也談檔案數(shù)字化

通過赴美培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，我對(duì)檔案館的數(shù)字化未來(lái)充滿信心，同時(shí)又意識(shí)到數(shù)字化是一個(gè)復(fù)雜的工程，不能被簡(jiǎn)單地概括為硬件設(shè)施精良齊備。數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案館的真正含義要遠(yuǎn)比若干臺(tái)最先進(jìn)的終端設(shè)施復(fù)雜得多。

1 如何生成自己的影像庫(kù)

以密歇根大學(xué)本特利歷史圖書館為例，用戶在此查到自己所需的檔案后，可以提供紙質(zhì)拷貝，也可以提供影像復(fù)制件。其實(shí)用得最多的是提供拍攝服務(wù)。用戶可以申請(qǐng)負(fù)片、底片、照片、數(shù)字印刷品、掃描件甚至CD等不同制式的復(fù)制品。圖書館在為用戶提供拍攝服務(wù)時(shí)，同時(shí)會(huì)多留下一張負(fù)片。當(dāng)同樣的內(nèi)容被其他用戶利用時(shí)，圖書館就拿負(fù)片再去拍攝或者印刷等。不管使用頻率有多高，對(duì)原件的復(fù)制只有一次，這樣就避免了對(duì)原件的多次物理的或化學(xué)的刺激，最大限度地保護(hù)了原件。同時(shí)，對(duì)用戶在利用檔案時(shí)又有相應(yīng)的制約。比如，某用戶要得到十份關(guān)于同一內(nèi)容的復(fù)制件，他就必須對(duì)復(fù)制件的大小、尺寸、分辨率等要求一一說(shuō)明。由本特利歷史圖書館來(lái)統(tǒng)一印制。而不能只在本特利歷史圖書館制作一份復(fù)制件，其他的九份自己另行再?gòu)?fù)制。如果這樣，會(huì)受到版權(quán)法的嚴(yán)厲制裁。在若干年的利用服務(wù)并積累過程中，那些利用率很高的檔案和利用率不高的檔案就會(huì)形成鮮明的對(duì)比。利用率不高的檔案甚至不會(huì)經(jīng)過一次復(fù)制(reproduce)，而利用率很高的檔案因?yàn)閭溆胸?fù)片，可以多次再?gòu)?fù)制而原件卻只承受了一次物理或化學(xué)的刺激或毀損。這樣的服務(wù)方式既節(jié)省了大量資金，又保護(hù)了檔案原件，同時(shí)又維護(hù)了圖書館的利益。經(jīng)過多年的積累，本特利歷史圖書館已經(jīng)形成了自己的在線圖像庫(kù)，大約有5000多副的圖片被記錄在圖像庫(kù)中。任何人都可以免費(fèi)查閱和下載(免費(fèi)下載不提供高清晰度分辨率)。這樣一個(gè)容量巨大的影像庫(kù)完全是根據(jù)用戶的選擇而建立起來(lái)的。用戶需求什么，他們就制作什么。

2 從其他載體到數(shù)字化載體的轉(zhuǎn)化

隨著數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，某些載體的檔案使用群體越來(lái)越小。由于技術(shù)的原因保存起來(lái)也困難重重，所以就需要對(duì)他們進(jìn)行新的制式的轉(zhuǎn)化。目前最好的修整方法就是進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。耶魯大學(xué)史丹利紀(jì)念圖書館(隸屬于手稿與檔案館)已經(jīng)著手開始了這樣的工作。他們運(yùn)用空氣氣流運(yùn)動(dòng)和真空吸引力等技術(shù)使卷片自動(dòng)翻轉(zhuǎn)(而不是人用手來(lái)翻轉(zhuǎn)它，防止由于人為的原因?qū)е碌暮節(jié)n、油漬、污漬等，盡可能降低二次污染破壞作用)。由于資金有限，不能對(duì)整軸卷片的所有畫面都做數(shù)字化轉(zhuǎn)換，僅把其中的一些用戶常用到的畫面進(jìn)行數(shù)字化改造，對(duì)于影像檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，他們用機(jī)器人來(lái)自動(dòng)翻頁(yè)。在美國(guó)檔案工作者年會(huì)上，有一個(gè)新型檔案機(jī)器展示會(huì)，我親眼目睹了日本索尼公司生產(chǎn)的機(jī)器人自動(dòng)翻頁(yè)的演示情景。經(jīng)過數(shù)字化的復(fù)制過程后，用戶看到的其實(shí)是被壓縮過的界面而不是原始的畫面。數(shù)字化后，原來(lái)的材料依然放回原處。數(shù)字化不是保存目的，只是為了給用戶提供更為便利的利用平臺(tái)。唯一例外的是，捐贈(zèng)的檔案經(jīng)過數(shù)字化技術(shù)處理后，按照和當(dāng)初捐贈(zèng)者簽訂的協(xié)議，有些原件是要由捐贈(zèng)者親自保管的。

3 檔案本身就是數(shù)字化產(chǎn)品

由于數(shù)字技術(shù)迅速普及的原因，一些檔案從一開始生成就是數(shù)字化的產(chǎn)品。隨著技術(shù)的更新，舊技術(shù)被淘汰的頻率也越來(lái)越快，接收來(lái)的原始數(shù)字資源是不同年代生成的數(shù)字化產(chǎn)品，有著不同的制式。如何使新的技術(shù)與舊的產(chǎn)品互相兼容，格式之間相互轉(zhuǎn)化，數(shù)字信號(hào)之間的質(zhì)會(huì)不會(huì)有大的改變：如何對(duì)它們進(jìn)行著錄、編目管理是當(dāng)今檔案界的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。“不同制式的數(shù)字檔案需要不同的界面來(lái)打開，不同的界面需要不同的技術(shù)來(lái)支持。所以我們必須找到一個(gè)合適的方法來(lái)面對(duì)這樣的大難題。”耶魯大學(xué)手稿與檔案館館長(zhǎng)理查德先生如是說(shuō)。

按照美國(guó)國(guó)家檔案館的技術(shù)要求，檔案保存系統(tǒng)必須最終能適合接受16.000種軟件格式中的任何一種。同時(shí)，該系統(tǒng)也應(yīng)能符合檔案閱讀軟件和存儲(chǔ)硬件的未來(lái)變化。它還必須保證所存儲(chǔ)的檔案能通過網(wǎng)絡(luò)可靠地獲取，并且不會(huì)受到黑客或恐怖分子的攻擊和干擾，美國(guó)國(guó)會(huì)為該系統(tǒng)出資一億美元，在美國(guó)總統(tǒng)2006年的預(yù)算中增加撥出3600萬(wàn)美元。目前，完成該系統(tǒng)的最終花費(fèi)還是一個(gè)未知數(shù)。國(guó)家檔案館希望它能在2007年至2011年間投入使用。