對我國電子文件研究現狀的一點思考

摘要：九十年代初至今我國相繼有大量關于電子文件的學術論文和著作發表，通過對2001年至2006年各期刊發表電子文件論文情況的調查發現檔案期刊是電子文件探討的主力軍，這種現狀的出現既是現實的要求，又是“檔案人”的歷史責任所在，檔案工作者和研究者要勇于擔當起電子文件實際工作與理論研究的重任，

關鍵詞：電子文件研究 檔案人責任

從上世紀九十年代初至今，電子文件給我國各個領域的管理事業都帶來了巨大的沖擊，記錄方式的改變正迅速擴展影響到整個文件管理活動和利用方式，在理論研究方面更是相繼有大量關于電子文件的學術論文和著作發表，探討了從電子文件的出現到理論逐步發展中的各種問題，對電子文件的概念、特點、管理模式、利用、保管等基礎理論以及實體管理、技術層面等都進行了多方面的研究和總結。

從2000年至今是電子文件研究的持續發展階段，在國家科技部西南信息中心重慶維普資訊有限公司制作的《中文科技期刊數據庫》中，從對電子文件論文數量的調查(見表一)可以看出，從2001年到2006年有關電子文件研究的論文量一直是呈大幅增長的趨勢，電子文件已成為熱點研究問題。

電子文件論文數量的增多是因為隨著世界范圍的數字信息化技術的推廣和運用，人們的生活越來越離不開電子文件的使用，在信息化實踐中，它給相關的文件管理利用者帶來新的思路、新的挑戰和機遇，如何在技術和理論上給予支持與論證成為目前研究的主方向，那么有關電子文件的學術性探討和技術性交流也就勢必“水漲船高”了。

在調查中為了提高論文數量分析上的準確性，在對眾多數量的論文做進一步閱讀后，刪減了部分非論文性研究內容的文章數量，如一些有關電子文件的會議紀要、熱點報道、廣告宣傳、相關政策等文章，將這些內容暫不計人電子文件研究論文之列，然后再次對2001年至2006年各個期刊刊載電子文件論文的數量作了如下詳細的統計(見表二)：

從表二統計可以看出，從2001年至2006年電子文件研究論文分布的期刊很多，論文在各期刊的刊載量都呈上升趨勢。從表二的數量與表三的百分比數可以看出，檔案學期刊每年都是刊登電子文件論文的主要期刊，其刊登文章數總量占論文總數的64％左右，幾乎占到總量的三分之二，并且近年來電子文件研究論文在檔案各期刊中所占比重也一直呈現著持續穩定的增加狀態，單單從數量上就可看出，檔案學期刊是電子文件研究方面的主力軍，經濟科技類期刊因為其涉及到日常生活中的各個領域的原因，其刊載電子文件論文量上也自然占有相當比例，大約是12％：相對較少的期刊類為圖書情報類期刊和計算機類期刊，分別只占1.56％和2.6％，說明了圖書情報類對電子文件的關注度遠遠低于檔案學期刊，以及擁有計算機知識的技術人才雖然在電子文件技術層面上占有優勢，但其參與電子文件理論論述或形成的能力相對欠缺。

從檔案期刊刊載電子文件論文的內容來看，論文主題豐富多樣，與實際工作聯系緊密，涉及到電子文件的各個方面，如電子文件的法律問題、電子文件的管理理論、電子文件的實體管理(包括立卷、歸檔與整理、鑒定、保管與保護、著錄、檢索與利用等相關環節)、電子文件管理系統與模式、中外電子文件比較研究等諸多內容。特別是一些核心期刊如《檔案學通訊》、《檔案學研究》、《中國檔案》、《檔案與建設》、《檔案管理》等所刊載的電子文件論文不僅在數量上居多，而且在研究課題上也起到了積極的導向作用。

從個體研究者來看，有幾位檔案學者一直引領著電子文件研究的前沿課題，如劉家真老師關于電子文件的技術性、法律效力等問題的研究，傅榮校老師關于電子文件鑒定問題的研究，何嘉蓀老師關于電子文件生命周期理論探討等，特別值得一提的是1998年檔案學通訊曾連續六期刊載了馮慧玲老師的博士論文《擁有新記憶——電子文件管理研究》，對電子文件的各種問題進行了深入的分析總結與思考。除了一些領軍人物外，還有許多高校檔案專業教授、研究生，各級各類檔案館(室)實際檔案工作者以及檔案研究人員也同樣積極地推動著我國電子文件研究的發展、突破與完善，指導著電子文件在實際工作中的應用。

那么，為什么會出現進行電子文件的研究者大多為檔案工作者和高校檔案學術研究者這種現象呢?究其原因大致有三點：

第一、電子文件的出現確實給檔案學理論帶來前所未有的沖擊。首先，電子文件的出現對檔案本質屬性的沖擊最大，因為檔案的原始記錄性一方面表現在檔案的內容真實地反映了當時活動的歷史面貌，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿或簽名等，都反映出檔案的本質屬性——原始記錄性，檔案也因此區別于圖書、情報、資料等信息，而具有法律效力。而電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是否具有法律憑證作用、電子文件如何轉化為檔案等問題，成為擺在檔案界面前的一系列的新問題。其次，電子文件對檔案來源原則的影響沖擊。電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于以往紙質文件的形成過程，人們可以根據需要隨時對電子文件的信息內容復制、修改和重新組合，這就有可能打破文件的原有順序，在電子文件時代下，如何尋找到合適的定義進行表述或一定的方法指導電子文件的整理是對來源原則的豐富與發展。另外，電子文件還將對檔案學理論研究內容產生一定的影響，檔案工作的對象不再簡單局限于紙質檔案，原有的一些管理思想、模式等應得到更新和補充，原有檔案學體系也將需要進行充實和完善，電子文件的理論研究將成為檔案學理論研究不可缺少的部分。

