寫?

答：《電子文件歸檔與管理規范》(以下簡稱《規范》)對如何填寫其附件中的表格有明確的規定，比如《規范》“6.2電子文件的登記”對電子文件登記表首頁及續頁如何填寫、由誰填寫有具體要求。只要依據《規范》的有關條款，我們就可以正確地填寫這些表格。應該注意以下幾點：一是每張表格都有特殊的功能和作用，在電子文件歸檔與管理中是必不可少的，必須一一填寫。二是每張表格都是在電子文件歸檔與管理過程中形成的，要準確把握每張表格填寫的工作環節和責任部門。三是要規范對這些表格的管理，比如有的表格應與電子文件一并向檔案部門移交，有的表格應與電子文件同時保存，有的表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝件一起保存，有的表格應存人全宗卷等。四是要正確理解有關名詞術語，掌握表格中每個欄目的填寫方法。

2 當出現檔案室(館)保存的電子檔案與紙質檔案內容不一致時，如何認定其真實性?

答：一般情況下，通過歸檔(移交)時對電子文件(電子檔案)進行全面、細致的檢查，檔案館(室)保存的電子檔案與相應的紙質檔案內容應該說是一致的。如果出現不一致的情況，人們會懷疑電子檔案的原始性、真實性。其主要原因是紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性、真實性：而電子文件本身存在著技術上難以克服的缺陷，由于它沒有固定的載體，并且尚未找到杜絕被偽造、刪改和抵御病毒侵襲的最終解決方案，人們對其原始性、真實性認定的難度較大。因此，一些檔案館(室)根據紙質檔案的內容來認定電子檔案的真實性，是有一定道理的。但這種認定電子文件內容真實性的方法還不全面。

目前，國內外對電子文件內容真實性認定的方法大體有三種：一是系統自動鑒別法。它是根據電子文件保存系統內置的判斷電子文件真實程度的基準和具體標準體系，自動采集并分析支持真實性判斷的證據，對電子文件進行評估。二是人工檢查法。它主要通過驗證證明電子文件真實性的要素，檢查各要素是否齊全：或者通過比較電子文件的不同版本、比較收發文件的登記人口，具體分析文件的內容，檢查系統的審計痕跡：或者對與文件形成、保管與利用的有關人員進行調查等方法，來判斷電子文件的真實性。三是人機結合鑒別法。它是綜合系統自動鑒別和人工檢查的結果，進行全面分析，認定電子文件的真實性。筆者認為人機結合鑒別法比較科學，因為單純的系統自動鑒別可能較難發現內容上的差異，而僅有人工檢查又可能出現較大的誤差。因此，建議檔案館(室)在電子文件管理中，一要嚴格挑選系統軟件，二要建立健全各項管理制度，為電子文件真實性認定提供支持。

3 如果由檔案館(室)對歸檔電子文件設置只讀屬性，文件的原始性是否還可以得到認可?

答：對于電子文件原始性的界定，應以文件所含信息的真實、準確，即內容的原始性為唯一標準，而不管文件載體、字跡、格式等外在表現形式是否發生變化，只要它的內容確實是由原作者撰寫或制作，此后從未修改過，就應該承認它的原始性，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換而失去了原來的格式。檔案館(室)對歸檔電子文件設置只讀屬性，只是對電子文件進行安全保護，并未對電子文件的內容進行修改，因此，電子文件的原始性可以認可。

4 當對歸檔電子文件與紙質檔案形成時間不一致時，其時間如何認定?文件的原始性是否還可以得到認可?

答：規范地說，一般文件會有兩個時間，一個是文件的成文時間，一個是印發時間。成文時間是文件主體部分的必備項目，是文件內容的重要組成部分。如果歸檔電子文件與紙質文件成文時間不一致，其實質是電子檔案與紙質檔案內容不一致，認定方法已在問題2中給予解答。另外，從文書工作理論和實踐來看，定稿是繕印正本的依據，任何載體形式的文件或檔案只有與定稿相一致，其原始性才可以認可。可見，不管紙質還是電子文件都是根據定稿制作而成，其成文時間的認定應以定稿為準。印發時間是文件由定稿最后繕印成正本的時間，屬于文件的形式特征之一。從理論上講，電子文件與紙質文件的印發時間可能會有所不同，這是因為電子文件不需要繕印可直接發出，其印發時間就可能是文件發出時間，而紙質文件的印發時間卻一定是印制時間。因此，紙質文件和電子文件印發時間不一致是很正常的現象。只要電子文件(電子檔案)內容與紙質文件(紙質檔案)保持一致，其文件的原始性可以認可。