第二、電子文件的迅猛發展與檔案工作息息相關，并且在實際管理工作中確實給檔案工作者帶來困惑。如果單從實際利用電子文件的角度來說，人們在日常生活、工作中利用電子文件往往是看重電子文件所具有的及時性、快捷性，利用完之后只需輕松地點擊“delete”就可結束利用過程，而對于實際的檔案工作來說卻并不是那么簡單地刪除或保存就可輕易解決的，如何對電子文件進行收集、整理、鑒定、保管是擺在檔案工作者面前亟待解決的問題，例如，在電子文件的價值鑒定問題上，根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件由于制作方便將產生比以往更多的文件，并且由于用戶的需要，信息和數據不斷地被修改和補充，就很難劃定電子文件固定的保管期限：在電子文件的保管問題上，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究的另一重要課題，除此之外，還有許多涉及到其他電子文件實體管理(諸如整理立卷、歸檔與著錄、檢索與利用等)的問題都是檔案學界需要解決的地方。

第三、檔案學的國際交流的加強和對國外先進經驗的學習為我國在電子文件上的研究帶來契機。1996年9月2日在我國北京召開的第十三屆國際檔案大會將國外先進的檔案研究成果直接展現在我們面前，其中也包括對電子文件相關問題的探討研究。在第四次全體會議上，法國國家檔案館諾加雷所提交的《信息技術對檔案和檔案工作的影響》報告，就電子文件在檔案工作中可能帶來的影響及其存在的問題等進行了闡述，為我國檔案學界的學者專家們在今后電子文件的研究開闊了思路。2000年9月，第十四屆國際檔案大會在西班牙召開，會議圍繞三大主題展開，其中第一大議題就是關于全球范圍內電子文件的管理及利用，來自西班牙、美國、南非、意大利和加拿大的專家和學者論述了信息社會中電子文件管理和利用的思路及對策。通過與國際檔案學界的交流，學習到國外電子文件管理經驗，特別是對電子文件的法律地位、保管目標、鑒定方法、保護方法、長久利用等問題的討論，為我國電子文件研究的檔案學者開闊了視野。

應該說，檔案工作者和研究者勇于在此形勢下擔當起電子文件理論研究的重任既是上述現實的要求，同時又是歷史賦予的責任。

首先，此重任是歷史賦予所有“檔案人”的責任。自二十世紀二、三十年代以來，中國檔案學的研究者們在理論與實踐的發展中從不缺乏創新與探索精神，我國早期的檔案學探索者正因為致力于文書改革運動規律的研究，才形成了我國舊檔案學思想。新中國成立后，隨著檔案事業飛速發展，適合中國國情的檔案學理論體系也逐步建立與完善起來，檔案研究的學者們以及實踐工作者，不斷探索我國檔案學的發展之路，也正是這種精神與品質使得中國檔案學在短短幾十年期間，從創立到發展再到逐步完善的過程中，形成了有中國特色的檔案學體系。電子文件時代下，檔案人不變的仍是“社會記憶和人類文化的守護神，是公民利益的捍衛者”，變的是在履行這一角色時，必須學習新知識、掌握新技能、豐富與發展檔案學理論基礎、促進檔案實踐工作的完善，在當今千變萬化的工作環境中，盡職盡責地完成歷史賦予檔案人的新使命、新責任。

其次，面對電子文件的沖擊，檔案實際工作者應該主動擔當研究重任。由于電子文件特性不同于紙質文件，為了使保存的電子文件可存取、可利用和可保管，檔案工作者必須提前參與立檔單位的電子文件形成過程，這就意味著電子文件歸檔要在電子文件的整個生命周期內展開，即電子文件系統的設計之初，檔案工作者就必須對電子文件生成系統的軟硬件和數據結構及歸檔、維護等做出明確的規定，以使電子文件能有效的利用，并使具有檔案價值的電子文件得到有效的歸檔和維護。這就需要檔案工作者除了具備基本的科學文化知識、檔案專業知識及職業道德素質以外，還必須熟練地掌握現代信息技術，運用計算機及現代通訊技術來進行電子文件的制作、應用、維護、保存等各項管理工作。

此外，隨著電子文件的發展與應用，檔案學研究者應積極縱觀電子文件的發展脈絡，大膽預測未來我國電子文件的發展趨勢，結合已有的研究基礎和實踐經驗，深化對電子文件課題的研究。目前關于電子文件的基礎理論研究基本上是承襲了傳統的文件與檔案管理的基本理論，還沒有形成一整套基于我國國情的電子文件管理理論，在某些領域理論分歧還較大，電子文件研究的深入與實踐的進行勢必促進電子文件基礎理論的深化與統一。反過來，盡快形成全面、科學、系統的基礎理論局面，也會對電子文件研究的擴展和實踐的深入起到積極的作用，這不僅是對檔案學發展的豐富與補充，也是信息化時代下電子文件實際工作順利進行的有力促進與保障。